新零售企業(yè)財(cái)務(wù)數(shù)字化實(shí)踐與解析

40年來，中山某大型日化實(shí)業(yè)企業(yè)連續(xù)在行業(yè)產(chǎn)量、銷量和市場(chǎng)占有率方面保持遙遙領(lǐng)先，營收更持續(xù)倍數(shù)增長。這不僅有賴于業(yè)務(wù)的廣泛覆蓋，更離不開某大型新零售企業(yè)在二、三線城市卓越的市場(chǎng)滲透能力，這也正在讓越來越多產(chǎn)品進(jìn)入千百萬的尋常百姓家。

如今在這家企業(yè)，超400名渠道管理人員基本每個(gè)月2/3的時(shí)間都在外地進(jìn)行渠道拓展。近6種差旅費(fèi)類目、手動(dòng)審核近8000份報(bào)銷、上萬張發(fā)票…由于長期的事后管控模式，該企業(yè)財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)在面對(duì)每月繁重的票據(jù)審核時(shí)，經(jīng)常發(fā)現(xiàn)一些員工在酒店和用車等消費(fèi)行為中的“小動(dòng)作”但卻無濟(jì)于事。支出管理的不透明問題持續(xù)困擾該企業(yè)，如今該企業(yè)每個(gè)月都會(huì)產(chǎn)生超350萬的差旅支出，而整體費(fèi)用類支出已占據(jù)某大型新零售企業(yè)整體支出約15%-20%。

面對(duì)管理盲區(qū)，該企業(yè)的財(cái)務(wù)數(shù)字化實(shí)踐，十分值得借鑒。

01 出差時(shí)間長、酒店住宿頻

“夾帶私費(fèi)”瞞天過海？

在該企業(yè)，出差最頻繁的除了銷售，便是渠道拓展了。從普通渠道開發(fā)到終端特渠人員恨不得每個(gè)月25天都在出差進(jìn)行分管區(qū)域的渠道開發(fā)和談判，因此，經(jīng)常會(huì)產(chǎn)生較長時(shí)間的酒店住宿需求。久而久之，管理盲區(qū)難免產(chǎn)生。

一方面，該企業(yè)目前建立的酒店價(jià)格體系不透明，即使是集團(tuán)酒店，托管價(jià)格也存在不統(tǒng)一的情況。另一方面，差旅渠道拓展在長期出差過程中可能會(huì)更傾向去“經(jīng)常光顧”的當(dāng)?shù)鼐频?。這些酒店不僅能談到較低價(jià)格，符合差標(biāo)，在開票環(huán)節(jié)“較為靈活”，能為一些“職場(chǎng)老油條”的事后虛報(bào)提供便利。

事后虛報(bào)本質(zhì)還是員工對(duì)消費(fèi)的規(guī)則意識(shí)較弱。如何改善先消費(fèi)后管控的既有模式，同時(shí)進(jìn)一步提升酒店價(jià)格體系的透明度，是解決酒店支出高的關(guān)鍵突破口。

接觸過分貝通后，該企業(yè)發(fā)現(xiàn)員工只需在分貝通App一個(gè)平臺(tái)則可完成機(jī)票、酒店、火車、用車等多場(chǎng)景的高頻因公消費(fèi)，直接由企業(yè)支付?？膳渲玫氖虑肮芸匾?guī)則模式更能為企業(yè)提供精細(xì)化的管理維度，員工消費(fèi)時(shí)便可很自然地“照章辦事”。以酒店場(chǎng)景為例。

在規(guī)則設(shè)定方面，該企業(yè)可通過分貝通嚴(yán)格限定不同對(duì)象在酒店星級(jí)、價(jià)格、多人同住等方面的規(guī)則，同時(shí)支持設(shè)置不同線城市平均每晚房費(fèi)上限，讓規(guī)則配置更細(xì)化，也更靈活。

在資源及價(jià)格體系方面，分貝通便開始深耕企業(yè)商旅服務(wù)，目前已聚合了全國600多城市，92+萬家酒店，全面覆蓋高、中端及經(jīng)濟(jì)型品牌酒店，還能支持免費(fèi)協(xié)議托管、搭建自營直采、綁定攜程、華住會(huì)員可享更多C端個(gè)人會(huì)員價(jià)優(yōu)惠?；诖耍重愅蔀槟炒笮托铝闶燮髽I(yè)提供品牌多樣、價(jià)格體系透明的商旅酒店。此外，分貝通還支持酒店到店打卡能力，讓消費(fèi)行為更透明。

02 私車用車便出行更便“小動(dòng)作”

“里程補(bǔ)貼”隨心所欲？

支出不透明的問題還體現(xiàn)在私車公用方面?；诖髤^(qū)管理制度，該企業(yè)的銷售和渠道拓展人員基本只需省內(nèi)出差。由于目的地之間平均相距僅有60多公里，相比于乘坐飛機(jī)、火車出差的諸多麻煩，這些員工都更傾向于私車公用前往。但按地圖推薦路線計(jì)算里程，無法真實(shí)反映用車路線，里程記錄不準(zhǔn)確；無法配置用車范圍管控，也會(huì)為里程計(jì)算不透明埋下隱患。

行程信息和里程距離不透明等問題難解，導(dǎo)致該企業(yè)在私車公用方面的支出頗有問題。

如今通過使用分貝通，該企業(yè)在管理里程補(bǔ)貼方面更透明，財(cái)務(wù)下發(fā)里程補(bǔ)貼也更有據(jù)可依，也避免了和員工的無限拉扯。

利用分貝通，該企業(yè)可根據(jù)管理規(guī)則自定義設(shè)置私車公用的補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)、管控范圍等，并能為S6-S8不同等級(jí)員工配置不同規(guī)則。員工在出行導(dǎo)航的同時(shí)，同步記錄真實(shí)行駛軌跡，里程記錄完全精準(zhǔn)、透明。事后該企業(yè)的財(cái)務(wù)人員只需通過真實(shí)的里程記錄，便可查看用車情況，而系統(tǒng)可自動(dòng)核算里程補(bǔ)貼，并自動(dòng)發(fā)放私車公用分貝劵。

該企業(yè)的財(cái)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型直接改善了其支出管理不透明的困境。這不僅僅是讓業(yè)務(wù)人員和財(cái)務(wù)人員可以脫離報(bào)銷事務(wù)，更重要的是讓財(cái)務(wù)對(duì)員工的大部分支出行為都有掌控力。