從落實差旅管控規(guī)則做起，公司降本增效這么做就對了！

2023開年，隨著旅游業(yè)迅速回暖，讓其他行業(yè)企業(yè)對今年產(chǎn)生了更多期待。不過，在2022年“降本增效”的顯著效果下，很難有公司能忍住因為組織效能提升帶來的成本節(jié)約而停下腳步。本文將通過一些大廠的實操經(jīng)驗，為大家提供一份藥到病除的降本增效良方。

降本增效良方一：落實商旅規(guī)則省百萬

某老牌制造公司的財務發(fā)現(xiàn)，自從把所有的差旅、采購的審批和規(guī)則都前置到一個平臺進行管理之后，公司的費用支出同比竟然減少了500萬之多，降本增效的成果顯著。
而省錢的秘訣就藏在一些小小的細節(jié)中，比如，飛機預訂的管控。

商旅行業(yè)有個公認的數(shù)據(jù)，即訂機票最優(yōu)的價格是提前3天預訂，且越接近起飛時間價格越高。因此，這家公司設(shè)置員工需要提前3天預訂機票的規(guī)則，一年下來竟省下幾百萬的費用；再比如酒店規(guī)則的管控，過去這家公司是放任員工隨意預訂酒店的。而自從配置了雙人同住、不同線級城市區(qū)別化差標等規(guī)則設(shè)置后，也節(jié)約了近百萬元。

這家公司就很好的運用了管控，將機票、酒店、用車、用車、辦公采購、補助福利等支出，都通過一個平臺整合的方式進行消費管控和預算管理，用“管”的方式就能夠降本增效。

降本增效良方二：干掉報銷效率高

財務日常工作中一些不起眼的小操作正在浪費時間。比如，一家中型零售企業(yè)僅報銷單據(jù)審核量高達3萬6千張，需要耗費一個財務至少150天工時。而在借助一些例如分貝通的管理軟件后，一些催同事們核銷、修改單據(jù)的工作，甚于數(shù)據(jù)分析報表由于一些數(shù)據(jù)源出錯導致的來回刪改工作的隱形時間也大大減少，顯著實現(xiàn)了降本增效。

降本增效良方三：系統(tǒng)連接不再手工勞動

由于信息不同步等原因，導致的低人效在過去并不被重視。比如傳統(tǒng)制造業(yè)的一家公司，由于組織架構(gòu)沒打通，員工離職信息不同步，經(jīng)常導致財務反復調(diào)整費用報表；或者是由于財務系統(tǒng)的割裂，財務總要手工制單并導入財務系統(tǒng)等情況。這些情況其實正在造成財務人力的巨大浪費。
比如，一家頭部的藥企，過去財務每個月至少手工憑證錄入3000張，按照憑錄入手工時間約2min/張的情況，年耗時至少是150天工時。而當系統(tǒng)對接后，這個財務花在錄入憑證上的工作至少節(jié)約了90%。也因此，財務終于能夠徹底拋棄手工活。

基于以上的幾個方式，有大量財務發(fā)現(xiàn)，所有的管理、數(shù)據(jù)和信息聚合在一起后，不僅能夠優(yōu)化工作方式，還將形成財務工作全流程的效率提升閉環(huán)。例如開篇描述的這家企業(yè)，通過分貝通一個平臺就實現(xiàn)了所有企業(yè)支出的規(guī)則管控、預算管控、費控全流程的高效作業(yè)和業(yè)務、財務系統(tǒng)的聯(lián)通，帶來了直接與間接成本近數(shù)百萬的節(jié)約。