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差旅作為每一家公司費(fèi)用報(bào)銷中的大品類，更需要制定完備的差旅報(bào)銷規(guī)范，以標(biāo)準(zhǔn)化員工行為。
尤其是中大型公司，如果沒(méi)有標(biāo)準(zhǔn)的差旅報(bào)銷規(guī)范，帶來(lái)的弊端是：
- 費(fèi)用不可控：缺乏規(guī)則會(huì)導(dǎo)致差旅費(fèi)用無(wú)法有效控制和管理。員工可能會(huì)選擇高價(jià)住宿、高檔餐飲等，從而增加公司的開(kāi)支。
- 內(nèi)部不公平：缺乏差旅報(bào)銷規(guī)范可能導(dǎo)致不同員工之間的待遇不公平。如果沒(méi)有明確的標(biāo)準(zhǔn)和限制，一些員工可能會(huì)濫用差旅費(fèi)用，享受過(guò)高的待遇，這可能引發(fā)員工間的不滿和爭(zhēng)議，破壞團(tuán)隊(duì)合作和員工士氣。
- 合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)：缺乏規(guī)則可能導(dǎo)致合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)的增加。沒(méi)有明確的規(guī)定和審批流程，員工可能會(huì)超出合理范圍進(jìn)行報(bào)銷，甚至存在虛報(bào)、違規(guī)操作等行為。這可能會(huì)引發(fā)財(cái)務(wù)審計(jì)中的問(wèn)題，甚至面臨法律風(fēng)險(xiǎn)和信譽(yù)損失。
- 流程低效：沒(méi)有明確的差旅報(bào)銷規(guī)范會(huì)導(dǎo)致流程低效。員工可能會(huì)在報(bào)銷過(guò)程中遇到困惑和不確定性，不清楚哪些費(fèi)用可以報(bào)銷、如何報(bào)銷以及需要什么樣的審批流程。這可能導(dǎo)致報(bào)銷流程頻繁出現(xiàn)問(wèn)題、延誤和糾紛，耗費(fèi)員工和財(cái)務(wù)部門的時(shí)間和精力。
那么，差旅報(bào)銷規(guī)范設(shè)置應(yīng)該關(guān)注哪些方面呢？
- 明確報(bào)銷政策：制定明確的差旅報(bào)銷政策，包括報(bào)銷的范圍、標(biāo)準(zhǔn)和流程，確保員工了解并遵守規(guī)定。
- 建立合理的費(fèi)用限制：設(shè)定合理的費(fèi)用限制，包括交通、住宿、餐飲等方面，以控制差旅費(fèi)用的合理性。
- 要求詳盡的報(bào)銷單據(jù)：要求員工提交詳盡的報(bào)銷單據(jù)，包括發(fā)票、行程單、交通票據(jù)等，以確保報(bào)銷的準(zhǔn)確性和合規(guī)性。
- 強(qiáng)調(diào)預(yù)算管理：設(shè)定預(yù)算管理機(jī)制，確保差旅費(fèi)用在可控范圍內(nèi)，并定期進(jìn)行預(yù)算與實(shí)際費(fèi)用的對(duì)比分析。
但是，盡管如此，在差旅報(bào)銷規(guī)范的具體落地時(shí)，依然存在報(bào)銷單據(jù)不完整或者丟失、超出費(fèi)用限制報(bào)銷和報(bào)銷流程繁瑣等問(wèn)題。為了解決這個(gè)問(wèn)題，部分企業(yè)通過(guò)引入數(shù)字化的費(fèi)控軟件。
比如分貝通。首先，企業(yè)員工可以在分貝通App內(nèi)進(jìn)行差旅預(yù)訂，由企業(yè)統(tǒng)一支付，因此減少了很多員工差旅報(bào)銷量；其次，通過(guò)分貝通的事前管控進(jìn)行系統(tǒng)化的差旅報(bào)銷規(guī)范設(shè)置，能夠減少人為的扯皮和溝通成本，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部公平；更為重要的是，對(duì)于額外的報(bào)銷需求，在該系統(tǒng)也能充分滿足，讓差旅報(bào)銷規(guī)范落到實(shí)處。
以一家大型連鎖新零售企業(yè)為例，公司引入了”分貝通”一體化企業(yè)支出管理系統(tǒng)。員工小李出差前，通過(guò)手機(jī)登錄App，輕松提交了差旅申請(qǐng)，并上進(jìn)行了機(jī)票和酒店的預(yù)訂。整個(gè)流程在系統(tǒng)中自動(dòng)流轉(zhuǎn)，經(jīng)過(guò)預(yù)審、復(fù)核和終審環(huán)節(jié)。引入分貝通后，該公司報(bào)銷公司量減少了90%，差旅報(bào)銷規(guī)范也真正100%落地。
