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現(xiàn)在大部分企業(yè)收到電子發(fā)票，一般都是由報(bào)銷人員打印出來進(jìn)行報(bào)銷。由于電子發(fā)票的可重復(fù)打印的特性，導(dǎo)致在打印過程中，很可能會出現(xiàn)發(fā)票重復(fù)打印，導(dǎo)致在報(bào)銷的時(shí)候被重復(fù)采集的情況。因此，這就需要財(cái)務(wù)進(jìn)行發(fā)票驗(yàn)真查重。
并且電子發(fā)票還存在著篡改后打印的風(fēng)險(xiǎn)，財(cái)務(wù)人員收到打印件時(shí)，根本無法判斷這張發(fā)票是否修改過，就可能導(dǎo)致假發(fā)票的問題。再加上去年初國家出臺的《財(cái)政部?國家檔案局關(guān)于規(guī)范電子會計(jì)憑證報(bào)銷入賬歸檔的通知》(財(cái)會〔2020〕6號)文件，要求打印報(bào)銷時(shí)需要保存電子發(fā)票原件。目前電子發(fā)票報(bào)銷存在發(fā)票驗(yàn)真查重的巨大難題。
原本的報(bào)銷工作量就已經(jīng)很大了，還得預(yù)防一些發(fā)票開錯(cuò)等問題。比如有財(cái)務(wù)吐槽，一些同事經(jīng)常把發(fā)票抬頭搞錯(cuò)，例如“B”開成了“8”，這種錯(cuò)誤相當(dāng)不顯眼且難發(fā)現(xiàn)，差點(diǎn)財(cái)務(wù)就用錯(cuò)誤的發(fā)票進(jìn)行了報(bào)銷，還好發(fā)現(xiàn)及時(shí)，否則就得瘋狂加班找失誤了。因此，發(fā)票驗(yàn)真查重很有必要。
由于現(xiàn)在電子發(fā)票越來越多，國家要求又要查重、又要驗(yàn)真、還要?dú)w檔，事情繁瑣，稍不注意，就有可能把不合規(guī)的發(fā)票報(bào)銷了，到時(shí)候倒霉的就是財(cái)務(wù)自己了。
在日常處理企業(yè)報(bào)銷的工作中，財(cái)務(wù)人員桌子上的電子發(fā)票打印報(bào)銷件已經(jīng)越來越多，也不得不重視電子發(fā)票重復(fù)打印、假發(fā)票的這些問題，而這個(gè)處理這個(gè)問題，對于處理報(bào)銷的工作的財(cái)務(wù)人員來說，都是費(fèi)時(shí)費(fèi)力的低效率工作。
作為資深的財(cái)務(wù)人員，發(fā)票驗(yàn)真查重首先想到的肯定就是會計(jì)祖?zhèn)鞔髿⑵?Excel，做一個(gè)報(bào)銷臺賬，之后的每張電子發(fā)票登記前先進(jìn)行查重就可以了。對于會計(jì)來說，沒有什么問題是一張Exce表搞不定的，如果有，那就兩張。
但是用Excel來處理電子發(fā)票驗(yàn)真查重，一張一張登記雖然能解決問題。但是，這種方法需要很多時(shí)間。像發(fā)票驗(yàn)真查重原始、基礎(chǔ)的工作就應(yīng)該用系統(tǒng)的方法來解決：
- 公司自建電子發(fā)票管理系統(tǒng)進(jìn)行發(fā)票驗(yàn)真查重，這個(gè)耗費(fèi)的成本高，大部分的創(chuàng)業(yè)型公司沒有這筆預(yù)算，再加上現(xiàn)在生意越來越不好做，利潤越來越低。老板很難批款搞系統(tǒng)。
- 通過逐張清點(diǎn)的方式去發(fā)票驗(yàn)真查重，避免重復(fù)報(bào)銷，報(bào)銷人自己查詢真?zhèn)翁峁┙貓D，需要消耗大量時(shí)間，準(zhǔn)確率也很低。
- 使用可以幫助管理電子發(fā)票報(bào)銷的管理軟件進(jìn)行發(fā)票驗(yàn)真查重，可以有效防止電子發(fā)票重復(fù)報(bào)銷。例如分貝通，不僅可以在通過所有員工消費(fèi)都在一個(gè)平臺上解決，企業(yè)統(tǒng)一付款的方式，徹底減少90%以上的報(bào)銷工作外，還能夠有報(bào)銷功能，把一些額外的費(fèi)用在系統(tǒng)中提報(bào)銷，自動提供發(fā)票查重、驗(yàn)真。等于是一個(gè)系統(tǒng)可以多種用法，非常適合發(fā)展中的創(chuàng)業(yè)型公司。
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