企業(yè)差旅使用TMC月結(jié)需要注意什么？

隨著科技的不斷發(fā)展，企業(yè)差旅數(shù)字化已經(jīng)成為了一個趨勢。為了更好地管理和控制差旅費用，越來越多的企業(yè)開始選擇TMC（Travel Management Company）來實現(xiàn)企業(yè)差旅數(shù)字化，員工免墊資免貼票，企業(yè)也能相對直觀地看到差旅的費用和成本。

在攜程商旅發(fā)布的《2022-2023商旅管理市場白皮書》中，企業(yè)差旅成本分為隱形和顯性成本，建立了一個差旅成本的“冰山模型”，在水面下的成本和風(fēng)險是隱藏在很多企業(yè)員工高頻的出差行為中的。

在使用TMC的過程中，相當(dāng)一部分企業(yè)通常會選擇月結(jié)的方式來進行結(jié)算?！霸陆Y(jié)”是什么呢？一般來說，很多企業(yè)選擇TMC，會傾向于申請讓TMC先墊付企業(yè)員工的差旅費用，在次月（一般是次月15號前，“30+15”）企業(yè)會統(tǒng)一和TMC進行上月差旅費用的訂單核算、發(fā)票收取，以及最后的費用結(jié)算的過程，企業(yè)能通過這種靈活的賬期，獲取更多靈活的現(xiàn)金流，TMC也可以基于消費收取一定比例授信服務(wù)費，這是企業(yè)差旅月結(jié)背后的商業(yè)邏輯。

那么作為企業(yè)的行政和財務(wù)，企業(yè)使用TMC月結(jié)是否存在一些潛在問題和“坑”點呢？

答案是，有。

首先，我們可以先來看看分工。使用TMC的過程中，企業(yè)的行政和財務(wù)部門都扮演著重要的角色。行政部門負(fù)責(zé)與TMC溝通，協(xié)調(diào)差旅預(yù)訂和行程安排等工作，作為和TMC直接溝通的“對接人”，需要處理員工遇到的高頻、瑣碎的產(chǎn)品使用和體驗問題；財務(wù)部門則負(fù)責(zé)與TMC進行結(jié)算和報銷等工作，包括訂單確認(rèn)、結(jié)算、發(fā)票處理、支付、入賬和分析。然而，在這個過程中，行政和財務(wù)部門都會遇到一些問題。

對于行政部門而言，他們需要與TMC進行充分的溝通和協(xié)調(diào)，以確保員工的差旅需求得到滿足。但是，在實際操作中，由于行程變更或者預(yù)訂問題、產(chǎn)品使用bug、供應(yīng)鏈資源（價格/履約）等原因，行政部門作為收口人，需要及時處理，快速反饋，避免員工的差旅受到影響，行政部門更多作為“服務(wù)看門人”。

對于負(fù)責(zé)結(jié)算和入賬的財務(wù)部門而言，企業(yè)差旅費用月結(jié)更可能會出一些問題。

第一，企業(yè)差旅費用的成本結(jié)算后置帶來的預(yù)算“難管控”。不論是之前傳統(tǒng)的員工出差墊資報銷，還是現(xiàn)有的TMC月結(jié)的方式，企業(yè)對費用的管控程度加強了，但遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。

企業(yè)差旅數(shù)字化的核心是降本，這里的降本不應(yīng)僅僅停留于“基于差旅場景的管控”，而需要和預(yù)算實現(xiàn)打通。舉個例子，差旅場景的管控常見的有【機票-經(jīng)濟艙，不能坐商務(wù)艙】，【火車-二等座，不能坐頭等座】等等，這種脫離于全面預(yù)算的粗顆粒度管控不夠，財務(wù)同學(xué)到后來會發(fā)現(xiàn)，差旅成本依舊降不下來。

第二，TMC月結(jié)和收費模式不透明。很多TMC的收費是基于消費量來收費的，比如基于飛機行程單、酒店間夜數(shù)等可變指標(biāo)，看似單價不貴，且高頻出差后的費用非常隱形，大部分企業(yè)后知后覺，錢付過去后才發(fā)現(xiàn)“哦原來我今年付給TMC這么多錢”，這也是很多財務(wù)管理者需要關(guān)注的TMC模式的點。

綜上，企業(yè)差旅數(shù)字化的落腳點最終還是需要歸到降本上來，TMC的服務(wù)和收費模式相對不透明、后置且高度不可控，企業(yè)需要帶著放大鏡關(guān)注這些隱形成本。

那么，這個問題可解嗎？

剛剛發(fā)布不久的《2022-2023一體化企業(yè)支出管理報告》提到：從預(yù)算編制到執(zhí)行過程中，企業(yè)需要全面提升對預(yù)算管理的管控能力，也要更精細(xì)。傳統(tǒng)的粗顆粒度預(yù)算管控方式，即企業(yè)憑經(jīng)驗拍腦袋做出預(yù)算決策的方式，正在被越來越多企業(yè)摒棄。在走訪調(diào)研中不難看出， 即使行業(yè)不同，目前已有 3/4 的企業(yè)上線預(yù)算管控工具，其中的 1/4 企業(yè)關(guān)注費用預(yù)算的釋放與管理。 在管理能力方面，企業(yè)對預(yù)算管控精細(xì)化提出了更高要求。近 50% 的企業(yè)表示，已有的費用預(yù)算管理 工具存在編制太粗，不能多維度建模的問題；32% 表示工具缺乏多維度、細(xì)顆粒度的預(yù)算分析；而有 32% 的企業(yè)需要及時預(yù)算執(zhí)行預(yù)警等功能。

對任何一家企業(yè)而言，追求的都是“更多的利潤”，成本管控只是提升利潤的一種手段。企業(yè)用更多更嚴(yán)格的管理規(guī)則去約束行為，卻往往是寫了一堆卻束之高閣，不能落地于實際消費過程中。企業(yè)支出管理模式 應(yīng)更強調(diào)企業(yè)消費規(guī)則約束與員工實際行為的時刻同頻。 通過在分貝通平臺開展費用支出方面的降本動作不難看出，企業(yè)更傾向通過多元場景的聚合管理方式， 讓完整的降本手段能真正深入消費環(huán)節(jié)，在省錢的同時也為降低合規(guī)風(fēng)險提供有效把控。