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什么是出海費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)？
出海費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)，是指企業(yè)在海外運(yùn)營(yíng)過(guò)程中產(chǎn)生的差旅、項(xiàng)目執(zhí)行、商務(wù)招待等費(fèi)用的管理和報(bào)銷(xiāo)流程。企業(yè)往往需要針對(duì)不同國(guó)家和地區(qū)制定差異化的費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)規(guī)則。但由于傳統(tǒng)的事后報(bào)銷(xiāo)方式使得境外資金支出缺乏透明度，再加上匯率結(jié)算的復(fù)雜性，容易造成費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)支出混亂和成本失控的問(wèn)題。因此，出海企業(yè)需考慮如何在費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)管理中實(shí)現(xiàn)費(fèi)用支出和成本控制的精細(xì)化管理，以保障業(yè)務(wù)的順利開(kāi)展。
分貝通的一體化思路如何實(shí)現(xiàn)費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)的成本優(yōu)化？
以分貝通合作伙伴——某設(shè)備制造企業(yè)為例。該企業(yè)在“一帶一路”沿線國(guó)家開(kāi)展工程項(xiàng)目時(shí)，因境外資金模糊支出問(wèn)題屢次超支。例如，一次酒店報(bào)銷(xiāo)案例中，員工的住宿報(bào)銷(xiāo)超出實(shí)際住宿天數(shù)且超規(guī)費(fèi)用高達(dá)100多美元。因此造成了報(bào)銷(xiāo)人員與財(cái)務(wù)人員的“極限拉扯”的尷尬境地。這種混亂的費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)管理不僅導(dǎo)致財(cái)務(wù)與駐外人員跨時(shí)區(qū)溝通耗費(fèi)大量精力，還嚴(yán)重影響了企業(yè)的成本控制效率。
針對(duì)該設(shè)備制造企業(yè)的費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)痛點(diǎn)，分貝通給出了一體化的費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)管理方案：
1.一個(gè)APP：高效整合全球資源突破時(shí)空邊界
分貝通APP通過(guò)整合全球1000多家航空公司、150萬(wàn)家酒店及其他C端資源。這使該設(shè)備制造企業(yè)能夠在分貝通APP一個(gè)平臺(tái)上完成全球預(yù)訂，避免了不同區(qū)域割裂管理的低效問(wèn)題。同時(shí)由于具備了強(qiáng)大的資源網(wǎng)絡(luò)效應(yīng)，分貝通APP為該設(shè)備制造企業(yè)提供了多供應(yīng)商的比價(jià)系統(tǒng)，該企業(yè)可以在預(yù)訂階段對(duì)同一差旅服務(wù)進(jìn)行多維度比價(jià)，從而選擇最佳性價(jià)比方案，進(jìn)而直接節(jié)省采購(gòu)成本。
此外，分貝通APP還優(yōu)化了關(guān)聯(lián)的海外數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)，支持海外手機(jī)號(hào)的驗(yàn)證登錄，方便國(guó)際用戶操作。特別是其英文版界面，可以為外籍員工提供全英文行程顯示，并具備航班中轉(zhuǎn)、組合行程規(guī)劃和時(shí)區(qū)自動(dòng)換算功能。通過(guò)分貝通APP的OCR識(shí)別功能，在境外的員工可以輕松一次性處理多張發(fā)票。通過(guò)分貝通APP，該設(shè)備制造企業(yè)有效解決了外籍員工使用受限、境外數(shù)據(jù)不通暢及行程安排復(fù)雜等費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)過(guò)程中的痛點(diǎn)，大大降低了隱性成本。
2.一張卡：境外企業(yè)卡優(yōu)化資金管理
分貝通為該設(shè)備制造企業(yè)的員工配備了“境外企業(yè)卡”，這一創(chuàng)新不僅免除了跨國(guó)、跨時(shí)區(qū)審批流程帶來(lái)的繁瑣，也大大簡(jiǎn)化了資金的管理難度。境外員工只需要通過(guò)在線申請(qǐng)快速開(kāi)卡，無(wú)需復(fù)雜的線下流程。這種方式極大提升了資金使用的靈活性。
此外，員工的所有境外差旅支出均從境外企業(yè)卡的賬戶劃撥。這種資金隔離管理模式，有效防止了因多次結(jié)算、匯款所帶來(lái)的資金混亂。尤其在不同國(guó)家的業(yè)務(wù)場(chǎng)景中，資金的集中管理和分配能極大避免不必要的支出錯(cuò)漏。
分貝通的境外企業(yè)卡還支持11種幣種的自動(dòng)結(jié)匯功能。實(shí)現(xiàn)了支付完成即結(jié)匯的操作，最大限度地規(guī)避了因匯率波動(dòng)導(dǎo)致的成本波動(dòng)。
3. 一套算法：數(shù)據(jù)BI算法 精細(xì)提升成本控制效果
首先，分貝通的數(shù)據(jù)BI功能通過(guò)對(duì)該制造業(yè)企業(yè)員工的訂單消費(fèi)時(shí)間、金額等細(xì)節(jié)的深入分析，可以實(shí)時(shí)識(shí)別費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)流程中潛在的異常支出，并及時(shí)觸發(fā)預(yù)警。
其次，分貝通的數(shù)據(jù)BI功能提供行業(yè)大盤(pán)數(shù)據(jù)及13項(xiàng)關(guān)鍵指標(biāo)的分析報(bào)告，幫助企業(yè)明確其在國(guó)際市場(chǎng)中的差旅和支出表現(xiàn)，并根據(jù)行業(yè)平均水平調(diào)整費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)策略，確保支出管理的科學(xué)性。
再通過(guò)對(duì)企業(yè)全部差旅數(shù)據(jù)的全面分析后，分貝通數(shù)據(jù)BI功能幫助該企業(yè)發(fā)現(xiàn)了費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)流程中多個(gè)環(huán)節(jié)潛在的成本挖掘空間，并生成多維度的費(fèi)用分析報(bào)告，這為未來(lái)的費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)預(yù)算制定和策略優(yōu)化提供了可靠的決策支持。
總結(jié)：是一體化，也是定制化的費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)方案
分貝通通過(guò)“一站式、一張卡、一套算法”的一體化解決方案可以針對(duì)性地幫助出海企業(yè)解決復(fù)雜的跨國(guó)費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)了費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)的精細(xì)化管理與顯著的成本優(yōu)化，為出海企業(yè)在全球市場(chǎng)中提供了切實(shí)的降本增效方案，有效協(xié)助了企業(yè)在海外的業(yè)務(wù)拓展和國(guó)際競(jìng)爭(zhēng)力的提升。
