財(cái)務(wù)人都知道嗎？你明明可以不審票也不出錯(cuò)！招招搞定費(fèi)用報(bào)銷

常常聽(tīng)到來(lái)自財(cái)務(wù)朋友的審票苦惱，月月年年，周而復(fù)始。一生勤勉、活到老學(xué)到老的財(cái)務(wù)人，本該將寶貴的時(shí)間用于財(cái)務(wù)分析和自我提升，陷入瑣碎凌亂的票據(jù)審核，是每個(gè)財(cái)務(wù)人必經(jīng)之痛，發(fā)現(xiàn)1毛錢對(duì)不上和發(fā)現(xiàn)不了1毛錢對(duì)不上，都是個(gè)災(zāi)難。

隨著分貝通7年來(lái)服務(wù)軟件SaaS、生物醫(yī)療、智能制造、傳統(tǒng)制造、新零售等行業(yè)的數(shù)千家客戶，以某家新零售企業(yè)為例，我們發(fā)現(xiàn)了一些有說(shuō)服力的數(shù)字。

發(fā)現(xiàn)1：月均審核單據(jù)2,000張，年審核單據(jù)量24,000張，其中4個(gè)月的單據(jù)量超過(guò)了2,500張，嚴(yán)重占用財(cái)務(wù)時(shí)間。

傳統(tǒng)手工發(fā)票復(fù)核模式，一張單據(jù)的復(fù)核時(shí)間約為3分鐘，以此計(jì)算，近一年間的單據(jù)審核要占用一個(gè)財(cái)務(wù)人員150天的工作時(shí)間（8小時(shí)/工作日）。

發(fā)現(xiàn)2：報(bào)銷審批節(jié)點(diǎn)多用時(shí)長(zhǎng)，平均報(bào)銷時(shí)間超24天，較行業(yè)均值高51.2%。

除此之外，近一年間該企業(yè)審批平均節(jié)點(diǎn)數(shù)為6.45個(gè)，較行業(yè)平均水平（3.81個(gè)）高69.3%。

發(fā)現(xiàn)3：傳統(tǒng)線下報(bào)銷的發(fā)票手工審核數(shù)量大，占用工作時(shí)間長(zhǎng)且存在審核失誤的可能

該企業(yè)近一年間的月均審核發(fā)票約3000張，年審核發(fā)票總量達(dá)36000張。根據(jù)分貝通現(xiàn)有客戶的數(shù)據(jù)分析，每個(gè)月因發(fā)票不合規(guī)（如發(fā)票抬頭錯(cuò)誤、污損等原因）而退回的發(fā)票比例至少為1%，在發(fā)票總量較大的前提下，人工校驗(yàn)的準(zhǔn)確性無(wú)法有效保證，違規(guī)發(fā)票未被及時(shí)發(fā)現(xiàn)的可能性是很大的。按照平均每張發(fā)票的金額為100元來(lái)計(jì)算，一年的發(fā)票量中有問(wèn)題的發(fā)票數(shù)量為360張，總涉及金額即為36,000元。

面對(duì)這樣的情況，分貝通像該企業(yè)提出了如下改進(jìn)建議：

建議1：開(kāi)通發(fā)票財(cái)務(wù)智能簽收/復(fù)核(平貼式/發(fā)票袋式)功能，年節(jié)省空間可至6萬(wàn)元。

減少因發(fā)票簽收異常產(chǎn)生的溝通糾紛，報(bào)銷單據(jù)越多的企業(yè)，時(shí)間成本節(jié)省越明顯。傳統(tǒng)手工發(fā)票復(fù)核模式，一張單據(jù)的復(fù)核時(shí)間約為3分鐘，以2,000張/月的發(fā)票量來(lái)測(cè)算，每年可為財(cái)務(wù)人員減少手工復(fù)核時(shí)間累計(jì)達(dá)到150個(gè)工作日，以8000元/月/人的月薪計(jì)算，一年可節(jié)省6萬(wàn)元的工資空間。

建議2：縮減審批節(jié)點(diǎn)可提升用戶報(bào)銷體驗(yàn)，方便用戶更快收款。

精準(zhǔn)找到借款頻率高、核銷周期短的員工信息，判斷其借款消費(fèi)是否為固定采購(gòu)或標(biāo)準(zhǔn)化采購(gòu)，縮減審批節(jié)點(diǎn)。環(huán)節(jié)精簡(jiǎn)一小步，效率提升一大步。

建議3：開(kāi)通報(bào)銷功能，年節(jié)省空間可達(dá)3.6萬(wàn)元。

按1%的發(fā)票問(wèn)題率，且平均每張發(fā)票的金額為100元來(lái)計(jì)算，一年的發(fā)票量中有問(wèn)題的發(fā)票數(shù)量為360張，金額為36,000元。啟用報(bào)銷功能后，可以通過(guò)發(fā)票掃描功能自動(dòng)識(shí)別發(fā)票真?zhèn)?，完全杜絕了問(wèn)題發(fā)票，節(jié)省空間可達(dá)3.6萬(wàn)元。費(fèi)用報(bào)銷降本增效，可以如此簡(jiǎn)單。

年底了，除了處理不完讓人頭大的發(fā)票和賬目問(wèn)題，更值得思考的是，為了擺脫這樣的困境，明年的財(cái)務(wù)工作應(yīng)該怎么做？降本增效妙招，招招制勝。

更多奇妙省錢體驗(yàn)，歡迎點(diǎn)擊！