案例｜用分貝通做“項(xiàng)目式”的費(fèi)用支出管理，連接型CRM「紛享銷客」的超級(jí)效率
紛享銷客總部位于北京，目前在北京、上海、廣州、深圳、杭州等12個(gè)城市設(shè)立直營(yíng)分公司，在全國(guó)50余個(gè)城市建立營(yíng)銷服務(wù)中心。截至目前，員工總數(shù)1000余人，產(chǎn)品研發(fā)團(tuán)隊(duì)300余人，是一家具備完善的研發(fā)、實(shí)施交付能力的優(yōu)質(zhì)SaaS企業(yè)。紛享銷客以連接型CRM為特色，連接業(yè)務(wù)，連接人，連接系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)以客戶為中心，企業(yè)內(nèi)部和上下游業(yè)務(wù)的高效協(xié)作，助力企業(yè)營(yíng)銷、銷售、服務(wù)全業(yè)務(wù)數(shù)字化增長(zhǎng)。

業(yè)務(wù)高速發(fā)展，客戶體量變大，項(xiàng)目復(fù)雜度隨之變高……在追求效率的軟件SaaS企業(yè)紛享銷客內(nèi)部，財(cái)務(wù)部也在快速試水“大項(xiàng)目的成本費(fèi)用管理”。

“大客交付復(fù)雜程度變高，項(xiàng)目式管理有必要？”

“一次差旅并行到多個(gè)項(xiàng)目的時(shí)候怎么樣做分?jǐn)偅俊?/p>

“不同類型費(fèi)用怎么做項(xiàng)目成本的歸集？”

……

以上種種難題，紛享銷客的解法是：從前到后的設(shè)計(jì)項(xiàng)目損益管理。

紛享銷客進(jìn)行項(xiàng)目式費(fèi)用管理時(shí)，利用分貝通掌握的費(fèi)用支出數(shù)據(jù)，輔助財(cái)務(wù)將項(xiàng)目成本進(jìn)行了歸集與分?jǐn)偅瑢?shí)現(xiàn)高效率的項(xiàng)目損益管理。

01

項(xiàng)目費(fèi)用支出先“埋點(diǎn)”

數(shù)據(jù)獲取有抓手

隨著紛享銷客的業(yè)務(wù)高速增長(zhǎng)，公司業(yè)務(wù)的覆蓋面和開(kāi)拓市場(chǎng)面更大，銷售人員激增，項(xiàng)目復(fù)雜度變高。因此，項(xiàng)目核算想要落地，成本費(fèi)用需按項(xiàng)目管理，并對(duì)多個(gè)項(xiàng)目成本類別做歸集、分?jǐn)?，其中就包括人工的費(fèi)用成本。

以某大客戶項(xiàng)目為例，紛享銷客利用分貝通平臺(tái)豐厚商家資源和系統(tǒng)內(nèi)自動(dòng)沉淀所有該項(xiàng)目支出數(shù)據(jù)的能力，作用于員工差旅費(fèi)用類別的歸集，并與項(xiàng)目關(guān)聯(lián)，助力成本費(fèi)用分?jǐn)?。同時(shí)，利用系統(tǒng)打通，紛享銷客將其在業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)與財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的維度進(jìn)行了整合，項(xiàng)目標(biāo)簽在各系統(tǒng)中打通，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)融合的項(xiàng)目式管理。

02

項(xiàng)目管理“齊步走”

業(yè)務(wù)有“張”法

數(shù)據(jù)有了，管理自然跟得上。據(jù)紛享銷客財(cái)務(wù)總監(jiān)何老師分享，利用數(shù)據(jù)，公司在制定相關(guān)規(guī)則變得“有據(jù)可依”。例如機(jī)票、酒店、補(bǔ)助等不同分類場(chǎng)景，在使用一段時(shí)間后，管理員能夠在后臺(tái)直接獲取對(duì)應(yīng)消費(fèi)數(shù)據(jù)，并通過(guò)分析整理后制定基于真實(shí)消費(fèi)的規(guī)則標(biāo)準(zhǔn)。

過(guò)去，企業(yè)在制定差標(biāo)等相關(guān)規(guī)則時(shí)，常?！案≡诎肟铡?，很容易出現(xiàn)僵硬管理，造成大量不必要的超標(biāo)審批和溝通。現(xiàn)在，借助分貝通系統(tǒng)沉淀下來(lái)的實(shí)時(shí)有效數(shù)據(jù)，紛享銷客能夠“軟性”配置和調(diào)整規(guī)則。

例如，為一、二、三城市的酒店制定不同酒店差標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)，飛機(jī)和火車比價(jià)選優(yōu)等，讓規(guī)則更靈活，更貼近業(yè)務(wù)實(shí)際場(chǎng)景，也達(dá)到更好的費(fèi)用管控效果。

費(fèi)用支出數(shù)據(jù)甚至可以指導(dǎo)業(yè)務(wù)。紛享銷客在盤點(diǎn)費(fèi)用數(shù)據(jù)發(fā)現(xiàn)，在商旅費(fèi)用中，前往某城市的機(jī)票、酒店費(fèi)用占比很高，通過(guò)對(duì)城市所在產(chǎn)業(yè)和市場(chǎng)環(huán)境分析，以及目前的已簽約客戶與商機(jī)儲(chǔ)備，發(fā)現(xiàn)該城市的業(yè)務(wù)在迅速擴(kuò)張，但沒(méi)有建立交付團(tuán)隊(duì)，導(dǎo)致鄰近城市的人員調(diào)用頻繁，差旅成本高。因此，財(cái)務(wù)部與經(jīng)營(yíng)團(tuán)隊(duì)同步觀察與發(fā)現(xiàn)，一起尋求解決方案。

03

“未知”變“已知”

員工體驗(yàn)與效率同步升級(jí)

在紛享銷客，員工都愛(ài)用分貝通，原因是“免墊資、不報(bào)銷”。

在選型分貝通時(shí)，紛享銷客的出發(fā)點(diǎn)是“為業(yè)務(wù)帶來(lái)便利”。

紛享銷客出差量最大的兩個(gè)團(tuán)隊(duì)分別是銷售團(tuán)隊(duì)和交付團(tuán)隊(duì)，前者銷售業(yè)務(wù)全國(guó)“跑酷”拿單；后者重實(shí)施交付，長(zhǎng)期差旅的特征顯著。

在傳統(tǒng)的事后報(bào)銷的模式下，員工體驗(yàn)很難保證。銷售業(yè)務(wù)員經(jīng)常出差在外，有甚者一個(gè)月中的20天都在全國(guó)不同城市，期間產(chǎn)生的所有費(fèi)用都需要自行墊付，墊款壓力大；同時(shí)，飛機(jī)票、火車票、打車票、餐票等零碎且數(shù)量頗多，并產(chǎn)自多個(gè)城市，很容易出現(xiàn)丟失、錯(cuò)開(kāi)的情況，事后報(bào)銷困難重重。

在支出管理上，也出現(xiàn)顯著問(wèn)題：業(yè)務(wù)員忙沒(méi)空整理票據(jù)，墊款拖延多月再報(bào)銷成常態(tài)，導(dǎo)致財(cái)務(wù)核對(duì)整理單據(jù)困難；此外，長(zhǎng)期拖延不報(bào)銷也讓財(cái)務(wù)對(duì)月度報(bào)銷部分的款項(xiàng)長(zhǎng)期處于“未知”狀態(tài)。

使用分貝通后，紛享銷客的商旅支出管理發(fā)生了巨大變化。無(wú)論是前臺(tái)銷售人員還是中臺(tái)的交付人員出差，只需在平臺(tái)發(fā)起審批，通過(guò)后直接預(yù)訂行程內(nèi)所需即可，由公司統(tǒng)一支付所有花銷，明顯釋放了員工在墊資方面和報(bào)銷整理的壓力。

由平臺(tái)統(tǒng)一結(jié)算，企業(yè)統(tǒng)一支付的方式，財(cái)務(wù)很好歸集當(dāng)月費(fèi)用。同時(shí)，系統(tǒng)將所有數(shù)據(jù)歸集，讓財(cái)務(wù)所查即所得，能夠很好的對(duì)所有費(fèi)用進(jìn)行更精細(xì)化分析和管理。

例如，對(duì)于交付團(tuán)隊(duì)產(chǎn)生的長(zhǎng)期住宿需求，財(cái)務(wù)可以發(fā)現(xiàn)酒店住宿費(fèi)用在300元/人*10天的情況下，團(tuán)隊(duì)中的1人即需要花費(fèi)高達(dá)3000元的酒店住宿費(fèi)用，若是團(tuán)隊(duì)駐場(chǎng)這個(gè)費(fèi)用將更高。利用分貝通發(fā)現(xiàn)該情況后，財(cái)務(wù)可借此建議業(yè)務(wù)人員通過(guò)“長(zhǎng)包房”或“租房”的形式節(jié)約成本。

據(jù)紛享銷客反饋，通過(guò)分貝通統(tǒng)一的費(fèi)用支出管理后，財(cái)務(wù)在企業(yè)支出管理方面的效率大幅提升，通過(guò)分貝通費(fèi)用支出管理系統(tǒng)與紛享銷客CRM的系統(tǒng)連接，也增加了觸達(dá)業(yè)務(wù)、了解業(yè)務(wù)、分析業(yè)務(wù)的機(jī)會(huì)，為其業(yè)財(cái)融合創(chuàng)造了先決條件。

整個(gè)疫情期間，數(shù)字化協(xié)同工具如雨后春筍般迅速發(fā)展，企業(yè)專注業(yè)務(wù)流、信息流、數(shù)據(jù)流和資金流一體化管理。而連接型CRM代表紛享銷客立身于業(yè)務(wù)流，也正通過(guò)分貝通的企業(yè)支出管理能力的加持，正在打造業(yè)財(cái)一體化的企業(yè)組織效能。