線上、線下靈活存管 分貝通電子檔案功能正式上線

紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案管理成本高？

來回翻找檔案調(diào)取效率低？

相關(guān)憑證難查找？

操作難留痕、安全隱患大？

在財(cái)政部正式發(fā)布“關(guān)于規(guī)范電子會(huì)計(jì)憑證報(bào)銷入賬歸檔的通知”后，電子檔案的推行大大促進(jìn)企業(yè)對(duì)會(huì)計(jì)檔案的規(guī)范化和使用率。電子檔案帶來的文檔一體化管理、數(shù)據(jù)處理成本降低、信息共享、集中管理和數(shù)據(jù)安全性等優(yōu)勢，顯著升級(jí)財(cái)務(wù)的會(huì)計(jì)檔案保管問題。

隨著分貝通在費(fèi)控報(bào)銷業(yè)務(wù)功能上的持續(xù)深化，電子檔案功能正式上線，全面實(shí)現(xiàn)電子檔案的一體化、線上化和無紙化管理，讓財(cái)務(wù)告別線下繁瑣的會(huì)計(jì)檔案保管。

01

低成本

電子檔案高效率

“會(huì)計(jì)檔案的留存也是一筆不小的成本”，據(jù)某生物醫(yī)藥企業(yè)的財(cái)務(wù)統(tǒng)計(jì)，公司各紙質(zhì)憑證的打印耗費(fèi)大量紙張，而會(huì)計(jì)憑證的保存需要固定的檔案室、檔案柜和檔案盒，再加上會(huì)計(jì)檔案保管期限長，在10-30年不等，存儲(chǔ)空間需求也很高。這些費(fèi)用實(shí)際上也占到了幾十萬的年度消耗。“紙質(zhì)憑證的整理裝訂和歸檔借閱同時(shí)耗費(fèi)財(cái)務(wù)和員工們的時(shí)間與精力，這也造成了人力成本的浪費(fèi)?！?/p>

隨著分貝通電子檔案功能的上線，會(huì)計(jì)憑證的存儲(chǔ)問題就得到了很好的解決。例如，該企業(yè)過去需要經(jīng)過多手、復(fù)雜的歸檔工作均全部交由系統(tǒng)化線上完成，分貝通支持的系統(tǒng)對(duì)接憑證導(dǎo)入，能夠同時(shí)將業(yè)務(wù)系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)中的憑證直接同步到分貝通管理系統(tǒng)的電子檔案中進(jìn)行歸檔。

而為了保證最大化的靈活性，分貝通電子檔案還配置了可編輯檔案信息，滿足檔案信息調(diào)整的情況，更靈活更適用。

同時(shí)，利用電子檔案還可以將同事項(xiàng)的憑證建立關(guān)聯(lián)關(guān)系，在查閱時(shí)，只需要輸入憑證號(hào)即可找到關(guān)聯(lián)憑證。例如，財(cái)務(wù)在搜尋某對(duì)公付款的合同資料時(shí)，同步關(guān)聯(lián)的付款申請(qǐng)單、付款憑證等將同步顯示。

為了進(jìn)一步提升體驗(yàn)，分貝通電子檔案還將進(jìn)一步升級(jí)關(guān)聯(lián)規(guī)則的自定義功能，實(shí)現(xiàn)管理員可以配置根據(jù)某特定條件，例如員工姓名等，實(shí)現(xiàn)憑證關(guān)聯(lián)的功能。

02

易調(diào)取

檔案線上、線下一體化?

盡管相關(guān)規(guī)定已經(jīng)明確了電子檔案的有效性，但企業(yè)在具體工作中，依然保留線下歸檔保存的方式。對(duì)此，分貝通電子檔案也為對(duì)應(yīng)場景配置線上、線下聯(lián)動(dòng)的電子檔案管理方式。

即當(dāng)電子檔案進(jìn)行線上歸檔時(shí)，可同步生成具有行、列信息的線下檔案柜、檔案盒的專屬二維碼，打印后貼到對(duì)應(yīng)檔案盒即可。這樣即實(shí)現(xiàn)了完美的線上、線下的檔案對(duì)應(yīng)，也更方便了財(cái)務(wù)人員調(diào)取。

據(jù)新零售一家資深財(cái)務(wù)人員表示，電子檔案最核心的功能就是解決了檔案的調(diào)取便捷性問題。在過去，想要找到所需的電子憑證需要來回翻找，耗費(fèi)的時(shí)間較長。而通過線上、線下的聯(lián)動(dòng)記錄，只需要在線檢索就能夠快速定位紙質(zhì)原始憑證。

例如，由于該公司是上市企業(yè)，全年需要應(yīng)對(duì)各項(xiàng)審計(jì)。而由于整體的電子化還在發(fā)展過程中，部分審計(jì)依然要求原始紙質(zhì)憑證，財(cái)務(wù)每隔一段時(shí)間就得翻找紙質(zhì)憑證，著實(shí)耗神耗力。而電子檔案線上下線聯(lián)動(dòng)后，查找問題也引刃而解。

若員工有特殊需求需要進(jìn)行檔案借閱，也只需在分貝通發(fā)起「電子檔案借閱申請(qǐng)單」，填寫完對(duì)應(yīng)檔案信息并審核通過后，該檔案將自動(dòng)發(fā)送至員工郵箱。

這樣一來，不僅為檔案的借閱、調(diào)閱進(jìn)一步的規(guī)范化，也很好的將查閱、借閱和調(diào)閱的人員和信息進(jìn)行記錄下來，管理更有抓手。

03

設(shè)權(quán)限

保障數(shù)據(jù)安全性

會(huì)計(jì)檔案的數(shù)據(jù)安全性同樣是財(cái)務(wù)部的重要考慮之一。為了保證檔案的安全性，公司會(huì)配備專門的會(huì)計(jì)檔案室且安排負(fù)責(zé)人收管鑰匙。該方式下，臨時(shí)的借閱和翻找很難做到有效的記錄。

而通過電子檔案，能夠既機(jī)動(dòng)靈活的調(diào)用又保障數(shù)據(jù)的安全性。在系統(tǒng)中，所有的調(diào)用和查看數(shù)據(jù)將自動(dòng)留存，對(duì)檔案的調(diào)閱情況一目了然。

通過對(duì)不同類型員工進(jìn)行不同權(quán)限的配置，還能夠?qū)㈦娮訖n案的使用人員管理分層化。例如針對(duì)員工只開通借閱權(quán)限，財(cái)務(wù)部開通借閱權(quán)限等，系統(tǒng)管理的方式也更加友好和便捷。

為了更好的保證數(shù)據(jù)的安全性，分貝通電子檔案還有文檔水印功能，即管理員可自動(dòng)開關(guān)是否為借閱的文件打水印。水印模式打開后，文件將自動(dòng)顯示借閱員工名字+工號(hào)作為水印在檔案文件上，預(yù)防文件溢出。

自全電發(fā)票、電子檔案等政策開始推行后，財(cái)務(wù)管理的全電化已經(jīng)成為趨勢，而這也是提升企業(yè)財(cái)務(wù)管理效率的重要措施，而如何運(yùn)用優(yōu)秀的財(cái)務(wù)工具實(shí)現(xiàn)更高效率的管理是財(cái)務(wù)們同面臨的問題。

當(dāng)前，基于分貝通一個(gè)平臺(tái)管理企業(yè)平臺(tái)的優(yōu)勢，能夠幫助財(cái)務(wù)所有會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行完整、全面的歸集，并通過對(duì)接系統(tǒng)的方式實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案的完整留存。而這，也是眾多高成長企業(yè)使用分貝通的重要原因。

立即體驗(yàn)分貝通“電子檔案”→