上海仙工智能科技有限公司（簡稱仙工智能或 SEER）由世界小型足球機器人比賽 RoboCup 冠軍團隊創(chuàng)立，是一家以智能控制器和數(shù)字化軟件為核心的產(chǎn)品組合提供商。公司總部位于上海，業(yè)務(wù)遍及全球 20?多個國家和地區(qū)。
仙工智能掌握世界領(lǐng)先的技術(shù)與理念，產(chǎn)品組合涵蓋移動機器人控制器、各類移動機器人及相關(guān)數(shù)字化系統(tǒng)軟件，與集成商共同幫助終端工廠實現(xiàn)智能化與數(shù)字化升級。
2020年創(chuàng)立的仙工智能，其發(fā)展過程經(jīng)歷了不尋常的3年，市場環(huán)境的不確定性并沒有影響到它的快速成長。作為智能制造領(lǐng)域的新秀企業(yè)，在本身數(shù)字化基因加持和數(shù)字化產(chǎn)品成熟的環(huán)境下，仙工智能的企業(yè)數(shù)字化布局正處于不錯的時機。
利用分貝通，仙工智能有效簡化了支出管理流程，實現(xiàn)多系統(tǒng)協(xié)同，讓每一個崗位都能夠更專注本職工作。
創(chuàng)立初期，仙工智能采用的是手工簽單的方式進行報銷。這種方式下，因為考慮部門負責人和財務(wù)時間空閑等因素，單據(jù)流轉(zhuǎn)的周期更長，員工報銷進程緩慢。
2021年開始，仙工的員工數(shù)量猛增，隨著員工數(shù)的迅速增加，報銷單據(jù)的數(shù)量也不斷翻番，傳統(tǒng)報銷方式已經(jīng)不太適用。
一方面，仙工的大大小小項目數(shù)千個，所有的成本計算均基于項目，因此根據(jù)項目進行費用結(jié)算，事后報銷的方式就會導致項目結(jié)項因為報銷的滯后而延遲，項目管理的時效性差；
另一方面，由于仙工智能業(yè)務(wù)遍布海內(nèi)外，銷售人員的出差頻繁且周期長，甚至于有銷售300天都在外跑業(yè)務(wù)，因此產(chǎn)生了大量的差旅報銷。同時，員工每次提交單據(jù)都是附上十多張的發(fā)票量，再加上員工信息填錯等來回修改、審批，財務(wù)有些不堪重負。
“我們在調(diào)研費控報銷系統(tǒng)時，發(fā)現(xiàn)市面上產(chǎn)品基本大差不差，但本質(zhì)上還是將線下審批填單工作轉(zhuǎn)移到線上的邏輯，最終還是需要人工打印、貼票。此類換湯不換藥的方式?jīng)]有解決核心問題?！睋?jù)仙工智能數(shù)字化負責人葉總回憶，當初選擇分貝通，是基于其減少90%以上報銷的同時，還能夠同時滿足額外報銷的一站式能力，很好的解決仙工智能在人員快速擴張，報銷量激增狀態(tài)下的管理。
利用分貝通，仙工的所有員工均能夠在平臺上進行統(tǒng)一的商旅、采購消費，由公司統(tǒng)一結(jié)算；平臺還支持報銷功能，通過精準的發(fā)票識別，包括金額、稅號等可快速識別；同時，員工在提交報銷單時還能關(guān)聯(lián)同事項的商務(wù)消費支出，做到一事一報，減輕財務(wù)在項目費用歸集時的工作量。
“仙工從2020年開始初步做企業(yè)數(shù)字化方面的布局，購買了一批人事系統(tǒng)、費控系統(tǒng)、ERP等相關(guān)系統(tǒng)。今年重點放在了系統(tǒng)間的優(yōu)化，目前正在啟動數(shù)字化的二期行動。”葉總表示。
仙工通過分貝通實現(xiàn)了與企業(yè)微信的考勤和人員架構(gòu)映射，并能自動生成會計憑證對接財務(wù)系統(tǒng)，從OA、費用管理系統(tǒng)、財務(wù)系統(tǒng)進行閉環(huán)管理。
就具體使用而言，系統(tǒng)未連接前，仙工需要大量的人工系統(tǒng)維護，包括人員入職、離職信息在各系統(tǒng)的同步，財務(wù)入賬、憑證錄入等，都是耗費人力的手工活。當大部分的基礎(chǔ)手工活通過系統(tǒng)的方式解決后，大大釋放了仙工從員工到管理層，行政到財務(wù)的工作量。
據(jù)仙工財務(wù)經(jīng)理付總表示，系統(tǒng)對接很有必要，所有的系統(tǒng)都處于獨立狀態(tài)時，則是在不同的系統(tǒng)中做重復的操作，這樣就導致效率低下。過去，會計需要用excel表手工制單后導入財務(wù)系統(tǒng)，尤其是繁雜的費用類支出，耗費大量的時間。現(xiàn)在，只需要在分貝通web端管理后臺點擊自動生成憑證后，即可自動同步到財務(wù)系統(tǒng)，徹底告別手工憑證錄入的時代。
據(jù)葉總表示，數(shù)字化工具應(yīng)用的核心之一還在于數(shù)據(jù)價值的利用。目前，得益于所有消費數(shù)據(jù)在平臺自動沉淀，管理員還能將所有費用消耗數(shù)據(jù)發(fā)送給部門負責人，輔助部門負責人做部門預算規(guī)劃和員工行為規(guī)范等。
在費用數(shù)據(jù)的輔助下，仙工制定了一系列靈活的管控方式。例如，動態(tài)調(diào)整每月申請一次用車，員工若有頻繁出行要求時則進行范圍較寬的限制，按月度申請不限次數(shù)。此外，根據(jù)員工消費情況，仙工在系統(tǒng)內(nèi)配置了一系列的商旅出行規(guī)則，包括限制跨國機票艙位、火車席位、酒店根據(jù)城市設(shè)定差標等。
在過去，仙工是通過行政發(fā)布一些規(guī)范的方式進行限制，很容易出現(xiàn)超標消費的情況。而通過系統(tǒng)的事前管控，所有的消費標準和規(guī)范都通過事前審批的形式進行了標準化執(zhí)行，讓企業(yè)商務(wù)消費管控有效落地。
“2023年開始，我們會重心放在優(yōu)化數(shù)據(jù)分析幫助決策者?！闭劶跋晒さ南乱徊綌?shù)字化的計劃，葉總表示挖掘數(shù)據(jù)能力，賦能業(yè)務(wù)決策將會成為最核心的部分。基于目前仙工良好的企業(yè)數(shù)字化狀態(tài)，他相信數(shù)據(jù)賦能將能被有效執(zhí)行。
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