如何通過費用預(yù)算管理實現(xiàn)企業(yè)降本增效的目的？

年初制定的費用預(yù)算到了年底就超標？明明嚴格執(zhí)行預(yù)算為什么還很難避免超標現(xiàn)象？怎么才能實現(xiàn)費用管理降本增效呢？

其實核心原因在于，企業(yè)實際支出的費用往往是在事后報銷/核銷時才可以做精準統(tǒng)計，所以獲取真實數(shù)據(jù)時費用已發(fā)生且超標。尤其很多企業(yè)的費用預(yù)算還在通過Excel進行事后數(shù)據(jù)更新，分析全靠人工，數(shù)據(jù)的精準度和及時性都受到了影響。

因此，企業(yè)的費用預(yù)算管理需要應(yīng)用專業(yè)的管理工具，做到費用預(yù)算管理高效、實時、透明可視化的數(shù)據(jù)分析，看看以下五點優(yōu)化方向，是否和你的公司需求相匹配？

1.預(yù)算需要根據(jù)公司管控進行靈活編制，尤其是多主體的企業(yè)，預(yù)算管理要分多個緯度，編制起來十分復雜繁瑣的問題統(tǒng)統(tǒng)可以解決。

2.通過預(yù)算管理系統(tǒng)，可以實時的看到預(yù)算的執(zhí)行進度、情況，以防事后超標無法挽回等問題發(fā)生。

3.當企業(yè)需要對預(yù)算進行調(diào)整時，每一次的調(diào)整都能夠保留痕跡，方便事后核對追查。

4.在發(fā)生預(yù)算占比達到設(shè)定比例時，系統(tǒng)能夠第一時間發(fā)送消息提醒企業(yè)，及時獲知超標情況，及時采取措施。

5.需要提供高制作預(yù)算統(tǒng)計報表的能力，尤其是在年中、年末時的關(guān)鍵匯報節(jié)點時。

落地以上五點，企業(yè)不但能夠有效改變預(yù)算超標的現(xiàn)狀，同時還能節(jié)省更多費用成本。

以某SaaS企業(yè)為例，該企業(yè)2021年末按照自己需要的部門緯度將超預(yù)算的部門進行了數(shù)據(jù)導出，導出后發(fā)現(xiàn)市場部、銷售部、生態(tài)部、渠道部、品牌公關(guān)部是超標的Top5部門，均超過了50萬元，超規(guī)率均在10%以上。

2022年初開始考慮管控系統(tǒng)和軟件，選擇分貝通并開通了全面費用預(yù)算管理，重點進行了兩方面的管理調(diào)整：

  • 在員工進行費用申請的過程中，通過系統(tǒng)，企業(yè)對員工發(fā)起的申請金額先行預(yù)算占用，消費時直接扣除預(yù)算，避免了過去員工報銷時才發(fā)現(xiàn)的費用已超出預(yù)算問題，尤其是在短時間內(nèi)出現(xiàn)大量集中差旅或支付情況下，財務(wù)管理更加棘手。
  • 企業(yè)在預(yù)算使用進度數(shù)據(jù)中，有了系統(tǒng)實時統(tǒng)計，該企業(yè)及時、精準的發(fā)現(xiàn)了很多占比較高、金額較大的單據(jù)或發(fā)票，此類單據(jù)會對預(yù)算余額產(chǎn)生巨大影響，因此在發(fā)生前/發(fā)生中便立即進行再次核實或中止，第一時間避免了在費用發(fā)生后造成的預(yù)算超額問題。

通過以上兩個有效措施，讓企業(yè)過去存在的預(yù)算管理難點都得到了解決，一年時間過去，目前該企業(yè)較上一年度已累計減少了約500萬的超標費用。

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