什么是商旅平臺(tái)？商旅費(fèi)控如何全流程降本？

隨著企業(yè)商旅需求的增長(zhǎng)和成本壓力的加大，商旅平臺(tái)正逐漸成為幫助企業(yè)高效管控商旅支出的核心工具。以分貝通商旅平臺(tái)為例，其商旅平臺(tái)不僅提供一體化服務(wù)，更通過數(shù)據(jù)BI模塊的智能分析，實(shí)現(xiàn)全流程成本管控。以下將結(jié)合具體案例，拆解分貝通如何助力企業(yè)優(yōu)化商旅管理。

商旅平臺(tái)：費(fèi)用管理的一體化工具

商旅平臺(tái)是為企業(yè)提供商旅預(yù)訂、費(fèi)用管控和報(bào)銷服務(wù)的一站式解決方案。它通過整合航班、酒店、用車等多項(xiàng)服務(wù)，同時(shí)內(nèi)嵌智能審批、預(yù)算控制和數(shù)據(jù)分析功能，幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)對(duì)商旅成本的全面掌控。

分貝通商旅平臺(tái)在此基礎(chǔ)上，憑借獨(dú)有的數(shù)據(jù)BI模塊，從數(shù)據(jù)發(fā)現(xiàn)、行業(yè)對(duì)比到成本優(yōu)化，為企業(yè)提供從“事前、事中、事后”的全流程降本服務(wù)。

案例解析：通過分貝通數(shù)據(jù)BI實(shí)現(xiàn)全流程成本優(yōu)化

以分貝通商旅平臺(tái)的簽約伙伴——某智能制造業(yè)為例。該企業(yè)每年在商旅相關(guān)的支出非常高，其中機(jī)票、酒店、用車占據(jù)了大部分。面對(duì)居高不下的商旅費(fèi)用，企業(yè)引入了分貝通商旅平臺(tái)，并通過以下步驟實(shí)現(xiàn)了顯著的降本效果。

1）步驟一：數(shù)據(jù)發(fā)現(xiàn)——深挖降本空間

分貝通商旅平臺(tái)的數(shù)據(jù)BI模塊通過對(duì)商旅數(shù)據(jù)的下鉆分析，幫助該企業(yè)發(fā)現(xiàn)了隱藏的降本機(jī)會(huì)：

  • 機(jī)票預(yù)訂時(shí)效問題：分貝通數(shù)據(jù)顯示，該企業(yè)員工僅有30%提前3天預(yù)訂機(jī)票，而市場(chǎng)平均值為40%。提前預(yù)訂機(jī)票的比例低，導(dǎo)致企業(yè)在機(jī)票費(fèi)用上的支出普遍偏高。
  • 酒店選擇不規(guī)范：該企業(yè)的酒店雙人合住比例為40%，行業(yè)平均為54%。雙人合住率較低，帶來不必要的開支。
  • 用車支出上限缺乏限制：部分跨城用車的費(fèi)用超出行業(yè)平均值280元/次，而企業(yè)未設(shè)置合理的用車預(yù)算上限。

通過這些數(shù)據(jù)發(fā)現(xiàn)，商旅平臺(tái)分貝通為該企業(yè)明確了降本的重點(diǎn)領(lǐng)域。

2）步驟二：行業(yè)對(duì)比——識(shí)別高成本點(diǎn)

該企業(yè)通過商旅平臺(tái)分貝通的數(shù)據(jù)BI進(jìn)行了深度對(duì)標(biāo)分析，將其與行業(yè)平均水平進(jìn)行全面比較，發(fā)現(xiàn)：

  • 一線城市酒店均價(jià)問題：該企業(yè)在一線城市的酒店均價(jià)高達(dá)500元，而行業(yè)平均僅為420元。這表明企業(yè)在酒店預(yù)訂上的成本存在明顯溢出，可能源于員工未優(yōu)先選擇價(jià)格較低但條件合適的酒店，或企業(yè)缺乏明確的酒店價(jià)格管控策略。
  • 商旅套現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)訂單問題：數(shù)據(jù)分析還顯示，該企業(yè)的商旅套現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)訂單比例達(dá)到5%，顯著高于行業(yè)的普遍水平。這意味著企業(yè)在商旅管理上存在一定的漏洞，可能導(dǎo)致違規(guī)行為，例如使用虛假訂單進(jìn)行套現(xiàn)或重復(fù)報(bào)銷。這種現(xiàn)象不僅直接增加了企業(yè)的商旅成本，還可能引發(fā)內(nèi)部管控風(fēng)險(xiǎn)，影響財(cái)務(wù)透明度。

3）步驟三：事前、事中、事后的全流程管控

分貝通商旅平臺(tái)針對(duì)該企業(yè)的具體問題，通過深度的數(shù)據(jù)分析和智能化工具，設(shè)計(jì)了一套覆蓋“事前、事中、事后”的全流程管控措施，以實(shí)現(xiàn)更精準(zhǔn)、更高效的成本優(yōu)化和費(fèi)用合規(guī)管理。

事前管控：規(guī)則設(shè)置和智能推薦相結(jié)合

在商旅活動(dòng)的起點(diǎn)階段，該企業(yè)通過商旅平臺(tái)分貝通對(duì)員工的預(yù)訂行為進(jìn)行引導(dǎo)和規(guī)范。比如，當(dāng)員工預(yù)訂機(jī)票時(shí)，分貝通商旅平臺(tái)會(huì)根據(jù)企業(yè)差旅政策和歷史數(shù)據(jù)，自動(dòng)推薦價(jià)格更低的航班方案，避免員工選擇高價(jià)或不符合差旅標(biāo)準(zhǔn)的選項(xiàng)。此外，分貝通還會(huì)對(duì)高價(jià)機(jī)票的預(yù)訂權(quán)限進(jìn)行限制，確保每一筆預(yù)訂都在預(yù)算范圍內(nèi)。

事中管控：實(shí)時(shí)監(jiān)控和沖突提醒

在商旅訂單執(zhí)行過程中，商旅平臺(tái)分貝通會(huì)對(duì)潛在的費(fèi)用沖突和異常行為進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控。例如，當(dāng)分貝通發(fā)現(xiàn)同一時(shí)間段存在用車訂單和報(bào)銷申請(qǐng)時(shí)，可能存在重復(fù)報(bào)銷的風(fēng)險(xiǎn)，此時(shí)分貝通會(huì)在訂單提交前進(jìn)行攔截，并彈出提醒，要求用戶檢查和確認(rèn)。此外，針對(duì)跨部門或復(fù)雜的審批流程，分貝通還會(huì)動(dòng)態(tài)分析當(dāng)前訂單的合規(guī)性，確保審批環(huán)節(jié)中沒有遺漏任何關(guān)鍵問題。

事后管控：智能比對(duì)與異常分析

在事后報(bào)銷環(huán)節(jié)，分貝通商旅平臺(tái)通過自動(dòng)化的比對(duì)功能，將實(shí)際發(fā)生的費(fèi)用與預(yù)訂的商旅數(shù)據(jù)進(jìn)行逐項(xiàng)核查。分貝通能夠精準(zhǔn)識(shí)別出潛在的違規(guī)行為，例如重復(fù)報(bào)銷、虛報(bào)費(fèi)用或超出預(yù)算的開支，并自動(dòng)生成異常報(bào)告提交給財(cái)務(wù)或管理部門。

這種貫穿事前、事中和事后的全流程管控方式，不僅實(shí)現(xiàn)了對(duì)商旅費(fèi)用的精準(zhǔn)管控，還有效提升了企業(yè)內(nèi)部的管理效率，降低了運(yùn)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。

降本效果測(cè)算：可量化的節(jié)約效果

簽約商旅平臺(tái)分貝通后，該企業(yè)通過一整年管控優(yōu)化，在商旅費(fèi)用支出方面取得了顯著的降本成果，各項(xiàng)節(jié)約效果清晰且可量化：

  • 機(jī)票降本：機(jī)票成本下降了4%，全年節(jié)省16.8萬元。
  • 酒店降本：酒店成本下降了14%，全年節(jié)約36.4萬元。
  • 用車降本：最終降低了28%，全年節(jié)約3.5萬元。

總結(jié)

通過這些優(yōu)化措施，分貝通商旅平臺(tái)幫助企業(yè)將商旅費(fèi)用的隱性浪費(fèi)轉(zhuǎn)化為顯性的成本節(jié)約，使得每一筆支出更透明、更高效。這些降本成果充分體現(xiàn)了智能商旅管理平臺(tái)在費(fèi)用優(yōu)化上的強(qiáng)大價(jià)值，為企業(yè)進(jìn)一步提升費(fèi)用管理效率和成本可控性奠定了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。