差旅平臺的作用是什么？資深財務(wù)人告訴你重視這3點(diǎn)

財務(wù)A：采購一個差旅平臺也就是出差方便點(diǎn)，有啥用？

財務(wù)B：差旅平臺買了之后還是一樣，同事的打車、吃飯的票還是攢一大堆過來報。

財務(wù)C：用過差旅平臺，我們公司是一個個平臺接的，光下數(shù)據(jù)和對數(shù)據(jù)都折騰夠嗆，公司要這種系統(tǒng)反正不是幫財務(wù)干活的。

……如果你身邊的財務(wù)經(jīng)常這樣抱怨，那就too young too simple了！

差旅平臺的作用絕非只是簡簡單單的可以下單和消費(fèi)，只有資深財務(wù)人才知道，它的關(guān)鍵作用在于三點(diǎn)：干掉報銷、內(nèi)控管理和數(shù)據(jù)搜集。

干掉報銷 員工所有的消費(fèi)都在差旅平臺

在使用差旅平臺之前，基本上員工只能通過“老辦法”先自行墊資后報銷，還要把整理好的報銷統(tǒng)一寄給總部財務(wù)。在發(fā)展速度快的公司，基本每個月，財務(wù)團(tuán)隊(duì)管理員工報銷的專員都會收到上萬張的報銷單，收到后還得盡快進(jìn)行審核，不然就非常容易擠壓，如果遇到一些問題發(fā)票，還需要反復(fù)溝通再寄回，財務(wù)也很無奈。

而如果使用差旅平臺就會有明顯改善。因?yàn)椴盥闷脚_可以讓員工完成機(jī)票、酒店、火車、用車等多場景的高頻因公消費(fèi)，不用墊資，也就不用報銷了，所以財務(wù)只需要對接平臺就可以。據(jù)悉，目前市面上場景最全的平臺就有分貝通，包括了幾乎所有出差、采購、發(fā)福利、體檢等各種場景，非常方便。

內(nèi)控管理 員工消費(fèi)前設(shè)置審批流更合規(guī)

針對消費(fèi)管控的問題，很多公司的癥結(jié)所在是員工對企業(yè)差旅規(guī)則理解不一，預(yù)算意識弱。因此消費(fèi)常超支的情況也時有發(fā)生。通過差旅平臺事前設(shè)置審批規(guī)則，進(jìn)行管理的方式，就能幫助企業(yè)更多員工主動在平臺內(nèi)消費(fèi)，也不用費(fèi)心記住和理解差旅政策，直接下單會有提示，員工體驗(yàn)好的同時也符合公司規(guī)定。

事后管控的方式，員工支出的數(shù)據(jù)難免摻雜水分，再加上預(yù)算和支出的不均衡，用事后收集到的數(shù)據(jù)分析其實(shí)沒有任何意義。申請和管控之間如果沒有關(guān)聯(lián)，哪里預(yù)算需要調(diào)整，哪里更有節(jié)省空間，公司也沒辦法明確。而資深的財務(wù)就能夠應(yīng)用差旅平臺規(guī)避這一點(diǎn)，因?yàn)樗械南M(fèi)財務(wù)都能夠查看，所以很輕易就能發(fā)現(xiàn)問題。同時因?yàn)槭虑耙约坝袑徟芸?，所以不太可能出現(xiàn)不符合規(guī)定的情況發(fā)生。

數(shù)據(jù)搜集 平臺統(tǒng)一查看和調(diào)取員工消費(fèi)情況

通過差旅平臺提供的覆蓋機(jī)票、酒店、火車等商務(wù)消費(fèi)場景的覆蓋，以及費(fèi)用報銷模塊，我們驚喜地發(fā)現(xiàn)，員工越來越多的消費(fèi)數(shù)據(jù)沉淀在分貝通系統(tǒng)內(nèi)。

所以，當(dāng)很多財務(wù)還在抱怨根本無法獲得全部的費(fèi)用數(shù)據(jù)，沒有抓手時，資深的財務(wù)早就在用差旅平臺直接下載了。通過平臺記錄的好處還在于真實(shí)、實(shí)時，不會因?yàn)閱T工報銷時間早晚而被限制，因此很好的做分析，還能幫公司制定比較合理的差標(biāo)等。

 

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