高成長企業(yè)支出管理尚未成熟，應(yīng)該如何制定費用報銷規(guī)則？

為了加強公司內(nèi)部管理，合理控制費用報銷行為，每家公司都會上線自己的費用報銷制度。一波廣泛分布于智能制造、生物醫(yī)療、軟件SaaS、新零售等行業(yè)的高成長企業(yè)，在管理現(xiàn)金流、實施更有效的費用報銷方面一直不斷探索。

在這些企業(yè)中，費用報銷制度的制定不僅精細化，更傾向于通過深入不同費用支出場景的需求和特點，對員工費用報銷進行細致分析，再對費用報銷制度進行更加科學的修訂。尤其在差旅費用報銷方面。一家智能制造企業(yè)的財務(wù)團隊曾經(jīng)算過這樣一筆帳，該企業(yè)2021這一年光差旅費用報銷就近千萬。后來該企業(yè)啟用了分貝通來管理費用支出，使用一年后，通過沉淀在分貝通上的數(shù)據(jù)，盤點了2021-2022一年內(nèi)，企業(yè)員工在機票、酒店、打車方面的因公支出情況，試圖發(fā)現(xiàn)費用報銷制度修訂的切實發(fā)力點。

  • 機票：該公司工作時段（10:00-19:00）內(nèi)飛行的機票訂單量約為2000+單，每筆訂單的平均飛行時長為3小時，因此工作時段內(nèi)的累計飛行時長為6000+小時。假設(shè)以每天工作8小時來計算，則工作時段內(nèi)累計飛行了750天左右，約等于3位員工1年的工作時長。同時，他們在做數(shù)據(jù)分析時發(fā)現(xiàn)，員工在出差當天訂票的平均折扣率為0.6，提前一天為0.5，提前兩天為0.4，只有提前三天或者以上，折扣率才會逐漸降到0.3-0.4?？沙霾町斕旌吞崆耙惶祛A(yù)定機票的占比竟然有80%，這意味著企業(yè)在機票上的消費規(guī)則有調(diào)整空間。
  • 酒店：近一年內(nèi)，酒店價格超規(guī)的情況一直存在，月均超規(guī)率為8%。說明企業(yè)在酒店費用報銷方面把控不嚴格，酒店消費規(guī)則需要再進行優(yōu)化。
  • 打車：近一年內(nèi)，22:00-22:10期間的打車總金額就高達60萬元，消費人數(shù)近2000人。其中，公司的營銷部門、產(chǎn)品研發(fā)部門消費很多的用車金額為20萬元（占22:00-22:10打車金額的1/3）。由此可見，針對不同部門的費用支出特點不同，通用的費用報銷規(guī)則有時候并不適用。

在《2021-2022高成長企業(yè)支出管理報告》中，分貝通通過對9 大行業(yè)，共計1367 家高成長企業(yè)，939位財務(wù)、行政、采購及業(yè)務(wù)部門商旅人士進行精準調(diào)研后發(fā)現(xiàn)，高成長企業(yè)的支出管理在需求、方法、路徑及消費偏好等方面均發(fā)生了變化，這些變化對指導(dǎo)企業(yè)費用報銷管理有著很重要的參考價值。

比如：

  1. 機票價格受出票時段影響較大，建議企業(yè)提前至3-5天內(nèi)預(yù)訂機票，優(yōu)先購買早班機，這樣可有效節(jié)省機票費用。
  2. 高成長企業(yè)住宿差標大概分為三個檔，較低檔是200-350元；中間檔是300-450元；較高檔是300-600元；企業(yè)可參考對應(yīng)三個檔的消費范圍制定企業(yè)酒店差標。
  3. 高成長企業(yè)會通過限制用車地點、時間、車型、行程次數(shù)、單程限額、單日限額以及同城限制來管控用車成本，并會按不同部門或項目設(shè)置不同消費規(guī)則。

（更多費用報銷規(guī)則建議可通過《2021-2022高成長企業(yè)支出管理報告》詳細了解）

同時，上述規(guī)則對成本的控制，并不意味著要犧牲員工的體驗?，F(xiàn)在很多企業(yè)都在使用的分貝通，聚合了目前市場上最全面的商務(wù)消費場景，并通過幫助企業(yè)預(yù)置消費規(guī)則，潛移默化地將復(fù)雜的財務(wù)制度嵌入一個個商務(wù)消費場景中，引導(dǎo)員工“照章辦事”。員工在機票、酒店、用車、用餐等場景的因公消費可通過分貝通App端一個平臺完成，直接由企業(yè)支付，員工免墊資、免報銷，解決了長久以來困擾企業(yè)的費用報銷諸多麻煩。

也正因為因公消費企業(yè)直接支付，分貝通讓企業(yè)費用報銷管理打開新思路。通過打通信息流與審批流，幫助企業(yè)全面監(jiān)管每筆費用支出，將預(yù)算從編制、執(zhí)行到監(jiān)控的落實更透明，真正讓支出在事前、中、后被企業(yè)所掌握。

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