內(nèi)控規(guī)則怎么制定？如何落實？

最近，一則消息在財務(wù)圈引起不小的討論。國內(nèi)某知名飲品品牌的老板在無意間發(fā)現(xiàn)，去年公司每月僅快遞的支出就高達近80萬，責(zé)令細查后，居然還發(fā)現(xiàn)20筆名目為同城合同即送，但單筆快遞費高達近200元的支出。
年初，各行業(yè)企業(yè)均表示降本增效依然是公司的重要戰(zhàn)略之一。而費用支出看似是“企業(yè)小錢”，卻積沙成塔，分分鐘造成了大浪費。那么，企業(yè)內(nèi)控規(guī)則怎么制定，如何落實？記住一句話：規(guī)則制定要“因場景制宜”，規(guī)則落地則要“時刻把握”。

內(nèi)控規(guī)則制定：以降本為目標，因場景制宜

降本壓力下，企業(yè)的精細化管理由被動轉(zhuǎn)為主動，企業(yè)內(nèi)控方面則表現(xiàn)為“規(guī)則更多、管的更嚴”。這一點的突出表現(xiàn)為因公消費規(guī)則覆蓋的場景更全面、規(guī)則也更多。《2022-2023年企業(yè)支出管理報告》顯示，企業(yè)在機票、酒店、火車、用車場景中均加強內(nèi)控規(guī)則約束，加碼管控。

比如，機票場景下控制支出的最有效結(jié)果便是嚴控機票預(yù)定折扣。多數(shù)企業(yè)首選通過提前機票預(yù)定天數(shù)。數(shù)據(jù)發(fā)現(xiàn)，有28%的企業(yè)通過提前機票預(yù)定天數(shù)管控支出，占比最大。

機票價格通常在出行前2日開始提價。一般出行當(dāng)天預(yù)訂機票的平均折扣率為0.59，提前一天為0.54，提前兩天為0.51，只有提前三天或者以上，折扣率才會逐漸降到0.4左右。

其次是起飛時段限制（15%）、最低價實時展示（14%）也是企業(yè)控制機票折扣率的高頻手段。

報告調(diào)研走訪發(fā)現(xiàn)，軟件SaaS行業(yè)中，有1/3通過控制折扣率降低機票費用支出。2021年，一家財稅SaaS企業(yè)有80%的機票提前兩日預(yù)訂，85%的機票僅提前一日預(yù)訂，機票折扣率基本為0.8-0.9，全年僅機票支出就有近500萬元。2022年，這家企業(yè)通過管控員工提前3日完成機票預(yù)訂，實現(xiàn)9,000+張機票的平均預(yù)訂折扣降至0.45，全年節(jié)省費用25%。

比如酒店場景中，近半數(shù)企業(yè)選擇通過每晚房費限制（41%）控制間夜價，其他方式主要為提升雙人同住率（20%）、開啟節(jié)省獎勵（16%）、酒店托管（11%）、限制預(yù)定天數(shù)（10%）等方式。

其實，當(dāng)遭遇經(jīng)營挑戰(zhàn)時，多數(shù)企業(yè)穩(wěn)定現(xiàn)金流和保住利潤的關(guān)鍵，并非是一味的壓縮成本，而是對企業(yè)內(nèi)控管理、費用支出先下手為強。雖然包括差旅費、培訓(xùn)費、市場費、研發(fā)費等費用的管理，都隱藏著很多公司省錢技巧。比如看似不起眼的幾千塊機票、酒店差旅支出，也能給公司帶來每年超百萬的差旅費用節(jié)省。

內(nèi)控規(guī)則落實：與其事后發(fā)作，不如時刻把握

其實這類內(nèi)控合規(guī)的事兒，哪家沒有糊涂賬？內(nèi)控管理總被理解為是“老板拍板”。這是由于從規(guī)則制定、下發(fā)、執(zhí)行全流程普遍是“黑匣子”式的，財務(wù)沒有抓手，沒有具體的數(shù)據(jù)參考，預(yù)算、規(guī)則的編訂也只能是延續(xù)或參考別的公司調(diào)整。如果從機票、酒店、車費、餐費，每筆都得財務(wù)來審批，根本忙不過來。因此能把每一個細致入微的規(guī)則嵌入在每筆消費前，在一個平臺落實所有因公消費場景的規(guī)則，排查合規(guī)問題不再事后諸葛亮，自然省心又省時。

在消費規(guī)則配置方面，分貝通能夠幫助企業(yè)制訂兼具精細化和定制化的消費規(guī)則，從多個維度落到實處，以機票和用車場景為例。

由于嚴重依賴銷售打單，一家藥企僅銷售部機票支出便能達到每月平均幾十萬的水平，財務(wù)還無法找出控制開支的關(guān)鍵點，此項開支的合理化勢在必行。后來通過上線分貝通，銷售部在分貝通App進行機票預(yù)訂，同時財務(wù)在分貝通Web管理端的“艙位限制”、“機票價格/折扣限制”、“提前預(yù)訂天數(shù)限制”等維度更精細化的管理，讓銷售在預(yù)訂機票時，必須“照章消費”，支出自然更有譜。

同樣是藥企，另一家公司財務(wù)通過分貝通事前管控的方式也實現(xiàn)了“降本增效”。由于該公司已經(jīng)提前配置好了相關(guān)規(guī)則：“用車出發(fā)地點為公司地址”，“用車使用時間為早9點到晚6點”，“不支持跨城打車”的限制，所有員工都在規(guī)則范圍內(nèi)打車，財務(wù)非常省心；更為方便的是，由于所有員工都在分貝通App端消費，所有消費訂單數(shù)據(jù)都會沉淀到管理后臺，財務(wù)可實時查看訂單狀態(tài)，每一筆支出都變得透明，有效提升了商務(wù)用車的管理效率。

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