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V5.1.2版本正式上線，在2021年分貝通上線費控報銷后，經(jīng)過長時間的打磨，基于企業(yè)支出管理整體架構(gòu)，費控報銷在全鏈路持續(xù)升級與迭代，最終實現(xiàn)了操作簡便、更易上手的報銷功能。
與傳統(tǒng)報銷方式相比，分貝通的費控報銷實現(xiàn)了全面的線上化和移動化，并完全以用戶視角出發(fā)，從預(yù)算管理、報銷審批、發(fā)票管理、結(jié)算入賬全過程，創(chuàng)新了自動生成財務(wù)憑證和上線電子檔案管理功能等，更符合當下用戶使用習(xí)慣。
01
預(yù)算超標不頭疼
一鍵申請超方便
隨著預(yù)算管理工具的逐漸成熟，大部分企業(yè)已初步構(gòu)建一整套的預(yù)算管理機制。不過隨著企業(yè)財務(wù)軟件應(yīng)用的持續(xù)增加，系統(tǒng)間的信息割裂成為問題。
在過去，預(yù)算管理系統(tǒng)與費控系統(tǒng)之間沒有關(guān)聯(lián)，往往需要財務(wù)管理員手動進行預(yù)算增減，而員工發(fā)起申請預(yù)算調(diào)整的方式也是五花八門，例如郵箱審批、OA審批等，環(huán)節(jié)多，時效性差。
而在新升級的分貝通中，費控報銷模塊新增了預(yù)算調(diào)整審批的功能。即當業(yè)務(wù)部門發(fā)現(xiàn)本月預(yù)算不夠時，只需系統(tǒng)內(nèi)發(fā)起申請，通過后，預(yù)算將在系統(tǒng)內(nèi)自動釋放。這樣一來，員工的預(yù)算能夠得到更及時的調(diào)整，同時財務(wù)也能夠更有效的落地預(yù)算計劃。
同時，費控報銷模塊的預(yù)算實時預(yù)警和預(yù)算報表功能等，也正輔助更多企業(yè)能夠擁有更實時的預(yù)算管理解決辦法。
02
不敢催老板批單子
系統(tǒng)“催批”更優(yōu)雅
除高效率的事前管控配置外，在費控新功能升級中，還有一份極具人性化的系統(tǒng)功能，審批單若出現(xiàn)超時情況，系統(tǒng)將自動推送給不同節(jié)點審批人審批提醒，以此來保證每個審批單的時效性，也讓報銷人能夠更快拿到報銷費用。
過去，很多員工在催領(lǐng)導(dǎo)審批時總有些抹不開面子，抑或是根本沒空關(guān)注審批單的進程，而通過系統(tǒng)的提醒，員工也能告別催領(lǐng)導(dǎo)的尷尬，讓系統(tǒng)自動“催批”解決人為導(dǎo)致的審批時效性慢的問題。
03
智能核驗
360度解決報銷發(fā)票大小事
費控報銷管理中，最難且最繁瑣的事情當屬發(fā)票，首先是發(fā)票類型多，查驗認證數(shù)量大，價稅分離任務(wù)重等；而在員工側(cè)，其中最大的難點就在于對發(fā)票費用類別的判斷，從而導(dǎo)致反復(fù)的審批與打回。
在分貝通費控報銷模塊中，V5.1.2版本不僅實現(xiàn)了全電發(fā)票識別與驗證，更新了更多新型發(fā)票的識別，例如區(qū)塊鏈發(fā)票等；同時打通了多個系統(tǒng)的接口，實現(xiàn)更便捷的發(fā)票導(dǎo)入，例如支持iPhone文件分享導(dǎo)入發(fā)票、二維碼掃碼導(dǎo)入等。
更讓財務(wù)驚喜的是，本次升級讓財務(wù)徹底告別了發(fā)票報銷單的復(fù)核麻煩，通過掃描儀批量將線下紙質(zhì)單據(jù)與線上附件發(fā)票快速匹配。
過去，員工在線上走完報銷審批后，需手工核對線下提供的紙質(zhì)報銷單、發(fā)票等，工作量大易出錯。而在分貝通的新版本中，財務(wù)只需通過掃描儀錄入信息后，就能夠自動校驗線下發(fā)票和線上流程內(nèi)發(fā)票的復(fù)核，效率和準確率均更高。
此外，在分貝通的費控報銷新功能中，還新增認證抵扣的能力，即財務(wù)告別了過去需要手工列出可抵扣發(fā)票信息，只需一鍵同步待認證發(fā)票，并展示匹配分貝通業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)結(jié)果支持批量勾選認證即可。
例如，一家制造業(yè)公司的員工將電子發(fā)票導(dǎo)入，財務(wù)審批通過后，電子發(fā)票將進入該企業(yè)的財務(wù)管理員后臺后，系統(tǒng)將直連稅局，輕松在Web端進行發(fā)票認證的工作，財務(wù)不用打開稅盤和稅務(wù)Ukey，更快進行認證抵扣。
為了更便捷打款，分貝通進行了與銀企直聯(lián)的對接與打通，能夠滿足不同企業(yè)多銀行賬戶打報銷款的需求。
由此，從報銷審批到報銷打款的流程線上化閉環(huán)，財務(wù)完全告別手工操作，大大提升了效率。
04
自動生成憑證
對接財務(wù)系統(tǒng)更省事
將業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為財務(wù)憑證的工作對于財務(wù)而言，伴隨著頻繁的系統(tǒng)切換與財務(wù)系統(tǒng)登陸等，其中手工錄入憑證的工作更是需要耗費很多的時間。為進一步提升財務(wù)的體驗，分貝通上線自動生成憑證功能，財務(wù)管理員只需初期進行憑證模版的簡單配置后，即可一鍵生成憑證并自動同步到財務(wù)系統(tǒng)。
例如某新零售公司財務(wù)管理員過去每月需處理幾千張報銷單的憑證錄入，工作量大且容易出錯，經(jīng)常頻繁修改和重新處理憑證。而使用分貝通后，該財務(wù)管理員可根據(jù)公司自身賬務(wù)規(guī)則在分貝通配置憑證模版，一鍵生成憑證并自動同步到財務(wù)系統(tǒng)，非常便利。
05
電子檔案升級
低碳環(huán)保且便利
隨著國家全電發(fā)票的快速普及與電子檔案管理體系的建立，企業(yè)對于電子檔案管理的需求逐漸增多。過去傳統(tǒng)的線下歸檔方式，需要配備專門檔案柜且不易調(diào)取，大量的紙張憑證并不環(huán)保。
為此，分貝通在費控管理的模塊也上線電子檔案，能夠支持會計憑證、原始憑證的歸集和整理，大大提升檔案利用的效率。
電子檔案還是對國家節(jié)碳環(huán)保的積極推動。據(jù)一家代表性客戶測算，2021年全年使用的線下紙張竟然高達30萬張，而一顆10-20年的樹產(chǎn)紙量僅幾千張，一家公司平均一年至少消耗上百顆成年樹。隨著電子檔案的上線，分貝通也幫助更多企業(yè)實現(xiàn)全面的告別線下紙張，實現(xiàn)更全面的節(jié)碳環(huán)保。
