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借款去向不明，難溯源；員工不及時核銷，入賬遲；頻繁申請多筆借款，難管控……都是財務(wù)在管理備用金時的常見問題。
的確，由于財務(wù)了解員工借款去向的唯一渠道只有報銷單據(jù)，財務(wù)很難溯源，找到真實花銷情況。因此，數(shù)據(jù)的真實性難以考證，這也導(dǎo)致了借款報銷數(shù)據(jù)的不真實性和合規(guī)風(fēng)險。比如沒有真實交易、有真實交易但發(fā)票數(shù)額和交易金額不符、進(jìn)行了實際交易但讓人代開發(fā)票……等情況時有發(fā)生。
近日發(fā)布的《2022-2023一體化企業(yè)支出管理報告》數(shù)據(jù)調(diào)研顯示，超8成企業(yè)均存在員工超規(guī)、違規(guī)行為，包括預(yù)算超支、虛報多報、徇私舞弊、稅務(wù)處罰及其他，并因此蒙受過損失。
其中，企業(yè)員工在酒店借款報銷中存在較嚴(yán)重的超規(guī)和虛開情況。報告指出，有將近7成企業(yè)都處理過虛開情況，包括有些員工會在住宿費的注水虛開；也有員工經(jīng)?！绊敻駡箐N”，如明明實際間夜價為300元，但讓酒店開具按間夜價500元開票；還有“注水報銷”，明明只入住一晚或根本沒住，但卻與酒店串通按入住2晚開具；更有將個人在酒店的消費一并計為住宿費，私賬公報等情況屢見不鮮。
因此，公司需要更強(qiáng)效的備用金管理手段。好在，由于軟件能力不斷升級，一直被財務(wù)廣而詬病的備用金“不透明”的情況正在被解決。
以分貝通的備用金解決方案為例，就很好的解決了備用金合規(guī)、報銷數(shù)據(jù)不透明等問題。例如，員工在開通分貝通“虛擬卡”功能后，將立即擁有一張線上的“銀行卡“用于申請備用金，企業(yè)通過企業(yè)公戶直接將借款調(diào)撥到該卡。員工在進(jìn)行交易時，系統(tǒng)即可自動進(jìn)行消費情況記錄。
這樣一來，企業(yè)就能夠?qū)崟r獲得備用金的花銷情況，真正擁有了管控“備用金”的強(qiáng)效抓手。
一家傳統(tǒng)制造企業(yè)使用的就是分貝通的虛擬卡產(chǎn)品。每個月，該公司在全國的10家門店主管會通過「虛擬卡」申領(lǐng)備用金，審批通過后，款項將自動劃撥到該主管的虛擬卡賬戶內(nèi)，主管綁定自己個人的支付寶或微信支付后即可輕松自如的消費。由于「虛擬卡」能夠自動記錄所有花費記錄，所以也簡化了主管提交借款報銷的步驟。
財務(wù)能夠清晰了解錢款去向，員工簡化核銷流程，分貝通的備用金方案正在被更多企業(yè)所選擇。據(jù)分貝通去年發(fā)布的《2021-2022高成長企業(yè)支出管理報告》中統(tǒng)計，分貝通的“虛擬卡”備用金方案被從2019年0.3%的使用占比到2021年已經(jīng)增長至12.7%的數(shù)量占比，在2022年，這一比例也得到了大幅度提升。
今年以來，企業(yè)對于所有支出都更加謹(jǐn)慎，但具體落地是缺很難獲真實的數(shù)據(jù)參考，管理起來沒有方向。尤其在備用金的管理上，大部分企業(yè)是粗放式的。而通過全新的分貝通備用金解決方案，或許能會帶來全新的管理效率升級。
