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隨著2022年企業(yè)紛紛豎起降本增效的大旗，企業(yè)財(cái)務(wù)部從支持部門(mén)榮升為核心部門(mén)。伴隨艱難的2022年年底盤(pán)賬工作陸續(xù)收尾，財(cái)務(wù)部從上到下暫時(shí)能長(zhǎng)舒一口氣。這不，在新一年的開(kāi)始，企業(yè)內(nèi)控管理的調(diào)整優(yōu)化也被提上日程。
近日，分貝通聯(lián)合財(cái)務(wù)機(jī)構(gòu)鉑略的“在財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)中，探尋節(jié)省百萬(wàn)的秘密”主題論壇火熱開(kāi)講，分貝通副總裁趙欣妍、鉑略副總裁王淵、賽萊默中國(guó)有限公司北亞區(qū)CFO李俊杰以各自領(lǐng)域的深厚財(cái)務(wù)管理經(jīng)驗(yàn)，分享了大量企業(yè)在內(nèi)控管理、降本增效上的可行性方法。
01
數(shù)據(jù)分析
費(fèi)用管理入手
當(dāng)遭遇經(jīng)營(yíng)挑戰(zhàn)時(shí)，多數(shù)企業(yè)穩(wěn)定現(xiàn)金流和保住利潤(rùn)的關(guān)鍵，并非是一味的壓縮成本，而是對(duì)內(nèi)控管理、費(fèi)用支出先下手為強(qiáng)。雖然包括差旅費(fèi)、培訓(xùn)費(fèi)、市場(chǎng)費(fèi)、研發(fā)費(fèi)等費(fèi)用的管理，都隱藏著很多公司省錢(qián)技巧。比如看似不起眼的幾千塊機(jī)票、酒店差旅支出，也能給公司帶來(lái)每年超百萬(wàn)的差旅費(fèi)用節(jié)省。
“講到企業(yè)費(fèi)用支出的節(jié)省，首先要說(shuō)的便是差旅費(fèi)。因?yàn)橘M(fèi)用類(lèi)別十分細(xì)碎，難免會(huì)混雜著匪夷所思的報(bào)銷(xiāo)、合規(guī)問(wèn)題，或者是出現(xiàn)消費(fèi)比較模糊的糊涂賬。這是讓財(cái)務(wù)人員最頭疼的?！比R默中國(guó)有限公司北亞區(qū)CFO李俊杰表示，“可如果為了管理效率而讓員工的支出束手束腳，只能成為費(fèi)用殺手，這是非常不高級(jí)的做法?！?/p>
對(duì)于CFO來(lái)說(shuō)，核心要做好兩件事：價(jià)值創(chuàng)造和運(yùn)營(yíng)優(yōu)化。“在費(fèi)用支出管理角度，價(jià)值創(chuàng)造體現(xiàn)在通過(guò)合理的費(fèi)用控制手段，進(jìn)行目標(biāo)測(cè)算和精細(xì)管理，為降本增效的具體決策提供實(shí)踐性建議。而運(yùn)營(yíng)優(yōu)化則是探索企業(yè)在不同發(fā)展階段下的費(fèi)用控制手段，并能夠根據(jù)業(yè)績(jī)目標(biāo)、發(fā)展階段而變化，及時(shí)和靈活調(diào)整?！?李俊杰解釋道。
因此，在實(shí)踐中企業(yè)則需要有趁手的工具，能將支出行為沉淀下來(lái)的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化成好理解、可落實(shí)的管理優(yōu)化建議。
“現(xiàn)在CFO都非常需要費(fèi)用支出的透視看板或報(bào)告。正是利用這些報(bào)告穿透數(shù)據(jù)，我們將生產(chǎn)相關(guān)類(lèi)的費(fèi)用支出和生產(chǎn)端需求做了充分分析，曾在兩年內(nèi)實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)效率提升17%、停線(xiàn)率下降，以及員工滿(mǎn)意度的提升?！?李俊杰強(qiáng)調(diào)。可視化數(shù)據(jù)看板重點(diǎn)便體現(xiàn)在費(fèi)用分析上，在財(cái)務(wù)來(lái)看，數(shù)據(jù)看板需要提供費(fèi)用支出的實(shí)時(shí)監(jiān)控、預(yù)算的控制和調(diào)配、非合規(guī)支出的及時(shí)捕捉等。
02
數(shù)據(jù)溯源
有效分析費(fèi)用
趙欣妍分享，目前財(cái)務(wù)在進(jìn)行內(nèi)控管理時(shí)呈現(xiàn)出幾個(gè)比較典型的狀態(tài)，其中就包括支出款去向難溯源，難以拿到一手?jǐn)?shù)據(jù)，無(wú)法做真實(shí)有效分析這一特征。
在企業(yè)的年度財(cái)務(wù)調(diào)研和走訪(fǎng)中，趙欣妍發(fā)現(xiàn)，“今年在大的降本增效的背景下，不少企業(yè)都在通過(guò)分貝通尋找答案，即分貝通作為一家專(zhuān)門(mén)做費(fèi)用管理的公司，是否能通過(guò)沉淀下整體的數(shù)據(jù)，并給到企業(yè)一些更好的建議，以及幫助企業(yè)直接沉淀的數(shù)據(jù)，直接找出可以節(jié)省的空間？”
顯然，分貝通給出了不錯(cuò)的答案?！胺重愅ㄗ鳛閿?shù)字化的企業(yè)費(fèi)用管理工具，打通了商務(wù)消費(fèi)場(chǎng)景側(cè)的能力，把員工的消費(fèi)跟費(fèi)用管理進(jìn)行了一體化的整合，所以員工的各種場(chǎng)景的每一筆消費(fèi)發(fā)生的時(shí)候，企業(yè)的財(cái)務(wù)管理者都可以在后臺(tái)看到動(dòng)態(tài)的在線(xiàn)數(shù)據(jù)分析的報(bào)表?！?/p>
趙欣妍表示，對(duì)于財(cái)務(wù)管理者而言，相對(duì)于原來(lái)的傳統(tǒng)的費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)的模式，即員工事后提報(bào)后才能夠看到費(fèi)用的發(fā)生相比，分貝通的在線(xiàn)數(shù)據(jù)分析報(bào)表是更加實(shí)時(shí)、智能，能夠幫助財(cái)務(wù)管理者發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，改善規(guī)則。
分享間，趙欣妍還結(jié)合分貝通自身的費(fèi)用數(shù)據(jù)，分享了8大公司費(fèi)用管理規(guī)則措施，例如，通過(guò)在規(guī)則中配置員工需提前3日預(yù)訂飛機(jī)票、酒店設(shè)置雙人同住等規(guī)則，均為公司帶來(lái)了百萬(wàn)級(jí)的節(jié)省。
03
數(shù)據(jù)整合
升級(jí)費(fèi)用管理
全面開(kāi)放后，多數(shù)企業(yè)可能會(huì)面對(duì)至少30%－50%的差旅支出增長(zhǎng)。在趙欣妍看來(lái)，面對(duì)可預(yù)見(jiàn)的增長(zhǎng)，企業(yè)更要利用好窗口期，指定合理的費(fèi)用支出管理規(guī)則和流程，并通過(guò)系統(tǒng)工具幫助目的達(dá)成。
“用好數(shù)據(jù)搭建費(fèi)用管理的體系，一定要做到真正需求到來(lái)之前，這樣才能做到員工支出行為發(fā)生的同時(shí)，便能實(shí)現(xiàn)從費(fèi)用控制、分析到規(guī)則調(diào)整的完整閉環(huán)，才能不斷的拿到更合理的企業(yè)節(jié)省建議?！?/p>
在談到企業(yè)費(fèi)用預(yù)算控制上，李俊杰認(rèn)為，預(yù)算管理不應(yīng)該只看效率或效果的提升，更重要的其實(shí)是過(guò)程指標(biāo)的不斷達(dá)成?！邦A(yù)算管理的本質(zhì)是管理計(jì)劃與實(shí)際支出間的關(guān)系。同時(shí)，預(yù)算管理最忌諱慢和亂?！?/p>
可對(duì)于很多企業(yè)來(lái)說(shuō)，員工的費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)仍不可避免，同時(shí)員工費(fèi)用支付的方式日趨多樣，且均由不同系統(tǒng)管理，這些系統(tǒng)也并未打通，導(dǎo)致企業(yè)的費(fèi)用支出流程不透明、數(shù)據(jù)相互割裂；在財(cái)務(wù)管控側(cè)，因費(fèi)用支出種類(lèi)日趨繁雜、流程交叉復(fù)雜，財(cái)務(wù)費(fèi)時(shí)費(fèi)力，而僅依托信息化進(jìn)行事后費(fèi)控的這一傳統(tǒng)模式，卻往往推著企業(yè)走向“預(yù)算超支”的陷阱中。
“很多時(shí)候，面對(duì)預(yù)算管理，我們總認(rèn)為CFO最鐘愛(ài)各種數(shù)據(jù)報(bào)表，其實(shí)他們需要的是將零散數(shù)據(jù)完整歸集后得到分析、得出輔助決策的結(jié)論，以及對(duì)于消費(fèi)規(guī)則優(yōu)化的具體建議。而這都100%依托數(shù)據(jù)的力量?！崩羁〗軓?qiáng)調(diào)。
04
數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)
一體化成未來(lái)趨勢(shì)
對(duì)話(huà)中，王淵指出，公司費(fèi)用管理的標(biāo)準(zhǔn)化程度顯著提升，在不同企業(yè)的財(cái)務(wù)管理者有著不一樣的體感。
趙欣妍認(rèn)為，一體化一定是數(shù)字化轉(zhuǎn)型的趨勢(shì)。由于很多企業(yè)在做內(nèi)部管理的時(shí)候，本身天然很多流程就是相通的，這個(gè)流程實(shí)際上就是一體化的過(guò)程，即盡可能的在一套軟件里面實(shí)現(xiàn)完整鏈路的流程的跑通和對(duì)應(yīng)數(shù)據(jù)的沉淀和打通。因此，企業(yè)能夠?qū)崿F(xiàn)只要買(mǎi)一個(gè)產(chǎn)品就能實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)集成和更好的實(shí)現(xiàn)內(nèi)部管理上提效的目的。
分貝通作為企業(yè)費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)化的一體化平臺(tái)，通過(guò)大量的企業(yè)實(shí)踐和經(jīng)驗(yàn)也證實(shí)了這一點(diǎn)?！白钤绶重愅ㄊ菐推髽I(yè)進(jìn)行員工一站式因公消費(fèi)+管控的平臺(tái)。在管控的過(guò)程中，原來(lái)一些不在視線(xiàn)范圍內(nèi)的東西就會(huì)搬到財(cái)務(wù)的視線(xiàn)范圍內(nèi)，同時(shí)很多事后的流程變成了事前的流程?！壁w欣妍解釋道。隨著產(chǎn)品能力的不斷深化，分貝通還實(shí)現(xiàn)費(fèi)控全流程、支付管理和數(shù)據(jù)自動(dòng)沉淀等能力，能夠?qū)崿F(xiàn)一個(gè)平臺(tái)全面企業(yè)費(fèi)用管理的需求。
李俊杰也指出，財(cái)務(wù)對(duì)費(fèi)用控制的視角更多的不是從頭到尾，而是從尾到頭。從頭到尾指的是制定政策-執(zhí)行政策-流程-系統(tǒng)沉淀-數(shù)據(jù)分析。而當(dāng)前大部分企業(yè)還是從尾到頭的模式，即零散的費(fèi)用數(shù)據(jù)通過(guò)員工事后報(bào)銷(xiāo)獲得，是一個(gè)非常零散化的狀態(tài)，這也導(dǎo)致流程梳理和落地遇到很多阻礙，數(shù)據(jù)的賦能作用也沒(méi)有那么強(qiáng)。
新年伊始，數(shù)字化浪潮、全電化趨勢(shì)影響下，財(cái)務(wù)管理者們正在積極探索新一年數(shù)字化的管理辦法，而作為占據(jù)事務(wù)最大比例的費(fèi)用管理入手，或?qū)⑹瞧髽I(yè)費(fèi)用管理的突破口。
