差旅軟件如何降低差旅報銷對工作效率的影響？

員工出差除了完成業(yè)務(wù)工作外，還涉及到處理相關(guān)的行政事務(wù)，行政工作雖然難度不大，但是仍占用很多工作時間，影響工作效率。舉例來說，某公司每月處理的報銷單據(jù)有600多張，業(yè)務(wù)人員提交單據(jù)的時間每月每人平均5小時，財務(wù)處理報銷的時間是每月平均300多個小時，粗算下來人力成本就將近100萬。

為什么大家會花費這么多時間和人力處理差旅報銷呢？

傳統(tǒng)的報銷流程十分繁瑣。除了預(yù)支備用金的情況外，員工墊付費用，之后提交報銷申請和發(fā)票。申請一般需要同步提交事前的審批，在報銷申請中填寫出差的事由、時間、地點、行程類型、金額等等信息。

報銷對信息填寫有很高的要求，有一個錯誤就會被退回需要申請人重新修改。報銷申請人和處理人往往都會因為此類重復(fù)工作而頭疼，員工可能會拿出專門的時間來處理報銷單，有些企業(yè)高管出差頻率高又沒有時間親自處理報銷，甚至干脆放棄報銷。有些公司還規(guī)定，必須在費用發(fā)生的當(dāng)月報銷，如果出現(xiàn)逾期，則無法報批。員工提交的發(fā)票，有可能還出現(xiàn)發(fā)票抬頭錯誤等情況……以上的報銷問題都影響了相關(guān)處理人員的工作效率。

目前，部分企業(yè)已經(jīng)意識到了差旅報銷對工作效率的影響。隨著差旅報銷量隨業(yè)務(wù)增加以及對財務(wù)信息化的需求提升，促使他們選擇線上化、自助化的模式。比如，許多高校會采用自主投遞式報銷模式，通過預(yù)約自助投遞報銷單的方式，減輕核算人員壓力。然而，報銷流程的優(yōu)化后仍存在問題，比如：單據(jù)量并沒有減少反而還需要額外進行統(tǒng)一歸類、分配，退單不及時取回導(dǎo)致單據(jù)積壓等等。

 

分貝通通過支付+管控的模式顛覆了傳統(tǒng)的差旅報銷。在出差頻繁使用的消費場景，如：飛機、火車、打車、住宿、用餐，員工通過分貝通App進行預(yù)訂，消費時由企業(yè)賬戶支付，員工不墊資，也就不用再拿發(fā)票申請報銷。分貝通對接企業(yè)統(tǒng)一進行結(jié)算，并統(tǒng)一給企業(yè)開發(fā)票，整合了員工個人的零散發(fā)票，針對三類人群提升他們的工作效率：

  • 差旅申請人

通過分貝通App申請差旅審批或者根據(jù)公司要求在OA軟件申請，通過后即可在分貝通App一個平臺完成飛機、火車、打車、住宿、用餐等所有消費，無需分散使用多個平臺，系統(tǒng)自動同步審批結(jié)果和規(guī)則也不用再手動添加。

出差人員不用再收集旅行中的發(fā)票，結(jié)束出差后也不用提交報銷申請，將極大節(jié)省人力和時間。

如果是行政人員負責(zé)差旅行程的預(yù)訂，也可以通過分貝通App完成，行程支持為他人預(yù)訂。

  • 差旅審批人

報銷審批往往需要員工部門的上級領(lǐng)導(dǎo)參與，然而審批環(huán)節(jié)無法掌控真實的消費信息，這對審批人來說是個難題。分貝通系統(tǒng)預(yù)設(shè)規(guī)則在消費發(fā)生時自動判斷其合規(guī)性，沒有按照標準流程或超規(guī)流程完成的預(yù)訂是無法支付的，這將極大的幫助審批人判斷消費的合規(guī)，提升審批效率。

  • 報銷處理人員

分貝通統(tǒng)一結(jié)算開票會大大減少發(fā)票量，按照開頭的例子來講，每月600多張的報銷單據(jù)直接降為0，財務(wù)處理時間由過去每月平均三百多個小時降低到兩個小時，更不用來來回回跟申請人溝通退回問題申請。

 

為了提升整體差旅報銷效率，企業(yè)選擇差旅軟件還需要考慮到信息化建設(shè)的要點，進一步了解 差旅軟件和現(xiàn)有系統(tǒng)如何并存？