從落實(shí)差旅管控規(guī)則做起，公司降本增效這么做就對(duì)了！

2023開(kāi)年，隨著旅游業(yè)迅速回暖，讓其他行業(yè)企業(yè)對(duì)今年產(chǎn)生了更多期待。不過(guò)，在2022年“降本增效”的顯著效果下，很難有公司能忍住因?yàn)榻M織效能提升帶來(lái)的成本節(jié)約而停下腳步。本文將通過(guò)一些大廠的實(shí)操經(jīng)驗(yàn)，為大家提供一份藥到病除的降本增效良方。

降本增效良方一：落實(shí)商旅規(guī)則省百萬(wàn)

某老牌制造公司的財(cái)務(wù)發(fā)現(xiàn)，自從把所有的差旅、采購(gòu)的審批和規(guī)則都前置到一個(gè)平臺(tái)進(jìn)行管理之后，公司的費(fèi)用支出同比竟然減少了500萬(wàn)之多，降本增效的成果顯著。
而省錢的秘訣就藏在一些小小的細(xì)節(jié)中，比如，飛機(jī)預(yù)訂的管控。

商旅行業(yè)有個(gè)公認(rèn)的數(shù)據(jù)，即訂機(jī)票最優(yōu)的價(jià)格是提前3天預(yù)訂，且越接近起飛時(shí)間價(jià)格越高。因此，這家公司設(shè)置員工需要提前3天預(yù)訂機(jī)票的規(guī)則，一年下來(lái)竟省下幾百萬(wàn)的費(fèi)用；再比如酒店規(guī)則的管控，過(guò)去這家公司是放任員工隨意預(yù)訂酒店的。而自從配置了雙人同住、不同線級(jí)城市區(qū)別化差標(biāo)等規(guī)則設(shè)置后，也節(jié)約了近百萬(wàn)元。

這家公司就很好的運(yùn)用了管控，將機(jī)票、酒店、用車、用車、辦公采購(gòu)、補(bǔ)助福利等支出，都通過(guò)一個(gè)平臺(tái)整合的方式進(jìn)行消費(fèi)管控和預(yù)算管理，用“管”的方式就能夠降本增效。

降本增效良方二：干掉報(bào)銷效率高

財(cái)務(wù)日常工作中一些不起眼的小操作正在浪費(fèi)時(shí)間。比如，一家中型零售企業(yè)僅報(bào)銷單據(jù)審核量高達(dá)3萬(wàn)6千張，需要耗費(fèi)一個(gè)財(cái)務(wù)至少150天工時(shí)。而在借助一些例如分貝通的管理軟件后，一些催同事們核銷、修改單據(jù)的工作，甚于數(shù)據(jù)分析報(bào)表由于一些數(shù)據(jù)源出錯(cuò)導(dǎo)致的來(lái)回刪改工作的隱形時(shí)間也大大減少，顯著實(shí)現(xiàn)了降本增效。

降本增效良方三：系統(tǒng)連接不再手工勞動(dòng)

由于信息不同步等原因，導(dǎo)致的低人效在過(guò)去并不被重視。比如傳統(tǒng)制造業(yè)的一家公司，由于組織架構(gòu)沒(méi)打通，員工離職信息不同步，經(jīng)常導(dǎo)致財(cái)務(wù)反復(fù)調(diào)整費(fèi)用報(bào)表；或者是由于財(cái)務(wù)系統(tǒng)的割裂，財(cái)務(wù)總要手工制單并導(dǎo)入財(cái)務(wù)系統(tǒng)等情況。這些情況其實(shí)正在造成財(cái)務(wù)人力的巨大浪費(fèi)。
比如，一家頭部的藥企，過(guò)去財(cái)務(wù)每個(gè)月至少手工憑證錄入3000張，按照憑錄入手工時(shí)間約2min/張的情況，年耗時(shí)至少是150天工時(shí)。而當(dāng)系統(tǒng)對(duì)接后，這個(gè)財(cái)務(wù)花在錄入憑證上的工作至少節(jié)約了90%。也因此，財(cái)務(wù)終于能夠徹底拋棄手工活。

基于以上的幾個(gè)方式，有大量財(cái)務(wù)發(fā)現(xiàn)，所有的管理、數(shù)據(jù)和信息聚合在一起后，不僅能夠優(yōu)化工作方式，還將形成財(cái)務(wù)工作全流程的效率提升閉環(huán)。例如開(kāi)篇描述的這家企業(yè)，通過(guò)分貝通一個(gè)平臺(tái)就實(shí)現(xiàn)了所有企業(yè)支出的規(guī)則管控、預(yù)算管控、費(fèi)控全流程的高效作業(yè)和業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)的聯(lián)通，帶來(lái)了直接與間接成本近數(shù)百萬(wàn)的節(jié)約。