時刻把握！2023年企業(yè)內(nèi)控管理得這么干

最近，一則消息在財務(wù)圈引起不小的討論。

國內(nèi)某知名飲品品牌的老板在無意間發(fā)現(xiàn)，去年公司每月僅快遞的支出就高達(dá)近80萬，責(zé)令細(xì)查后，居然還發(fā)現(xiàn)20筆名目為同城合同即送，但單筆快遞費高達(dá)近200元的支出。

年初，各行業(yè)企業(yè)均表示降本增效依然是公司的重要戰(zhàn)略之一。而費用支出看似是“企業(yè)小錢”，卻積沙成塔，分分鐘造成了大浪費。那么，2023年內(nèi)控合規(guī)可以怎么做？從預(yù)算執(zhí)行、報銷合規(guī)到行為分析，記住一句話，與其事后發(fā)作，不如時刻把握。

01

規(guī)則「事前」落地

合規(guī)監(jiān)察時刻把握?

其實這類內(nèi)控合規(guī)的事兒，哪家沒有糊涂賬？內(nèi)控管理總被理解為是“老板拍板”。這是由于從規(guī)則制定、下發(fā)、執(zhí)行全流程普遍是“黑匣子”式的，財務(wù)沒有抓手，沒有具體的數(shù)據(jù)參考，預(yù)算、規(guī)則的編訂也只能是延續(xù)或參考別的公司調(diào)整。

預(yù)算沒超并不代表差標(biāo)沒超。假如2人出差去上海半個月，差旅費預(yù)算是10000元，回來報銷9900元，總預(yù)算在范圍內(nèi)，但酒店上海住宿的標(biāo)準(zhǔn)是550元／晚，兩人選了650元／晚，且還是單住，這也是超標(biāo)。在沒有設(shè)置不同部門、不同職位等級和是否雙人同住的情況下，如果按平均每次住宿浪費200元，一家中型企業(yè)至少每年多花費2百萬在酒店上。

 

如果從機(jī)票、酒店、車費、餐費，每筆都得財務(wù)來審批，根本忙不過來。因此能把每一個細(xì)致入微的規(guī)則嵌入在每筆消費前，在一個平臺落實所有因公消費場景的規(guī)則，排查合規(guī)問題不再事后諸葛亮，自然省心又省時。

 

02

預(yù)算「精細(xì)」管控

業(yè)務(wù)行為時刻把握

通過預(yù)算提前規(guī)劃成本，本身是企業(yè)常規(guī)動作。但之前預(yù)算超支的定義是粗線條的，比如只要月度或季度的預(yù)算在合理范圍內(nèi)就好。

費用類預(yù)算管理不應(yīng)該只看效率或效果的提升，更重要的其實是過程指標(biāo)的不斷達(dá)成。因為預(yù)算管理的本質(zhì)是管理計劃與實際支出間的關(guān)系。

可對于很多企業(yè)來說，員工費用支付的方式日趨多樣，且均由不同系統(tǒng)管理，這些系統(tǒng)也并未打通，導(dǎo)致企業(yè)的費用支出流程不透明、數(shù)據(jù)相互割裂。而財務(wù)僅通過事后費控的這一傳統(tǒng)模式，卻往往推著企業(yè)走向“預(yù)算超支”的陷阱中。

相比于以往的粗顆粒度的預(yù)算管理， 企業(yè)更需要通過一個平臺實現(xiàn)從預(yù)算編制、預(yù)算執(zhí)行到預(yù)算監(jiān)控的嚴(yán)格落地。比如，預(yù)算編制，管理員可對預(yù)算周期（月、季、半年、年等）、對象（部門、項目、個人、等）、預(yù)算轉(zhuǎn)結(jié)和預(yù)算拆解方式進(jìn)行預(yù)算建模，通過專項、專人等自定義維度建模，實現(xiàn)精細(xì)化的預(yù)算編制。

 

以某大型消費企業(yè)公司為例，通過分貝通進(jìn)行全場景的預(yù)算規(guī)則配置，精細(xì)到飛機(jī)、火車票等商旅消費、月度餐補(bǔ)、打車補(bǔ)貼等補(bǔ)助福利、備用金借款、對公付款、報銷等預(yù)算，并通過對比上月度/年度，以及市場價格趨勢進(jìn)行預(yù)算預(yù)判。如今，該企業(yè)在費用類的成本至少節(jié)約20%，也因為高效率的消費支出大大提升了人效。

03

數(shù)據(jù)「實時」分析

優(yōu)化建議時刻把握

很多時候，我們總認(rèn)為CFO最鐘愛各種數(shù)據(jù)報表，其實他們需要的是將零散、有效數(shù)據(jù)完整歸集后得到分析、得出輔助決策的結(jié)論。而這都100%依托數(shù)據(jù)的力量。

而當(dāng)前大部分企業(yè)還是從尾到頭的模式，即零散的費用數(shù)據(jù)通過員工事后報銷獲得，是一個非常零散化的狀態(tài)，同時支出款去向難溯源，難以拿到一手?jǐn)?shù)據(jù)，數(shù)據(jù)的賦能作用也沒有那么強(qiáng)。

全面開放后，多數(shù)企業(yè)可能會面對至少30%－50%的差旅支出增長。面對可預(yù)見的增長，企業(yè)更要利用好窗口期，指定合理的費用支出管理規(guī)則和流程，并通過連接屬性強(qiáng)，更加一體化的系統(tǒng)工具幫助目的達(dá)成，而這一定要做到真正需求到來之前。

比如通過一體化軟件工具，實現(xiàn)全面數(shù)據(jù)沉淀，可以得到用退改比率分析退改動作損失，找出重點部門和根本原因，找到行為原點，優(yōu)化行為；根據(jù)消費習(xí)慣和對企業(yè)節(jié)省做排名，揚(yáng)長避短，獎罰分明，還可以做損益分析；根據(jù)預(yù)定比率和票價折扣分析，找出合理的提前預(yù)定期間策略，優(yōu)化控制等等。

 

 

很多企業(yè)在做內(nèi)部管理的時候，本身天然很多流程就是相通的，這個流程實際上就是一體化的過程，即盡可能的在一套軟件里面實現(xiàn)完整鏈路的流程的跑通和對應(yīng)數(shù)據(jù)的沉淀和打通。因此，企業(yè)能夠?qū)崿F(xiàn)只要買一個產(chǎn)品就能實現(xiàn)數(shù)據(jù)集成和更好的實現(xiàn)內(nèi)部管理上提效的目的。

分貝通作為數(shù)字化的企業(yè)費用管理工具，打通了商務(wù)消費場景側(cè)的能力，把員工的消費跟費用管理進(jìn)行了一體化的整合，所以員工的各種場景的每一筆消費發(fā)生的時候，企業(yè)的財務(wù)管理者都可以在后臺看到動態(tài)的在線數(shù)據(jù)分析的報表。原來一些不在視線范圍內(nèi)的東西就會搬到財務(wù)的視線范圍內(nèi)。

今年在降本增效的背景下，不少企業(yè)都在通過分貝通尋找答案。分貝通作為一家專門做費用管理的公司，能通過沉淀下整體的數(shù)據(jù)，并給到企業(yè)一些更好的建議，以及幫助企業(yè)直接沉淀的數(shù)據(jù)，直接找出可以節(jié)省的空間。

一體化企業(yè)支出管理方式帶來的降本增效，分貝通等你來體驗。