費(fèi)用報(bào)銷工作怎么做？超詳細(xì)費(fèi)用報(bào)銷步驟

費(fèi)用報(bào)銷工作主要涉及差旅費(fèi)用報(bào)銷、業(yè)務(wù)招待費(fèi)用報(bào)銷、電話費(fèi)用報(bào)銷、交通費(fèi)用報(bào)銷、辦公費(fèi)用報(bào)銷、低值易耗品購(gòu)置費(fèi)用報(bào)銷、培訓(xùn)費(fèi)用報(bào)銷、預(yù)借款/備用金等的報(bào)銷。

其中最為零散的費(fèi)用報(bào)銷是差旅及預(yù)借款/備用金的報(bào)銷。員工與財(cái)務(wù)經(jīng)常因?yàn)閳?bào)銷單的填寫規(guī)范、核銷及時(shí)性等問題產(chǎn)生摩擦，一旦存在票據(jù)不合規(guī)便會(huì)引來稅務(wù)稽查，因此企業(yè)需明確費(fèi)用報(bào)銷步驟和細(xì)節(jié)，減少報(bào)銷摩擦，降低合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)。

1、關(guān)于費(fèi)用報(bào)銷流程：

通常企業(yè)為保障合規(guī)，整個(gè)費(fèi)用報(bào)銷流程會(huì)設(shè)置3-5個(gè)審批節(jié)點(diǎn)，即：經(jīng)辦人填寫報(bào)銷單（并打印費(fèi)用明細(xì)）→部門負(fù)責(zé)人/上級(jí)主管簽字確認(rèn)→財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)審核（單據(jù)、數(shù)據(jù)等方面的報(bào)銷規(guī)范和要求）→財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人審核→公司負(fù)責(zé)人審核→出納審核并付款→經(jīng)辦人領(lǐng)取。

2、關(guān)于費(fèi)用報(bào)銷單據(jù)要求：

通常公司員工任何不符合報(bào)銷規(guī)定的單據(jù)財(cái)務(wù)部門都有權(quán)拒絕，各級(jí)確認(rèn)、審核、審批人員也可不予簽字。

3、關(guān)于費(fèi)用報(bào)銷單據(jù)整理要求：

一般在進(jìn)行費(fèi)用報(bào)銷前，可明確員工對(duì)單據(jù)的類別、時(shí)間、批次、項(xiàng)目等進(jìn)行分類，然后按照一定的標(biāo)準(zhǔn)清晰準(zhǔn)確的粘帖在報(bào)銷單據(jù)的后面，可在附件中寫明所附單據(jù)的張數(shù)。

如果員工可熟練掌握?qǐng)?bào)銷規(guī)范，可極大的降低財(cái)務(wù)的審核工作量，降低發(fā)票合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)。

4、關(guān)于預(yù)借款/備用金的操作要求：

差旅報(bào)銷和預(yù)借款/備用金的核銷是企業(yè)費(fèi)用報(bào)銷管理中發(fā)現(xiàn)票據(jù)合規(guī)的高頻場(chǎng)景。

在填寫借款單或支票使用申請(qǐng)單時(shí)，員工需寫清借款原因、預(yù)計(jì)的金額和還款日期，財(cái)務(wù)人員嚴(yán)格控制現(xiàn)金的使用。借款單要由部門負(fù)責(zé)人、副總或財(cái)務(wù)主管簽字后出納人員才能放款。

5、關(guān)于費(fèi)用報(bào)銷或單據(jù)傳遞時(shí)效要求：

時(shí)效要求對(duì)于費(fèi)用報(bào)銷管理來講十分重要，不及時(shí)的催收發(fā)票/報(bào)銷，容易帶來票據(jù)過期等合規(guī)問題。原則當(dāng)月發(fā)生當(dāng)月取得并當(dāng)月報(bào)銷(特殊情況除外)，且業(yè)務(wù)人員有及時(shí)催收票據(jù)的義務(wù)。

除以上規(guī)范之外，在一個(gè)預(yù)算期間內(nèi)，各項(xiàng)費(fèi)用的累計(jì)支出原則上不得超出預(yù)算。但對(duì)于企業(yè)人數(shù)超過200以上的企業(yè)來講，每月的費(fèi)用支出量已成規(guī)模，僅靠文件規(guī)范或是將線下報(bào)銷流程線上化的方式管理是遠(yuǎn)不能達(dá)到降本增效的目標(biāo)的。

以下是200+人的企業(yè)的費(fèi)用報(bào)銷管理存在的管理難點(diǎn)，你中了幾條？

  • 報(bào)銷規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化程度低，員工熟悉起來比較慢，需要頻繁咨詢
  • 員工無消費(fèi)記賬習(xí)慣，發(fā)票長(zhǎng)時(shí)間積累，容易遺忘待報(bào)銷費(fèi)用
  • 審批簽字流程長(zhǎng)，導(dǎo)致員工墊資時(shí)間長(zhǎng)
  • 發(fā)票驗(yàn)真繁瑣、開票信息易出錯(cuò)、電子發(fā)票重復(fù)使用無法杜絕，財(cái)務(wù)審核工作量大
  • 審批和預(yù)算常不在一個(gè)系統(tǒng)內(nèi)，需要來回比對(duì)可用預(yù)算余額
  • 紙質(zhì)報(bào)銷單存檔后，報(bào)銷單和發(fā)票調(diào)取及信息查閱不便
  • 電子發(fā)票原件需要專門存檔， 且無法查找對(duì)應(yīng)的報(bào)銷單，帶來額外工作

如果你的企業(yè)也是200人以上，且在日常的費(fèi)用報(bào)銷過程中也存在這些管理難點(diǎn)，歡迎掃描下方“二維碼”免費(fèi)體驗(yàn)分貝通下一代企業(yè)支出管理解決方案，告別以上管理難題。