完善費(fèi)用報(bào)銷制度，智能智造企業(yè)應(yīng)從哪些角度著手？
差旅費(fèi)報(bào)銷規(guī)則的完善，到底有多重要？
去產(chǎn)能大潮下，一家智能制造企業(yè)在年初發(fā)力華南、華東地區(qū)的銷售網(wǎng)絡(luò)覆蓋。銷售人員擴(kuò)容后，幾乎整個(gè)一季度，近100人的銷售有2/3的時(shí)間在出差。當(dāng)時(shí)，該企業(yè)在預(yù)算包干制下，差旅規(guī)則制定還比較粗。一組2人的銷售同去上海出差半個(gè)月，差旅費(fèi)預(yù)算是10000元，回來報(bào)銷9900元。該企業(yè)在一線城市的住宿標(biāo)準(zhǔn)是550元／晚，兩人選了650元／晚，且還是單住。
雖然預(yù)算沒超，但還是壞了規(guī)矩，造成了不必要的成本浪費(fèi)。如今，智能制造企業(yè)從控成本，到提效益，企業(yè)必須更加重視反映員工因公行為的費(fèi)用類支出，畢竟合理預(yù)算內(nèi)銷售行為與實(shí)際業(yè)績反饋，才能真正反映效益的變化。
設(shè)置精細(xì)化、執(zhí)行易落地、流程更高效。從這三個(gè)角度著手完善，簡單易學(xué)，值得嘗試。
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由粗到細(xì)

差旅費(fèi)規(guī)則設(shè)置要更細(xì)、更立體

開篇提到的這家智能制造企業(yè)，后來經(jīng)過核算，按每次差旅費(fèi)報(bào)銷平均“含水量”在200元左右，僅酒店住宿，每年至少要多花費(fèi)兩百萬元。
過去這家企業(yè)僅通過員工職級、酒店星級、住宿天數(shù)做差旅規(guī)則，并通用于所有部門。但差旅費(fèi)規(guī)則設(shè)置最終服務(wù)于費(fèi)用節(jié)約，因此精細(xì)化的方向也要與自身業(yè)務(wù)特點(diǎn)相結(jié)合，針對不同業(yè)務(wù)場景，配置更符合實(shí)際情況的規(guī)則。
  • 銷售部門：員工職級差標(biāo)、酒店星級限制、住宿天數(shù)限制、一/二/三線及其他城市酒店住宿標(biāo)準(zhǔn)、差標(biāo)內(nèi)優(yōu)先選擇企業(yè)托管酒店、同城/同行程雙人同住
  • 其他部門：員工職級差標(biāo)、酒店星級限制、一/二線城市酒店住宿標(biāo)準(zhǔn)、同城/同行程雙人同住
比如現(xiàn)在，這家企業(yè)會為高頻出差部門，按實(shí)際情況單獨(dú)制定不同差旅費(fèi)報(bào)銷規(guī)則，規(guī)則更精細(xì)化，管控視角也更立體。像擴(kuò)容的銷售團(tuán)隊(duì)，上半年目的地集中在東區(qū)、南區(qū)，且這些城市的三線及以下城市單體酒店較多，針對該團(tuán)隊(duì)在酒店住宿限制上則最為細(xì)致，增加了“三線及其他城市酒店住宿標(biāo)準(zhǔn)”、“差標(biāo)內(nèi)優(yōu)先選擇企業(yè)托管酒店”等規(guī)則。

從“記不住”到“不用記”

差規(guī)配置即嵌入、消費(fèi)就合規(guī)

粗管控下的差旅費(fèi)報(bào)銷，企業(yè)不但會損失大筆費(fèi)用，更是暗藏諸多稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。比如這家企業(yè)財(cái)務(wù)在審核票據(jù)時(shí)總會發(fā)現(xiàn)：
  • 實(shí)際費(fèi)用類型和發(fā)票明細(xì)不符
  • 開票時(shí)間、開票城市和行程不符
  • 無票報(bào)銷導(dǎo)致核銷金額和票面金額不符
……
員工還抱怨規(guī)則記不住，反饋結(jié)果總是2個(gè)月后才告知，于事無補(bǔ)。從零食原料產(chǎn)地選材、選址BD、門店巡檢到線下推廣等，不同業(yè)務(wù)線、不同職級、同樣的高頻差旅…是配置“更精細(xì)的規(guī)則”，還是“更易執(zhí)行的規(guī)則”？
其實(shí)這兩者不應(yīng)該是矛盾的。后來這家企業(yè)借助費(fèi)控工具，探索出一個(gè)新模式：
  • 員工從差旅集采，改為自助預(yù)訂
  • 差旅費(fèi)規(guī)則在每筆消費(fèi)前，直接嵌入平臺
  • 不同業(yè)務(wù)線的管控規(guī)則，都能在一個(gè)平臺內(nèi)配置，方便管理

從“人管人”變?yōu)椤跋到y(tǒng)管人”，差旅費(fèi)規(guī)則報(bào)銷不怕記不住，排查合規(guī)問題不再事后諸葛亮，省心又省時(shí)。

低效轉(zhuǎn)高效

差旅費(fèi)報(bào)銷流程更便捷

從內(nèi)控原則出發(fā)，一項(xiàng)差旅報(bào)銷事項(xiàng)關(guān)聯(lián)三個(gè)審批節(jié)點(diǎn)即可，部門經(jīng)理或直接主管確認(rèn)業(yè)務(wù)真實(shí)性、財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)資金流向知曉和合規(guī)性排查，而部門高管則負(fù)責(zé)資金支出的動(dòng)作確認(rèn)。
但這家千人規(guī)模的智能制造企業(yè)，員工報(bào)銷費(fèi)用時(shí)，往往要找十幾個(gè)領(lǐng)導(dǎo)簽批，然后財(cái)務(wù)審批，出納打款。不論差旅事由是常規(guī)還是特殊，均是如此。這也成了報(bào)銷流程低效的根本原因之一。抓住關(guān)鍵審批節(jié)點(diǎn)，根據(jù)需求定制化審批流程則很重要。
比如公司在上線費(fèi)控系統(tǒng)后，將不同業(yè)務(wù)的審批流程做了重新梳理。各部門常規(guī)出差行為，只需要通過部門主管確認(rèn)行程真實(shí)性、財(cái)務(wù)總監(jiān)確認(rèn)預(yù)算管理和支出確認(rèn)。
針對部門內(nèi)非常規(guī)業(yè)務(wù)活動(dòng)，或跨部門活動(dòng)，則需要增加部門負(fù)責(zé)人、企業(yè)高管的審批流程，以整體評估必要性。上述定制化配置均可在“自定義表單和審批流”功能實(shí)現(xiàn)。
最后的幾點(diǎn)建議：
  • 不論企業(yè)處于何種發(fā)展階段，差旅費(fèi)報(bào)銷規(guī)則的精細(xì)化都應(yīng)該優(yōu)先考慮
  • 差旅規(guī)則易執(zhí)行，并非只是為企業(yè)省錢，更是企業(yè)內(nèi)部經(jīng)營管理效果和水平的體現(xiàn)
  • 差旅費(fèi)報(bào)銷審批流程，不僅要為合規(guī)服務(wù)，合理性同樣重要
  • 差旅費(fèi)報(bào)銷等內(nèi)控體系和制度需保持動(dòng)態(tài)完善，這要求財(cái)務(wù)要時(shí)刻關(guān)注、提前了解業(yè)務(wù)變化