內(nèi)控規(guī)則怎么制定？如何落實(shí)？

最近，一則消息在財(cái)務(wù)圈引起不小的討論。國內(nèi)某知名飲品品牌的老板在無意間發(fā)現(xiàn)，去年公司每月僅快遞的支出就高達(dá)近80萬，責(zé)令細(xì)查后，居然還發(fā)現(xiàn)20筆名目為同城合同即送，但單筆快遞費(fèi)高達(dá)近200元的支出。
年初，各行業(yè)企業(yè)均表示降本增效依然是公司的重要戰(zhàn)略之一。而費(fèi)用支出看似是“企業(yè)小錢”，卻積沙成塔，分分鐘造成了大浪費(fèi)。那么，企業(yè)內(nèi)控規(guī)則怎么制定，如何落實(shí)？記住一句話：規(guī)則制定要“因場景制宜”，規(guī)則落地則要“時刻把握”。

內(nèi)控規(guī)則制定：以降本為目標(biāo)，因場景制宜

降本壓力下，企業(yè)的精細(xì)化管理由被動轉(zhuǎn)為主動，企業(yè)內(nèi)控方面則表現(xiàn)為“規(guī)則更多、管的更嚴(yán)”。這一點(diǎn)的突出表現(xiàn)為因公消費(fèi)規(guī)則覆蓋的場景更全面、規(guī)則也更多。《2022-2023年企業(yè)支出管理報告》顯示，企業(yè)在機(jī)票、酒店、火車、用車場景中均加強(qiáng)內(nèi)控規(guī)則約束，加碼管控。

比如，機(jī)票場景下控制支出的最有效結(jié)果便是嚴(yán)控機(jī)票預(yù)定折扣。多數(shù)企業(yè)首選通過提前機(jī)票預(yù)定天數(shù)。數(shù)據(jù)發(fā)現(xiàn)，有28%的企業(yè)通過提前機(jī)票預(yù)定天數(shù)管控支出，占比最大。

機(jī)票價格通常在出行前2日開始提價。一般出行當(dāng)天預(yù)訂機(jī)票的平均折扣率為0.59，提前一天為0.54，提前兩天為0.51，只有提前三天或者以上，折扣率才會逐漸降到0.4左右。

其次是起飛時段限制（15%）、最低價實(shí)時展示（14%）也是企業(yè)控制機(jī)票折扣率的高頻手段。

報告調(diào)研走訪發(fā)現(xiàn)，軟件SaaS行業(yè)中，有1/3通過控制折扣率降低機(jī)票費(fèi)用支出。2021年，一家財(cái)稅SaaS企業(yè)有80%的機(jī)票提前兩日預(yù)訂，85%的機(jī)票僅提前一日預(yù)訂，機(jī)票折扣率基本為0.8-0.9，全年僅機(jī)票支出就有近500萬元。2022年，這家企業(yè)通過管控員工提前3日完成機(jī)票預(yù)訂，實(shí)現(xiàn)9,000+張機(jī)票的平均預(yù)訂折扣降至0.45，全年節(jié)省費(fèi)用25%。

比如酒店場景中，近半數(shù)企業(yè)選擇通過每晚房費(fèi)限制（41%）控制間夜價，其他方式主要為提升雙人同住率（20%）、開啟節(jié)省獎勵（16%）、酒店托管（11%）、限制預(yù)定天數(shù)（10%）等方式。

其實(shí)，當(dāng)遭遇經(jīng)營挑戰(zhàn)時，多數(shù)企業(yè)穩(wěn)定現(xiàn)金流和保住利潤的關(guān)鍵，并非是一味的壓縮成本，而是對企業(yè)內(nèi)控管理、費(fèi)用支出先下手為強(qiáng)。雖然包括差旅費(fèi)、培訓(xùn)費(fèi)、市場費(fèi)、研發(fā)費(fèi)等費(fèi)用的管理，都隱藏著很多公司省錢技巧。比如看似不起眼的幾千塊機(jī)票、酒店差旅支出，也能給公司帶來每年超百萬的差旅費(fèi)用節(jié)省。

內(nèi)控規(guī)則落實(shí)：與其事后發(fā)作，不如時刻把握

其實(shí)這類內(nèi)控合規(guī)的事兒，哪家沒有糊涂賬？內(nèi)控管理總被理解為是“老板拍板”。這是由于從規(guī)則制定、下發(fā)、執(zhí)行全流程普遍是“黑匣子”式的，財(cái)務(wù)沒有抓手，沒有具體的數(shù)據(jù)參考，預(yù)算、規(guī)則的編訂也只能是延續(xù)或參考別的公司調(diào)整。如果從機(jī)票、酒店、車費(fèi)、餐費(fèi)，每筆都得財(cái)務(wù)來審批，根本忙不過來。因此能把每一個細(xì)致入微的規(guī)則嵌入在每筆消費(fèi)前，在一個平臺落實(shí)所有因公消費(fèi)場景的規(guī)則，排查合規(guī)問題不再事后諸葛亮，自然省心又省時。

在消費(fèi)規(guī)則配置方面，分貝通能夠幫助企業(yè)制訂兼具精細(xì)化和定制化的消費(fèi)規(guī)則，從多個維度落到實(shí)處，以機(jī)票和用車場景為例。

由于嚴(yán)重依賴銷售打單，一家藥企僅銷售部機(jī)票支出便能達(dá)到每月平均幾十萬的水平，財(cái)務(wù)還無法找出控制開支的關(guān)鍵點(diǎn)，此項(xiàng)開支的合理化勢在必行。后來通過上線分貝通，銷售部在分貝通App進(jìn)行機(jī)票預(yù)訂，同時財(cái)務(wù)在分貝通Web管理端的“艙位限制”、“機(jī)票價格/折扣限制”、“提前預(yù)訂天數(shù)限制”等維度更精細(xì)化的管理，讓銷售在預(yù)訂機(jī)票時，必須“照章消費(fèi)”，支出自然更有譜。

同樣是藥企，另一家公司財(cái)務(wù)通過分貝通事前管控的方式也實(shí)現(xiàn)了“降本增效”。由于該公司已經(jīng)提前配置好了相關(guān)規(guī)則：“用車出發(fā)地點(diǎn)為公司地址”，“用車使用時間為早9點(diǎn)到晚6點(diǎn)”，“不支持跨城打車”的限制，所有員工都在規(guī)則范圍內(nèi)打車，財(cái)務(wù)非常省心；更為方便的是，由于所有員工都在分貝通App端消費(fèi)，所有消費(fèi)訂單數(shù)據(jù)都會沉淀到管理后臺，財(cái)務(wù)可實(shí)時查看訂單狀態(tài)，每一筆支出都變得透明，有效提升了商務(wù)用車的管理效率。

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