費用報銷中財務(wù)必須注意的七個關(guān)鍵點

費用報銷有著工作規(guī)則性強、重復(fù)度高、貢獻(xiàn)度低等各種特點。更關(guān)鍵的是，它還占據(jù)了大量會計人員的時間。據(jù)官方數(shù)據(jù)統(tǒng)計，會計人員花在瑣碎的費用報銷上的審批、核票、打報銷款、制單和入賬等工作上的時間占全部工作比例70%，有的比較傳統(tǒng)的企業(yè)的費用報銷比例用時甚至更長。

盡管如此，目前已經(jīng)有大量中大型企業(yè)開始通過商務(wù)消費供應(yīng)商解決了瑣碎費用支出審核問題。

例如分貝通集合了所有因公消費的供應(yīng)鏈資源，利用統(tǒng)一開票、統(tǒng)一結(jié)算的服務(wù)，讓費用報銷事務(wù)減少90%甚至更多。

不過，依然有不可避免的報銷情況。本期將重點介紹如何讓費用報銷工作做到及時、高效、規(guī)范，財務(wù)需重點關(guān)注的七個核心點：

（一）制度要考慮細(xì)節(jié)

費用報銷要規(guī)范高效，首先要有明確的規(guī)章制度。并且制度一定要做到足夠明細(xì)化，讓各種可能出現(xiàn)的場景都有約定。

舉個例子，員工出差有出差的費用報銷，里面涉及到機票、酒店、打車、請客吃飯等費用，這就需要嚴(yán)格規(guī)范起標(biāo)準(zhǔn)，不然則很容易產(chǎn)生超額費用報銷的情況。

不過，現(xiàn)在很多公司已經(jīng)不再通過員工手冊來做這些規(guī)范了，而是利用系統(tǒng)將其前置到系統(tǒng)里面。比如用分貝通，通過與OA系統(tǒng)連接的方式，在員工發(fā)起出差審批時就能夠自動開始規(guī)范機票、酒店、打車等用車的規(guī)范，不用人為嚴(yán)格要求。

（二）新生事項預(yù)留例外通道

所謂新生是指制度中沒有約束、從前也沒有發(fā)生過的費用報銷事項。對于新生事項要預(yù)留通道，不至于手足無措。等新生費用報銷事項有了處理先例，可總結(jié)規(guī)律，將之補充進費用報銷制度之中。

（三）內(nèi)部培訓(xùn)管理

《費用報銷制度》出來后，不能一發(fā)文就了事，必須通過宣講、培訓(xùn)將制度精神傳達(dá)給所有員工。大企業(yè)一般會在新員工入職培訓(xùn)時開一門課《員工如何報銷費用》，把財務(wù)的要求以及關(guān)于發(fā)票的知識點告訴員工，幫助員工正確認(rèn)識制度。譬如，很多員工對增值稅專票和普票的區(qū)別不清楚，不明白為什么財務(wù)要求索取專票。通過培訓(xùn)，可以讓員工了解專票可以抵稅的道理。另外，財務(wù)部要積極宣傳官方推出的各類費用報銷相關(guān)的新政策、新法規(guī)。

（四）找準(zhǔn)審批關(guān)鍵節(jié)點

員工費用報銷時，往往要找一圈領(lǐng)導(dǎo)簽批，簽批結(jié)束才提交到財務(wù)，接著是會計審批、出納打款。需要哪些人簽字，每個企業(yè)有不同的要求。公司規(guī)模越小，簽字越簡單；規(guī)模越大，簽字流程越長。

（五）報銷和審批約定時限

費用發(fā)生之后，應(yīng)該在三個月之內(nèi)報銷，超過三個月不超過六個月的，需要走特批流程報銷。超過六個月就不給報銷了。企業(yè)可以明確時間規(guī)定，解決費用報銷經(jīng)常延時的問題。

（六）集中處理

費用報銷大都是小金額，大批量。如果公司有個數(shù)百名員工，每個員工都有費用報銷，財務(wù)是苦不堪言的。因此，可以提議費用報銷集中在每周二、周五下午處理。這樣執(zhí)行后，財務(wù)部費用報銷工作簡潔了許多。

（七）軟件平臺技術(shù)替代

費用報銷審批工作量大、規(guī)則性強、控制節(jié)點少，執(zhí)行簡單。這幾個特點，很符合人工智能處理的要求。費用報銷前端的審批，中間的做賬，后端的打款，都可實現(xiàn)智能化。比如，利用分貝通的一個平臺管理方式，甚至可以讓企業(yè)不用再處理費用報銷的事務(wù)，幫助財務(wù)減少80%的審核工作。

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