如何通過費(fèi)用預(yù)算管理實(shí)現(xiàn)企業(yè)降本增效的目的？

年初制定的費(fèi)用預(yù)算到了年底就超標(biāo)？明明嚴(yán)格執(zhí)行預(yù)算為什么還很難避免超標(biāo)現(xiàn)象？怎么才能實(shí)現(xiàn)費(fèi)用管理降本增效呢？

其實(shí)核心原因在于，企業(yè)實(shí)際支出的費(fèi)用往往是在事后報(bào)銷/核銷時才可以做精準(zhǔn)統(tǒng)計(jì)，所以獲取真實(shí)數(shù)據(jù)時費(fèi)用已發(fā)生且超標(biāo)。尤其很多企業(yè)的費(fèi)用預(yù)算還在通過Excel進(jìn)行事后數(shù)據(jù)更新，分析全靠人工，數(shù)據(jù)的精準(zhǔn)度和及時性都受到了影響。

因此，企業(yè)的費(fèi)用預(yù)算管理需要應(yīng)用專業(yè)的管理工具，做到費(fèi)用預(yù)算管理高效、實(shí)時、透明可視化的數(shù)據(jù)分析，看看以下五點(diǎn)優(yōu)化方向，是否和你的公司需求相匹配？

1.預(yù)算需要根據(jù)公司管控進(jìn)行靈活編制，尤其是多主體的企業(yè)，預(yù)算管理要分多個緯度，編制起來十分復(fù)雜繁瑣的問題統(tǒng)統(tǒng)可以解決。

2.通過預(yù)算管理系統(tǒng)，可以實(shí)時的看到預(yù)算的執(zhí)行進(jìn)度、情況，以防事后超標(biāo)無法挽回等問題發(fā)生。

3.當(dāng)企業(yè)需要對預(yù)算進(jìn)行調(diào)整時，每一次的調(diào)整都能夠保留痕跡，方便事后核對追查。

4.在發(fā)生預(yù)算占比達(dá)到設(shè)定比例時，系統(tǒng)能夠第一時間發(fā)送消息提醒企業(yè)，及時獲知超標(biāo)情況，及時采取措施。

5.需要提供高制作預(yù)算統(tǒng)計(jì)報(bào)表的能力，尤其是在年中、年末時的關(guān)鍵匯報(bào)節(jié)點(diǎn)時。

落地以上五點(diǎn)，企業(yè)不但能夠有效改變預(yù)算超標(biāo)的現(xiàn)狀，同時還能節(jié)省更多費(fèi)用成本。

以某SaaS企業(yè)為例，該企業(yè)2021年末按照自己需要的部門緯度將超預(yù)算的部門進(jìn)行了數(shù)據(jù)導(dǎo)出，導(dǎo)出后發(fā)現(xiàn)市場部、銷售部、生態(tài)部、渠道部、品牌公關(guān)部是超標(biāo)的Top5部門，均超過了50萬元，超規(guī)率均在10%以上。

2022年初開始考慮管控系統(tǒng)和軟件，選擇分貝通并開通了全面費(fèi)用預(yù)算管理，重點(diǎn)進(jìn)行了兩方面的管理調(diào)整：

  • 在員工進(jìn)行費(fèi)用申請的過程中，通過系統(tǒng)，企業(yè)對員工發(fā)起的申請金額先行預(yù)算占用，消費(fèi)時直接扣除預(yù)算，避免了過去員工報(bào)銷時才發(fā)現(xiàn)的費(fèi)用已超出預(yù)算問題，尤其是在短時間內(nèi)出現(xiàn)大量集中差旅或支付情況下，財(cái)務(wù)管理更加棘手。
  • 企業(yè)在預(yù)算使用進(jìn)度數(shù)據(jù)中，有了系統(tǒng)實(shí)時統(tǒng)計(jì)，該企業(yè)及時、精準(zhǔn)的發(fā)現(xiàn)了很多占比較高、金額較大的單據(jù)或發(fā)票，此類單據(jù)會對預(yù)算余額產(chǎn)生巨大影響，因此在發(fā)生前/發(fā)生中便立即進(jìn)行再次核實(shí)或中止，第一時間避免了在費(fèi)用發(fā)生后造成的預(yù)算超額問題。

通過以上兩個有效措施，讓企業(yè)過去存在的預(yù)算管理難點(diǎn)都得到了解決，一年時間過去，目前該企業(yè)較上一年度已累計(jì)減少了約500萬的超標(biāo)費(fèi)用。

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