暑期差旅費猛漲！企業(yè)差旅管理的標準如何制定？

有心的財務管理者已經(jīng)發(fā)現(xiàn)，7、8月份的差旅費明顯增加了。除本身的業(yè)務因素外，還有一個需要關(guān)注的則是暑期的個人出行量加大，帶動著整體的機、酒、車、火的價格上漲。此外，財務管理者也需要明白，有效的企業(yè)差旅管理對于企業(yè)控制費用和提升財務效率至關(guān)重要。

以一家大型連鎖新零售企業(yè)為例，我們調(diào)研了該司的企業(yè)差旅管理現(xiàn)狀，發(fā)現(xiàn)10個管理典型問題正在浪費企業(yè)成本。

  1. 企業(yè)差旅管理中，由于未啟用與航空公司的協(xié)議托管，導致高價采購：想象一下，當員工需要預訂機票時，他們無法獲得與航空公司的特別協(xié)議價，導致不得不支付更高的機票價格，這不僅增加了企業(yè)的費用，也降低了員工的滿意度。
  2. 企業(yè)差旅管理中，員工僅提前1天預訂機票，導致高成本：員工常常需要在緊張的行程安排中預訂機票，由于提前預訂的時間不足，機票價格飆升，這給企業(yè)帶來了不必要的成本壓力。
  3. 企業(yè)差旅管理中，未設(shè)置機票折扣，員工預訂不考慮價格：在沒有機票折扣的情況下，員工在預訂機票時往往不考慮價格因素，這導致企業(yè)的差旅費用不斷攀升。
  4. 企業(yè)差旅管理中，酒店未托管協(xié)議價，導致預訂價格高：想象一下，當員工需要預訂酒店時，他們無法獲得與酒店簽署的協(xié)議價，從而不得不支付高昂的預訂價格，這嚴重影響了企業(yè)的費用控制能力。
  5. 企業(yè)差旅管理中，90%員工愛貼差標預訂酒店：員工傾向于選擇高于標準的酒店，這可能是因為他們追求舒適或地理位置的考慮。然而，這種行為增加了企業(yè)的差旅費用，并且員工可能無法獲得相應的報銷。
  6. 企業(yè)差旅管理中，加班用車卡點使用：在加班時，員工可能需要使用企業(yè)提供的用車服務。然而，由于使用不規(guī)范或濫用，用車費用過高，造成了資源的浪費。
  7. 企業(yè)差旅管理中，跨城用車多，應鼓勵員工選擇乘坐火車：在員工需要跨城出差時，應鼓勵他們優(yōu)先選擇乘坐火車?；疖嚰饶芴岣咝剩帜芙档唾M用，這對于企業(yè)來說是一個明智的選擇。
  8. 企業(yè)差旅管理中，預算超標頻繁：員工在差旅中經(jīng)常超出預算，這給企業(yè)的財務狀況帶來了嚴重的壓力。因此，建立合理的預算限制和監(jiān)控機制非常重要。
  9. 企業(yè)差旅管理中，員工借款多，核銷慢：員工由于差旅費用的個人墊付，可能需要向企業(yè)借款。然而，由于核銷流程的不暢或員工的延遲行為，借款核銷變得緩慢，給企業(yè)帶來了不必要的財務風險。
  10. 企業(yè)差旅管理中，報銷數(shù)量多，審批時間周期高于其他行業(yè)：新零售企業(yè)可能面臨大量的報銷申請，這導致審批時間周期較長，員工等待報銷的時間也相應延長，給員工的工作體驗和財務管理帶來了困擾。

為了解決上述問題，新零售企業(yè)開始借助分貝通等差旅管理平臺來實現(xiàn)精細化企業(yè)差旅管理。比如，利用分貝通事前規(guī)則管控，輔助企業(yè)設(shè)定差旅政策，并對員工的預訂行為進行規(guī)范和監(jiān)控。

例如：

  1. 員工預訂機票時，可以直接通過分貝通平臺獲得與航空公司的特別協(xié)議價，避免高價采購的問題。
  2. 分貝通平臺提供提前預訂功能，鼓勵員工提前規(guī)劃差旅行程，并在合適的時間預訂機票，以獲得更低的價格。
  3. 通過設(shè)置員工預訂規(guī)則，鼓勵員工在預訂機票時充分考慮價格因素，幫助企業(yè)降低差旅費用。
  4. 分貝通平臺對加班用車進行管理，優(yōu)化用車的利用率，減少不必要的費用支出。
  5. 分貝通平臺提供火車預訂服務，鼓勵員工選擇乘坐火車進行跨城差旅，提高效率并降低費用。
  6. 分貝通平臺設(shè)定合理的預算上限，并監(jiān)控差旅預算的執(zhí)行情況，及時處理和調(diào)整超標情況。
  7. 分貝通平臺提供借款和報銷管理功能，簡化借款核銷流程，加快報銷審批流程，減少員工等待時間。
  8. 分貝通平臺引入數(shù)字化審批系統(tǒng)，提高報銷審批的效率，減少審批時間周期。

等等?？傊?，通過借助差旅管理平臺如分貝通，新零售企業(yè)可以實現(xiàn)精細化的差旅管理，解決員工使用場景中的問題，降低差旅費用，提高財務效率。