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企業(yè)如何制定預(yù)算管理 實現(xiàn)費用降本增效？

近年來，越來越多企業(yè)意識到費用降本增效遠(yuǎn)不止是控制差標(biāo)、限制員工的消費范圍這么簡單，因為管控措施雖然是事前制定的，但是在實際的費用支出過程中，都是事后報銷/核銷時，財務(wù)才能進(jìn)行精準(zhǔn)統(tǒng)計，當(dāng)獲取到真實數(shù)據(jù)時，費用早已發(fā)生。

自疫情爆發(fā)以來，企業(yè)的費用管控、降本增效的壓力越來越大，如何做好費用預(yù)算管理也成為了這幾年財務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的一個重點。

以分貝通服務(wù)的一家生物醫(yī)療行業(yè)的公司為例，該公司近5000人的團(tuán)隊，企業(yè)正處于規(guī)模在穩(wěn)步擴(kuò)大的階段，業(yè)務(wù)也在快速發(fā)展，商務(wù)消費方面每月都有超標(biāo)出現(xiàn)，而且數(shù)據(jù)逐月遞增。

此前該公司的負(fù)責(zé)人聯(lián)系分貝通，表示自7月以來，公司的費用一再超標(biāo)，但管理難點就是只有事后制表時才能發(fā)現(xiàn)，想要追查具體出處又無從下手，各處的商務(wù)消費數(shù)據(jù)十分分散，預(yù)算分析起來也非常困難。

為了幫助該公司更好的管控公司的費用支出，實現(xiàn)降本增效果。分貝通在立即幫助該公司啟動費用預(yù)算管理。（分貝通的預(yù)算管理包括：支持事前、事中、事后預(yù)算管控，覆蓋全場景，支持預(yù)算調(diào)整日志留痕，預(yù)警通知提前管控，預(yù)算可查可看可分析。）

尤其針對一直存在的“事后諸葛亮”的預(yù)算管理難題，該公司現(xiàn)在可以在費用申請金額時進(jìn)行預(yù)算預(yù)占用操作，有效避免短時間內(nèi)出現(xiàn)大量的集中差旅或支付，導(dǎo)致在后續(xù)報銷的時候才發(fā)現(xiàn)費用已超出

  • 對于事中發(fā)生“一概不清”的管理情況，該公司可以在預(yù)算使用進(jìn)度的數(shù)據(jù)中及時又精準(zhǔn)發(fā)現(xiàn)占比較高、金額較大的單據(jù)或發(fā)票，由于此類單據(jù)會對預(yù)算余額產(chǎn)生巨大影響，可以在發(fā)生前或發(fā)生中進(jìn)行再次核實或中止，避免在費用發(fā)生后造成預(yù)算超額。

該公司財務(wù)負(fù)責(zé)人反饋，現(xiàn)在財務(wù)們基于分貝通的預(yù)算管理，能準(zhǔn)確查找到大額預(yù)算占用的項目或費用明細(xì)，使用近半年費用累計減少500了萬，而且現(xiàn)在可以快速復(fù)核支出的必要性和合理性，比手工尋找提升95%以上的效率。

此外基于客戶的需求，分貝通近日還基于服務(wù)的數(shù)千家客戶費用支出數(shù)據(jù)，深度分析了2022年企業(yè)的費用管理情況，總結(jié)了30條企業(yè)費用降本增效的管理點，并給了具體的管控建議，讓更多企業(yè)在優(yōu)化費用管理，實現(xiàn)降本增效時有數(shù)據(jù)可依。

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