沒把這些「小細節(jié)」當(dāng)回事，公司幾百萬居然沒了。。。

又到公司一年一度盤帳的時刻。當(dāng)很多財務(wù)都在感嘆省錢難的時候，卻有一家公司的財務(wù)驚喜發(fā)現(xiàn)：對比2021年，今年在公司人員數(shù)量增加的情況下費用支出竟然達省數(shù)百萬之多。

這一發(fā)現(xiàn)，在年度報表上完全稱得上巨大亮點了。那么問題來了，這家公司究竟怎么做了什么？本期將基于一些公司在降本增效上的良好成效，教會大家公司省錢從何處入手。

規(guī)則散亂

公司痛失2百萬

這家公司的財務(wù)發(fā)現(xiàn)，自從把所有的差旅、采購的審批和規(guī)則都前置到一個平臺進行管理之后，公司的費用支出明顯減少了。

而省錢的秘訣就藏在一些小小的細節(jié)中。比如，差旅規(guī)則管理在一個平臺進行。

例如飛機預(yù)訂的管控。商旅行業(yè)有個公認(rèn)的數(shù)據(jù)，即訂機票最優(yōu)的價格是提前3天預(yù)訂，且越接近起飛時間價格越高。在沒有設(shè)置相關(guān)規(guī)則的情況下，按平均每張浪費約200元，一家中型企業(yè)至少每年多花費2百萬的費用。

再例如酒店規(guī)則的管控。90%以上的企業(yè)很少對酒店的規(guī)則精細化，包括雙人同住做規(guī)則設(shè)置。同理，當(dāng)2人只花費一間房費時，對比過去可省更多。

這家公司就很好的運用了一些管控的小細節(jié)，無論是機票、酒店、用車、用車等常見商旅場景，抑或是辦公采購、補助福利等，都通過一個平臺整合的方式進行消費管控和預(yù)算管理，用“管”的方式就能夠省錢。

 

陷入報銷

浪費時間耗人工

這家公司財務(wù)介紹，財務(wù)日常工作中一些不起眼的小操作正在浪費時間。
比如，一家中型企業(yè)僅報銷單據(jù)審核量高達3萬6千張，需要耗費一個財務(wù)150天。而通過一個平臺讓員工統(tǒng)一消費、財務(wù)統(tǒng)一結(jié)算的方式，就能至少釋放一個財務(wù)半年的工作時長。

另外，財務(wù)一些催同事們核銷、修改單據(jù)的工作；甚于數(shù)據(jù)分析報表由于一些數(shù)據(jù)源出錯導(dǎo)致的來回刪改工作等，也是隱形的時間成本。

在人力成本不斷增高的當(dāng)下，員工時間浪費那就是企業(yè)成本的浪費。而這家公司通過在一個平臺進行報銷全流程、數(shù)據(jù)報表自動生成的管理，也帶來了非常好的時間節(jié)約。

 

系統(tǒng)割裂

人效低成本高

由于信息不同步等原因，導(dǎo)致的低人效值得警惕。

例如，由于組織架構(gòu)沒打通，員工離職信息不同步導(dǎo)致的反復(fù)調(diào)整費用報表的情況；或者是財務(wù)系統(tǒng)的割裂，財務(wù)總要手工制單并導(dǎo)入財務(wù)系統(tǒng)，人效非常低。

一家中大型企業(yè)的月憑證錄入量至少是3000張，按照憑錄入手工時間約2min/張的情況，年耗時至少是150天工時。僅這一個小小的細節(jié)就要至少浪費掉一個財務(wù)半年的人力。

由于財務(wù)工作有大量的操作細節(jié)，當(dāng)所有的財務(wù)工作中的小細節(jié)、小消耗都聚攏在一起時，就將產(chǎn)生巨大浪費。

 

而所有的管理、數(shù)據(jù)和信息聚合在一起后，不僅能夠優(yōu)化工作方式，還將形成財務(wù)工作全流程的效率提升閉環(huán)。例如開篇描述的這家企業(yè)，通過分貝通一個平臺就實現(xiàn)了所有企業(yè)支出的規(guī)則管控、預(yù)算管控、費控全流程的高效作業(yè)和業(yè)務(wù)、財務(wù)系統(tǒng)的聯(lián)通，帶來了直接與間接成本近數(shù)百萬的節(jié)約。

 

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