“一個平臺” AI人甩掉每月報銷煩惱的秘密

技術(shù)創(chuàng)新和應(yīng)用落地兩手抓，已經(jīng)是每一家人工智能企業(yè)突破瓶頸、快速發(fā)展的共同選擇?？稍诮M織的日常運營中，如何提升創(chuàng)新效率，保證項目建設(shè)又快又好完成，人效是關(guān)鍵。作為國內(nèi)領(lǐng)先的人工智能企業(yè)，云天勵飛率先選擇從費用支出的角度尋找人效升級突破。

企業(yè)介紹

云天勵飛成立于2014年8月，是擁有算法、芯片和大數(shù)據(jù)全棧式能力的人工智能企業(yè)。憑借“算法芯片化”的核心能力和“端云協(xié)同”的技術(shù)路線，云天勵飛在智慧城市、人居生活領(lǐng)域成功落地一系列標(biāo)桿式解決方案，為各行業(yè)帶來安全、智慧、便捷的AI體驗。

昨日，“分貝通走進標(biāo)桿客戶”系列活動正式開啟，首站便落地云天勵飛。20多家高成長中的企業(yè)受邀出席、2個多小時關(guān)于財務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的激蕩思考、沉浸式參觀元天勵飛全球創(chuàng)新展示中心…不僅技術(shù)領(lǐng)先，這場走進活動從財務(wù)視角讓更多人看到了這家AI獨角獸——云天勵飛，在建立健康高效的商、財、風(fēng)控體系方面的方法與實踐。

云天勵飛副總裁、董秘兼CFO 鄧浩然、云天勵飛財務(wù)總監(jiān)鄒尚、分貝通總裁施偉等大咖出席本次活動，圍繞財務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型給出了不同視角的洞察和經(jīng)驗分享。

期間，云天勵飛利用“一個平臺”管理費用支出的寶貴實踐，更是收獲諸多關(guān)注。與很多高成長企業(yè)一樣，隨著公司業(yè)務(wù)規(guī)?？焖贁U張，云天勵飛內(nèi)部因公消費產(chǎn)生的支出也隨之增多。過去，云天勵飛員工出差產(chǎn)生的交通、住宿、餐費等費用從申請、墊付、報銷到拿到報銷款的周期平均至少兩個月。后來，使用分貝通后，如今大部分因公消費直接由企業(yè)支付，員工免墊資、免報銷，平均每個員工每月能節(jié)省出1-2天投身本職工作，云天勵飛只用了通過“一個平臺”便讓這些“低效卡點”變成了“提效切口”。

 

節(jié)省1-2天報銷耗時

一個平臺助AI人的因公消費便捷高效

 

一場人工智能應(yīng)用落地“運動”正在云天勵飛全面鋪開。目前，幾百個項目正在同步推進，這意味著大部分項目人員基本每月都在各地駐場，更有銷售人員每天基本都在外跑。在過去，出個差層層審批、花費基本要自己墊付、后續(xù)報銷有時候免不了異地郵寄，還總得和財務(wù)反復(fù)掰扯…讓一個個本就因項目推動而沖鋒在前線的同事們難上艱難。

更棘手的是，本身安排出差就是抽空才能做的事?？刹徽撲N售短期出差，還是工程師長期駐地，從交通、住宿、商務(wù)宴請等，開支總是類別多且零散，員工一般需要在OA分別提申請，催審批，然后再去不同的平臺消費，差還沒出心就感覺到累了。

業(yè)務(wù)和財務(wù)的拉扯、員工對各種操作麻煩的抱怨只是問題的冰山一角，更讓云天勵飛產(chǎn)生憂慮的是，在本就緊張的工作中，研發(fā)和項目人員每月平均需要1-2天用于報銷和問題處理。也正是這些低效工作讓云天勵飛意識到，商旅場景和資源對接分散，差旅流程繁瑣其實是員工在優(yōu)先級低事情上費時費力的主要因素。

不過在使用分貝通后，事情開始逐漸發(fā)生變化。不同于傳統(tǒng)僅將原本支出管理流程線上化的費控方式，分貝通更做到了管理流程的更簡便優(yōu)化和線上化。通過聚合機、酒、火、車、餐等因公消費場景及更全面的供應(yīng)商資源對接，企業(yè)的費用支出管理在一個平臺即可搞定。

在員工側(cè)，其商務(wù)類消費只需在分貝通App內(nèi)下單，直接企業(yè)支付，員工不再需要每月花費1-2天時間處理報銷，而且還免去了個人墊資和貼票的煩惱。如今云天勵飛使用分貝通已有2年左右，云天勵飛在分貝通的場景已拓展至機票、酒店、火車、用車、用餐、加班外賣、補助福利等?！耙粋€平臺”，搞定因公消費，云天勵飛人的效率大大提高。

 

事前、中、后全鏈路互聯(lián)

一個平臺塑造管理升級新思路

 

實現(xiàn)效率升級的，還有云天勵飛的財務(wù)團隊。

在票據(jù)核驗環(huán)節(jié)，財務(wù)過去每月需要面對的上千條報銷數(shù)據(jù)、成筐的發(fā)票核驗這些技術(shù)含量低、重復(fù)性強的工作，如今企業(yè)全部費用支出由分貝通統(tǒng)一結(jié)算、統(tǒng)一開票，財務(wù)每個月只需要看幾份單據(jù)。現(xiàn)在，一個財務(wù)人員就可以搞定近900人團隊的報銷問題，而且發(fā)票全部保證合規(guī)。

在做賬環(huán)節(jié)，在使用分貝通之前，如果按之前的體量，財務(wù)做賬需要手動配置憑證字段、手動錄入成百上千的憑證，不僅效率很低，而且容易出錯。上線分貝通后，實現(xiàn)了財務(wù)系統(tǒng)對接，入賬更輕松。財務(wù)人員只需完成所需字段配置，每筆消費完成后便能自動生成憑證一鍵入賬并映射到財務(wù)系統(tǒng)中。自此，做賬這一繁瑣且重復(fù)性強的工作基本實現(xiàn)自動化，每月基本2天就能完成，財務(wù)有了更多時間用于業(yè)務(wù)輔導(dǎo)、管理咨詢。

更重要的是，希望走財務(wù)BP路線的云天財務(wù)人，更是找到了自身管理模式升級的快速通道。傳統(tǒng)的財務(wù)工作，從憑證，到明細賬、總賬，再到報表，每一次加工的過程，實際上就是一次信息遞減和衰落的過程。操作越多，有效的信息就越少。到最后，手里能掌握的還不到全部信息的十分之一，大量有用的信息都在做賬的過程中拋棄了。其實云天勵飛一直使用的財務(wù)系統(tǒng)，它的費用報銷模塊和財務(wù)模塊也是無縫對接的，但由于沒有反映場景的數(shù)據(jù)，這些財務(wù)數(shù)據(jù)作為反映業(yè)務(wù)行為的價值，對輔助業(yè)務(wù)決策的價值較低。

如今，云天勵飛通過分貝通可定制化地與財務(wù)系統(tǒng)、OA、HR系統(tǒng)完成對接，讓因公消費從OA申請、審批,到分貝通消費，最終到財務(wù)系統(tǒng)中形成這一組組財務(wù)數(shù)據(jù)，實現(xiàn)了費用支出事前、中、后的全鏈路打通。

這件事的最大價值是，之前沉淀在傳統(tǒng)財務(wù)系統(tǒng)中一組組數(shù)據(jù)，不再只是一個結(jié)果，而是真正能推動每一個業(yè)務(wù)真實反饋的展示。在事中的費用管理過程中，員工每筆消費財務(wù)都可以按周去檢查，這能及時地反映出真實消費情況，大大提高了財務(wù)和業(yè)務(wù)部門的銜接，讓后端了解前端。

始終堅持做企業(yè)支付的分貝通，讓零散支出有了統(tǒng)一管理、兼具效率和效果的提升。這對于以效率為先的云天勵飛而言，更是流程和管理效率雙升級的成功實踐。可以預(yù)見，在業(yè)財融合趨勢下，作為企業(yè)天然的“數(shù)據(jù)中心”，財務(wù)需要建立一個廣泛的連接，能夠?qū)崿F(xiàn)財務(wù)和業(yè)務(wù)之間的互聯(lián)互通，能夠把經(jīng)營分析所需要的數(shù)據(jù)都獲取到，以此真正形成數(shù)據(jù)全沉淀、沉淀可利用、利用助決策的閉環(huán)。