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在業(yè)績和成本雙重承壓下，諸多高成長企業(yè)清醒的意識(shí)到，抵御“寒夜”的關(guān)鍵是掌握好“降本增效”這項(xiàng)技能，尤其在企業(yè)費(fèi)用支出管理上。據(jù)統(tǒng)計(jì)，差旅支出是企業(yè)支出里面第二大成本，占比近30%。在《2022年度中國商旅行業(yè)發(fā)展白皮書》中，更是指出中國企業(yè)差旅費(fèi)用中隱性成本占80%，顯性成本占20%，急需通過有效的管理和控制手段來降本增效。差旅報(bào)銷管理系統(tǒng)便是公認(rèn)的有效手段之一。
差旅報(bào)銷管理系統(tǒng)是替代傳統(tǒng)手動(dòng)處理差旅報(bào)銷的線上化、數(shù)字化工具。想要真正實(shí)現(xiàn)降本增效結(jié)果，通過差旅報(bào)銷管理系統(tǒng)做到精細(xì)化管理非常重要。
降本增效
差旅報(bào)銷管理系統(tǒng)的價(jià)值驗(yàn)證
一家生物醫(yī)藥企業(yè)在使用差旅報(bào)銷管理系統(tǒng)上犯了難。這家生物醫(yī)藥企業(yè)在去年年初使用了一款差旅報(bào)銷管理系統(tǒng)，并抱有對(duì)該差旅報(bào)銷管理系統(tǒng)在降本增效方面的極大期待。該差旅報(bào)銷管理系統(tǒng)的核心價(jià)值是將從差旅申請(qǐng)、審批、預(yù)定、核銷、做賬、入賬統(tǒng)一進(jìn)行線上化管理，并實(shí)現(xiàn)部分節(jié)點(diǎn)的流程優(yōu)化，確實(shí)在提效上獲得從員工到財(cái)務(wù)的好評(píng)，但10月份的月結(jié)卻讓他嚇了一跳，僅差旅費(fèi)用累計(jì)支出便已達(dá)近500萬。
原本購買差旅報(bào)銷管理系統(tǒng)的目的是為了精細(xì)化管理，優(yōu)化降本增效結(jié)果，但最終卻并不盡如人意。結(jié)合該企業(yè)差旅管理實(shí)際情況，通過對(duì)系統(tǒng)管理能力和方式的整體復(fù)盤，這家生物醫(yī)藥企業(yè)意識(shí)到，企業(yè)費(fèi)用支出僅將流程線上化、事后管控化，并不能將員工因公消費(fèi)數(shù)據(jù)沉淀，因而對(duì)真實(shí)消費(fèi)行為了解不夠，自然無法挖掘降本增效潛力。
同時(shí)在員工側(cè)，費(fèi)用報(bào)銷仍不可避免，同時(shí)員工費(fèi)用支付的方式日趨多樣，且均由不同系統(tǒng)管理，這些系統(tǒng)也并未打通，導(dǎo)致企業(yè)的費(fèi)用支出流程不透明、數(shù)據(jù)相互割裂；在財(cái)務(wù)管控側(cè)，因費(fèi)用支出種類日趨繁雜、流程交叉復(fù)雜，財(cái)務(wù)費(fèi)時(shí)費(fèi)力，而僅依托信息化進(jìn)行事后費(fèi)控的這一傳統(tǒng)模式，顯然無法拿到降本增效結(jié)果。
差旅報(bào)銷管理系統(tǒng)如何落地降本增效
事前管控很重要
今年，該企業(yè)啟用了新的差旅報(bào)銷管理系統(tǒng)——分貝通，用一個(gè)平臺(tái)來管理費(fèi)用支出，使用半年后，通過沉淀在分貝通上的數(shù)據(jù)，進(jìn)一步分析該企業(yè)員工在機(jī)票、酒店方面的因公支出情況。
- 機(jī)票：該企業(yè)發(fā)現(xiàn)，員工在出差當(dāng)天訂票的比例為75%，平均折扣率為95，提前一天訂票比例為10%，平均折扣率為0.85-0.9，提前兩-三天訂票比例僅5%，平均折扣率為0.5-0.7。可以看到，只有提前三天或者以上，折扣率才會(huì)逐漸降到0.5。這意味著企業(yè)在機(jī)票上的消費(fèi)規(guī)則有調(diào)整空間。
- 酒店：該企業(yè)在因公酒店住宿的價(jià)格超規(guī)的情況一直存在，月均超規(guī)率已高達(dá)10%。說明企業(yè)在酒店費(fèi)用報(bào)銷方面的把控極為不嚴(yán)格，且符合間夜數(shù)的員工合住率僅為8%，酒店的因公消費(fèi)在是否雙人同住、消費(fèi)規(guī)則的精細(xì)化上，同樣需再進(jìn)行優(yōu)化。
使用分貝通一段時(shí)間后，該企業(yè)發(fā)現(xiàn)通過平臺(tái)提供的機(jī)票、酒店、火車等商務(wù)消費(fèi)場景的完備覆蓋，以及費(fèi)用報(bào)銷模塊，員工越來越多的消費(fèi)數(shù)據(jù)沉淀在分貝通系統(tǒng)內(nèi)，這才實(shí)現(xiàn)了上述，幫助財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)更全面、直觀、及時(shí)了解費(fèi)用支出情況的核心訴求。
在原來，事后管控的方式，員工支出的數(shù)據(jù)難免摻雜水分，再加上預(yù)算和支出的不均衡，用事后收集到的數(shù)據(jù)分析其實(shí)沒有任何意義。為了進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)企業(yè)費(fèi)用支出更透明、更高效，管理更可控，以分貝通為代表的差旅費(fèi)用報(bào)銷管理系統(tǒng)持續(xù)迭代升級(jí)費(fèi)用支出管理方案，推動(dòng)企業(yè)費(fèi)用管控模式從傳統(tǒng)事后費(fèi)控向事前、事中、事后全流程管理轉(zhuǎn)變。
通過分貝通一個(gè)平臺(tái)，企業(yè)便可完成商旅+費(fèi)控+對(duì)公付款一體化管理，員工免墊資、免報(bào)銷，事前管控及精細(xì)化規(guī)則的前置模式，也讓審批流程也更加完善、高效。如今，這家生物醫(yī)藥企業(yè)每個(gè)月都會(huì)向管理層提供員工消費(fèi)行為報(bào)告，說一說管理中的問題，并可直接針對(duì)問題提供可落地的建議。一些建議的落實(shí)已得到降本增效的積極結(jié)果印證。
