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好用的電子檔案管理系統(tǒng)具備哪些功能？

為了保存好紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案，企業(yè)騰出了一間又一間的屋子；

每次翻找調(diào)取檔案都要耗費(fèi)大半天時(shí)間；

一不小心就有損壞檔案或丟失檔案的風(fēng)險(xiǎn)……

在當(dāng)前降本增效的大環(huán)境下，面對(duì)這些管理難題，不少企業(yè)將會(huì)計(jì)檔案存檔這件“頭疼事”交給了“電子檔案”來(lái)解決，提高效率和安全，同時(shí)還能降低管理成本。

那么一個(gè)“好用”的電子檔案都具備哪些功能呢？

系統(tǒng)對(duì)接能力強(qiáng)，可以自動(dòng)歸檔各類會(huì)計(jì)憑證

分貝通作為企業(yè)費(fèi)用支出管理服務(wù)商，我們認(rèn)為好用的電子檔案管理首先可以低成本的進(jìn)行系統(tǒng)的對(duì)接，其次，在企業(yè)過(guò)去需要經(jīng)過(guò)多手、復(fù)雜的歸檔工作均全部交由系統(tǒng)化線上完成。

因此分貝通的電子檔案能力不僅支持OA、財(cái)務(wù)等系統(tǒng)對(duì)接，同時(shí)還支持的系統(tǒng)對(duì)接憑證導(dǎo)入，能夠同時(shí)將業(yè)務(wù)系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)中的憑證直接同步到分貝通管理系統(tǒng)的電子檔案中進(jìn)行歸檔。

而為了保證最大化的靈活性，分貝通電子檔案還配置了可編輯檔案信息，滿足檔案信息調(diào)整的情況，更靈活更適用。

同時(shí)，利用電子檔案還可以將同事項(xiàng)的憑證建立關(guān)聯(lián)關(guān)系，在查閱時(shí)，只需要輸入憑證號(hào)即可找到關(guān)聯(lián)憑證。

例如，財(cái)務(wù)在搜尋某對(duì)公付款的合同資料時(shí)，同步關(guān)聯(lián)的付款申請(qǐng)單、付款憑證等將同步顯示。

為了進(jìn)一步提升體驗(yàn)，分貝通電子檔案還將進(jìn)一步升級(jí)關(guān)聯(lián)規(guī)則的自定義功能，實(shí)現(xiàn)管理員可以配置根據(jù)某特定條件，例如員工姓名等，實(shí)現(xiàn)憑證關(guān)聯(lián)的功能。

易調(diào)取?檔案線上、線下一體化，快速調(diào)取檔案憑證

盡管相關(guān)規(guī)定已經(jīng)明確了電子檔案的有效性，但很多企業(yè)在具體工作中，還是需要線下保留歸檔。對(duì)此，分貝通電子檔案也為對(duì)應(yīng)場(chǎng)景配置線上、線下聯(lián)動(dòng)的電子檔案管理方式。
即當(dāng)電子檔案進(jìn)行線上歸檔時(shí)，可同步生成具有行、列信息的線下檔案柜、檔案盒的專屬二維碼，打印后貼到對(duì)應(yīng)檔案盒即可。這樣即實(shí)現(xiàn)了完美的線上、線下的檔案對(duì)應(yīng)，也更方便了財(cái)務(wù)人員調(diào)取。

據(jù)新零售一家資深財(cái)務(wù)人員表示，電子檔案最核心的功能就是解決了檔案的調(diào)取便捷性問(wèn)題。在過(guò)去，想要找到所需的電子憑證需要來(lái)回翻找，耗費(fèi)的時(shí)間較長(zhǎng)。而通過(guò)線上、線下的聯(lián)動(dòng)記錄，只需要在線檢索就能夠快速定位紙質(zhì)原始憑證。

例如，由于該公司是上市企業(yè)，全年需要應(yīng)對(duì)各項(xiàng)審計(jì)。而由于整體的電子化還在發(fā)展過(guò)程中，部分審計(jì)依然要求原始紙質(zhì)憑證，財(cái)務(wù)每隔一段時(shí)間就得翻找紙質(zhì)憑證，著實(shí)耗神耗力。而電子檔案線上下線聯(lián)動(dòng)后，查找問(wèn)題也引刃而解。

若員工有特殊需求需要進(jìn)行檔案借閱，也只需在分貝通發(fā)起「電子檔案借閱申請(qǐng)單」，填寫(xiě)完對(duì)應(yīng)檔案信息并審核通過(guò)后，該檔案將自動(dòng)發(fā)送至員工郵箱。

這樣一來(lái)，不僅為檔案的借閱、調(diào)閱進(jìn)一步的規(guī)范化，也很好的將查閱、借閱和調(diào)閱的人員和信息進(jìn)行記錄下來(lái)，管理更有抓手。

設(shè)權(quán)限，數(shù)據(jù)安全有保障，還不妨各自查找閱覽

會(huì)計(jì)檔案的數(shù)據(jù)安全性同樣是財(cái)務(wù)部的重要考慮之一。為了保證檔案的安全性，公司會(huì)配備專門(mén)的會(huì)計(jì)檔案室且安排負(fù)責(zé)人收管鑰匙。但是臨時(shí)的借閱和翻找便很難做到有效的記錄。

為此分貝通的電子檔案能力讓能夠既機(jī)動(dòng)靈活的調(diào)用又保障數(shù)據(jù)的安全性。在系統(tǒng)中，所有的調(diào)用和查看數(shù)據(jù)將自動(dòng)留存，對(duì)檔案的調(diào)閱情況一目了然。

通過(guò)對(duì)不同類型員工進(jìn)行不同權(quán)限的配置，還能夠?qū)㈦娮訖n案的使用人員管理分層化。例如針對(duì)員工只開(kāi)通借閱權(quán)限，財(cái)務(wù)部開(kāi)通借閱權(quán)限等，系統(tǒng)管理的方式也更加友好和便捷。

為了更好的保證數(shù)據(jù)的安全性，分貝通電子檔案還有文檔水印功能，即管理員可自動(dòng)開(kāi)關(guān)是否為借閱的文件打水印。水印模式打開(kāi)后，文件將自動(dòng)顯示借閱員工名字+工號(hào)作為水印在檔案文件上，預(yù)防文件溢出。

自全電發(fā)票、電子檔案等政策開(kāi)始推行后，財(cái)務(wù)管理的全電化已經(jīng)成為趨勢(shì)，而這也是提升企業(yè)財(cái)務(wù)管理效率的重要措施，而如何運(yùn)用優(yōu)秀的財(cái)務(wù)工具實(shí)現(xiàn)更高效率的管理是財(cái)務(wù)們同面臨的問(wèn)題。

當(dāng)前，基于分貝通一個(gè)平臺(tái)管理企業(yè)平臺(tái)的優(yōu)勢(shì)，能夠幫助財(cái)務(wù)所有會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行完整、全面的歸集，并通過(guò)對(duì)接系統(tǒng)的方式實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案的完整留存。而這，也是眾多高成長(zhǎng)企業(yè)使用分貝通的重要原因。

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