財務人都知道嗎？你明明可以不審票也不出錯！招招搞定費用報銷

常常聽到來自財務朋友的審票苦惱，月月年年，周而復始。一生勤勉、活到老學到老的財務人，本該將寶貴的時間用于財務分析和自我提升，陷入瑣碎凌亂的票據(jù)審核，是每個財務人必經之痛，發(fā)現(xiàn)1毛錢對不上和發(fā)現(xiàn)不了1毛錢對不上，都是個災難。

隨著分貝通7年來服務軟件SaaS、生物醫(yī)療、智能制造、傳統(tǒng)制造、新零售等行業(yè)的數(shù)千家客戶，以某家新零售企業(yè)為例，我們發(fā)現(xiàn)了一些有說服力的數(shù)字。

發(fā)現(xiàn)1：月均審核單據(jù)2,000張，年審核單據(jù)量24,000張，其中4個月的單據(jù)量超過了2,500張，嚴重占用財務時間。

傳統(tǒng)手工發(fā)票復核模式，一張單據(jù)的復核時間約為3分鐘，以此計算，近一年間的單據(jù)審核要占用一個財務人員150天的工作時間（8小時/工作日）。

發(fā)現(xiàn)2：報銷審批節(jié)點多用時長，平均報銷時間超24天，較行業(yè)均值高51.2%。

除此之外，近一年間該企業(yè)審批平均節(jié)點數(shù)為6.45個，較行業(yè)平均水平（3.81個）高69.3%。

發(fā)現(xiàn)3：傳統(tǒng)線下報銷的發(fā)票手工審核數(shù)量大，占用工作時間長且存在審核失誤的可能

該企業(yè)近一年間的月均審核發(fā)票約3000張，年審核發(fā)票總量達36000張。根據(jù)分貝通現(xiàn)有客戶的數(shù)據(jù)分析，每個月因發(fā)票不合規(guī)（如發(fā)票抬頭錯誤、污損等原因）而退回的發(fā)票比例至少為1%，在發(fā)票總量較大的前提下，人工校驗的準確性無法有效保證，違規(guī)發(fā)票未被及時發(fā)現(xiàn)的可能性是很大的。按照平均每張發(fā)票的金額為100元來計算，一年的發(fā)票量中有問題的發(fā)票數(shù)量為360張，總涉及金額即為36,000元。

面對這樣的情況，分貝通像該企業(yè)提出了如下改進建議：

建議1：開通發(fā)票財務智能簽收/復核(平貼式/發(fā)票袋式)功能，年節(jié)省空間可至6萬元。

減少因發(fā)票簽收異常產生的溝通糾紛，報銷單據(jù)越多的企業(yè)，時間成本節(jié)省越明顯。傳統(tǒng)手工發(fā)票復核模式，一張單據(jù)的復核時間約為3分鐘，以2,000張/月的發(fā)票量來測算，每年可為財務人員減少手工復核時間累計達到150個工作日，以8000元/月/人的月薪計算，一年可節(jié)省6萬元的工資空間。

建議2：縮減審批節(jié)點可提升用戶報銷體驗，方便用戶更快收款。

精準找到借款頻率高、核銷周期短的員工信息，判斷其借款消費是否為固定采購或標準化采購，縮減審批節(jié)點。環(huán)節(jié)精簡一小步，效率提升一大步。

建議3：開通報銷功能，年節(jié)省空間可達3.6萬元。

按1%的發(fā)票問題率，且平均每張發(fā)票的金額為100元來計算，一年的發(fā)票量中有問題的發(fā)票數(shù)量為360張，金額為36,000元。啟用報銷功能后，可以通過發(fā)票掃描功能自動識別發(fā)票真?zhèn)?，完全杜絕了問題發(fā)票，節(jié)省空間可達3.6萬元。費用報銷降本增效，可以如此簡單。

年底了，除了處理不完讓人頭大的發(fā)票和賬目問題，更值得思考的是，為了擺脫這樣的困境，明年的財務工作應該怎么做？降本增效妙招，招招制勝。

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