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在現(xiàn)代企業(yè)運(yùn)營中，降低差旅成本，提升差旅管理效率，選擇適合自己的差旅平臺是一個重大“管理課題”。本文將結(jié)合分貝通合作伙伴——曉羊集團(tuán)在差旅平臺選擇和差旅流程優(yōu)化環(huán)節(jié)的實際案例，探討如何通過一體化差旅管理方案和費(fèi)控BI實現(xiàn)成本控制和效率提升。
差旅管理的挑戰(zhàn)與需求
曉羊集團(tuán)是一家高成長的新零售企業(yè)。該集團(tuán)在全國31個省市擁有17個子公司，600多名員工。在如此龐大的組織和復(fù)雜的業(yè)務(wù)環(huán)境下，曉羊集團(tuán)面臨了以下主要挑戰(zhàn)：
1）挑戰(zhàn)一：預(yù)算不可控
由于1000多個項目分散在全國各地，傳統(tǒng)的事后審查模式難以及時發(fā)現(xiàn)差旅預(yù)算超標(biāo)的問題。加之各項目的預(yù)算控制需求差異大，導(dǎo)致預(yù)算難以有效管理。
2）挑戰(zhàn)二：報銷周期長
每月超過1000次的報銷需求，票目不合規(guī)，人工審核發(fā)票效率低下，影響財務(wù)管理的整體效率。
3）挑戰(zhàn)三：支出數(shù)據(jù)不透明
由于全國范圍內(nèi)17個子公司標(biāo)準(zhǔn)制度不一致，費(fèi)用規(guī)則難以統(tǒng)一，導(dǎo)致員工支出常常超額，難以控制。
為了解決這些問題，曉羊集團(tuán)與一體化企業(yè)差旅平臺分貝通合作，并依托分貝通強(qiáng)大的費(fèi)控BI功能，實現(xiàn)了集團(tuán)差旅管理流程的重塑，并大幅降低了差旅成本和管理費(fèi)用。
差旅平臺的“殺手锏”——數(shù)據(jù)驅(qū)動的管理
?與市面上其他差旅平臺不同的是，一體化企業(yè)差旅平臺分貝率先基于Business Intelligence（商業(yè)智能）推出了費(fèi)控BI服務(wù)，為曉羊集團(tuán)提供了多維度的數(shù)據(jù)視角，幫助曉羊集團(tuán)制定了更精準(zhǔn)的差旅預(yù)算。
比如，分貝通費(fèi)控BI功能會對供應(yīng)商價格和服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行了分析，使企業(yè)能夠選擇性價比更高的供應(yīng)商，從而優(yōu)化差旅成本。此外，通過對行業(yè)價格的綜合分析，曉羊集團(tuán)能夠提前預(yù)見潛在的費(fèi)用支出。
集團(tuán)要想達(dá)成對全部子公司和差旅項目進(jìn)行全面管理，對差旅行為的實時監(jiān)控是不可或缺的。分貝通費(fèi)控BI具備實時監(jiān)測功能，通過與企業(yè)內(nèi)部的ERP、OA系統(tǒng)對接，為曉羊集團(tuán)提供及時的異常預(yù)警并協(xié)助其迅速調(diào)整預(yù)算和費(fèi)用規(guī)劃。
知己知彼。分貝通的費(fèi)控BI還提供了行業(yè)洞察功能，在實戰(zhàn)中幫助曉羊集團(tuán)了解行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和競爭對手的實際情況。曉羊集團(tuán)通過這一功能獲得了關(guān)于機(jī)票、酒店、用車等多個消費(fèi)場景的行業(yè)數(shù)據(jù)，調(diào)整了差旅策略和預(yù)算政策，減少不必要的開支。
通過一體化企業(yè)差旅平臺分貝通的系統(tǒng)接入，曉羊集團(tuán)制定了適合自己的差旅預(yù)算和管理策略，成功應(yīng)對了預(yù)算不可控、報銷周期長和支出數(shù)據(jù)不透明等難題。具體成效如下：
1）成效一：實現(xiàn)更全面的差旅預(yù)算控制
80%以上的差旅預(yù)算費(fèi)用得到有效控制，預(yù)算按項目編制，超標(biāo)現(xiàn)象得到及時發(fā)現(xiàn)和調(diào)整。
2）成效二：審批效率提高
財務(wù)審核時間大幅縮短，工作效率提高了90%，審批流程的自動化減少了因延誤導(dǎo)致的額外費(fèi)用。
3）成效三：差旅管理成本降低
通過數(shù)據(jù)分析和預(yù)測功能，曉羊集團(tuán)實現(xiàn)了費(fèi)用管理的全面透明化，年管理費(fèi)用降低了30%。
當(dāng)企業(yè)選擇差旅平臺時，除了在工具層面的考量，基于Business Intelligence（商業(yè)智能）的數(shù)據(jù)服務(wù)能力也是不可忽視的。分貝通的費(fèi)控BI模塊在幫助企業(yè)實現(xiàn)了降本增效的目標(biāo)基礎(chǔ)上，長期持續(xù)為企業(yè)提供智能的數(shù)據(jù)分析和參考，對于面臨復(fù)雜市場競爭環(huán)境的企業(yè)是良性可持續(xù)的。
通過這篇文章，我們希望能夠幫助企業(yè)更好地了解差旅管理的重要性和優(yōu)化方案。如果您對差旅管理降本、差旅管理解決方案以及差旅平臺選擇等話題感興趣，歡迎聯(lián)系我們的專業(yè)團(tuán)隊為您提供詳細(xì)的咨詢和支持。
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