企業(yè)差旅使用TMC月結(jié)需要注意什么？

隨著科技的不斷發(fā)展，企業(yè)差旅數(shù)字化已經(jīng)成為了一個(gè)趨勢(shì)。為了更好地管理和控制差旅費(fèi)用，越來(lái)越多的企業(yè)開(kāi)始選擇TMC（Travel Management Company）來(lái)實(shí)現(xiàn)企業(yè)差旅數(shù)字化，員工免墊資免貼票，企業(yè)也能相對(duì)直觀(guān)地看到差旅的費(fèi)用和成本。

在攜程商旅發(fā)布的《2022-2023商旅管理市場(chǎng)白皮書(shū)》中，企業(yè)差旅成本分為隱形和顯性成本，建立了一個(gè)差旅成本的“冰山模型”，在水面下的成本和風(fēng)險(xiǎn)是隱藏在很多企業(yè)員工高頻的出差行為中的。

在使用TMC的過(guò)程中，相當(dāng)一部分企業(yè)通常會(huì)選擇月結(jié)的方式來(lái)進(jìn)行結(jié)算?！霸陆Y(jié)”是什么呢？一般來(lái)說(shuō)，很多企業(yè)選擇TMC，會(huì)傾向于申請(qǐng)讓TMC先墊付企業(yè)員工的差旅費(fèi)用，在次月（一般是次月15號(hào)前，“30+15”）企業(yè)會(huì)統(tǒng)一和TMC進(jìn)行上月差旅費(fèi)用的訂單核算、發(fā)票收取，以及最后的費(fèi)用結(jié)算的過(guò)程，企業(yè)能通過(guò)這種靈活的賬期，獲取更多靈活的現(xiàn)金流，TMC也可以基于消費(fèi)收取一定比例授信服務(wù)費(fèi)，這是企業(yè)差旅月結(jié)背后的商業(yè)邏輯。

那么作為企業(yè)的行政和財(cái)務(wù)，企業(yè)使用TMC月結(jié)是否存在一些潛在問(wèn)題和“坑”點(diǎn)呢？

答案是，有。

首先，我們可以先來(lái)看看分工。使用TMC的過(guò)程中，企業(yè)的行政和財(cái)務(wù)部門(mén)都扮演著重要的角色。行政部門(mén)負(fù)責(zé)與TMC溝通，協(xié)調(diào)差旅預(yù)訂和行程安排等工作，作為和TMC直接溝通的“對(duì)接人”，需要處理員工遇到的高頻、瑣碎的產(chǎn)品使用和體驗(yàn)問(wèn)題；財(cái)務(wù)部門(mén)則負(fù)責(zé)與TMC進(jìn)行結(jié)算和報(bào)銷(xiāo)等工作，包括訂單確認(rèn)、結(jié)算、發(fā)票處理、支付、入賬和分析。然而，在這個(gè)過(guò)程中，行政和財(cái)務(wù)部門(mén)都會(huì)遇到一些問(wèn)題。

對(duì)于行政部門(mén)而言，他們需要與TMC進(jìn)行充分的溝通和協(xié)調(diào)，以確保員工的差旅需求得到滿(mǎn)足。但是，在實(shí)際操作中，由于行程變更或者預(yù)訂問(wèn)題、產(chǎn)品使用bug、供應(yīng)鏈資源（價(jià)格/履約）等原因，行政部門(mén)作為收口人，需要及時(shí)處理，快速反饋，避免員工的差旅受到影響，行政部門(mén)更多作為“服務(wù)看門(mén)人”。

對(duì)于負(fù)責(zé)結(jié)算和入賬的財(cái)務(wù)部門(mén)而言，企業(yè)差旅費(fèi)用月結(jié)更可能會(huì)出一些問(wèn)題。

第一，企業(yè)差旅費(fèi)用的成本結(jié)算后置帶來(lái)的預(yù)算“難管控”。不論是之前傳統(tǒng)的員工出差墊資報(bào)銷(xiāo)，還是現(xiàn)有的TMC月結(jié)的方式，企業(yè)對(duì)費(fèi)用的管控程度加強(qiáng)了，但遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。

企業(yè)差旅數(shù)字化的核心是降本，這里的降本不應(yīng)僅僅停留于“基于差旅場(chǎng)景的管控”，而需要和預(yù)算實(shí)現(xiàn)打通。舉個(gè)例子，差旅場(chǎng)景的管控常見(jiàn)的有【機(jī)票-經(jīng)濟(jì)艙，不能坐商務(wù)艙】，【火車(chē)-二等座，不能坐頭等座】等等，這種脫離于全面預(yù)算的粗顆粒度管控不夠，財(cái)務(wù)同學(xué)到后來(lái)會(huì)發(fā)現(xiàn)，差旅成本依舊降不下來(lái)。

第二，TMC月結(jié)和收費(fèi)模式不透明。很多TMC的收費(fèi)是基于消費(fèi)量來(lái)收費(fèi)的，比如基于飛機(jī)行程單、酒店間夜數(shù)等可變指標(biāo)，看似單價(jià)不貴，且高頻出差后的費(fèi)用非常隱形，大部分企業(yè)后知后覺(jué)，錢(qián)付過(guò)去后才發(fā)現(xiàn)“哦原來(lái)我今年付給TMC這么多錢(qián)”，這也是很多財(cái)務(wù)管理者需要關(guān)注的TMC模式的點(diǎn)。

綜上，企業(yè)差旅數(shù)字化的落腳點(diǎn)最終還是需要?dú)w到降本上來(lái)，TMC的服務(wù)和收費(fèi)模式相對(duì)不透明、后置且高度不可控，企業(yè)需要帶著放大鏡關(guān)注這些隱形成本。

那么，這個(gè)問(wèn)題可解嗎？

剛剛發(fā)布不久的《2022-2023一體化企業(yè)支出管理報(bào)告》提到：從預(yù)算編制到執(zhí)行過(guò)程中，企業(yè)需要全面提升對(duì)預(yù)算管理的管控能力，也要更精細(xì)。傳統(tǒng)的粗顆粒度預(yù)算管控方式，即企業(yè)憑經(jīng)驗(yàn)拍腦袋做出預(yù)算決策的方式，正在被越來(lái)越多企業(yè)摒棄。在走訪(fǎng)調(diào)研中不難看出， 即使行業(yè)不同，目前已有 3/4 的企業(yè)上線(xiàn)預(yù)算管控工具，其中的 1/4 企業(yè)關(guān)注費(fèi)用預(yù)算的釋放與管理。 在管理能力方面，企業(yè)對(duì)預(yù)算管控精細(xì)化提出了更高要求。近 50% 的企業(yè)表示，已有的費(fèi)用預(yù)算管理 工具存在編制太粗，不能多維度建模的問(wèn)題；32% 表示工具缺乏多維度、細(xì)顆粒度的預(yù)算分析；而有 32% 的企業(yè)需要及時(shí)預(yù)算執(zhí)行預(yù)警等功能。

對(duì)任何一家企業(yè)而言，追求的都是“更多的利潤(rùn)”，成本管控只是提升利潤(rùn)的一種手段。企業(yè)用更多更嚴(yán)格的管理規(guī)則去約束行為，卻往往是寫(xiě)了一堆卻束之高閣，不能落地于實(shí)際消費(fèi)過(guò)程中。企業(yè)支出管理模式 應(yīng)更強(qiáng)調(diào)企業(yè)消費(fèi)規(guī)則約束與員工實(shí)際行為的時(shí)刻同頻。 通過(guò)在分貝通平臺(tái)開(kāi)展費(fèi)用支出方面的降本動(dòng)作不難看出，企業(yè)更傾向通過(guò)多元場(chǎng)景的聚合管理方式， 讓完整的降本手段能真正深入消費(fèi)環(huán)節(jié)，在省錢(qián)的同時(shí)也為降低合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)提供有效把控。