差旅軟件如何通過規(guī)則設定控制差旅成本？

要想真正掌控差旅成本，需要將消費支付環(huán)節(jié)也納入管理閉環(huán)。新型差旅管理平臺的模式是通過統(tǒng)一平臺系統(tǒng)整合差旅消費，員工自行提交申請-審批-預訂，但支付的時候通過企業(yè)賬戶付款，也就不用事后拿票報銷，將事后管控轉變?yōu)?a href="http://vrkf.com.cn/feiyongguankong/">事前管控，還可依據(jù)場景設定定制化的管控規(guī)則細節(jié)，如機票艙位、提前預定等等。

分貝通差旅解決方案，就提供給企業(yè)一站式消費+管控的產(chǎn)品服務，滿足主流的差旅（機票、酒店、火車、打車、用餐等）消費需求。那么，分貝通是如何通過內置規(guī)則保證政策的執(zhí)行最終節(jié)省差旅成本的呢？

分貝通系統(tǒng)后臺可搭建組織架構、設置審批流、以及員工的消費權限和消費規(guī)則，確保員工的每一筆支出都是合理透明，還可以針對部門或項目設置預算能實時查看并及時調整，支持預算預警的自動提醒。

  • 搭建組織架構

分貝通系統(tǒng)后臺可設置組織架構，通過對接OA系統(tǒng)，部門、人員、權限等組織架構信息將自動調整。

  • 設置審批流

可設置不同金額條件下的行程審批流，以及包含超規(guī)、退改申請的訂單審批流。

  • 設置員工的消費權限和消費規(guī)則

機票可限制艙位、價格/折扣、最低價、提前預定、起飛時段、行程耗時及距離

酒店可限制酒店類型、房費、提前預訂

火車可限制車次、席位、價格、提前預訂、搶票檔次

打車可限制車型、價格、調度費上限、用車時間、用車地點

用餐可限制價格、時間、外賣地址

  • 針對部門或項目設置預算

預算管理可配置個人、部門、項目的預算執(zhí)行周期及預算預警，預警可發(fā)送郵件/短信至企業(yè)授權負責人。

為了滿足企業(yè)的管控訴求，還推出了節(jié)省獎勵，員工在規(guī)則內的消費節(jié)省，企業(yè)將節(jié)省的費用按比例返還給員工，激勵員工主動為企業(yè)省錢。企業(yè)可設定省錢返券規(guī)則：返券比例，兌換時間，發(fā)放策略等等。

員工在需要出差時，可使用分貝通工作臺發(fā)起差旅申請，根據(jù)實際出行的時間、地點和費用，在一次申請中同時添加機票、酒店或火車多個行程，填寫出差時間以便計算差補。提交后，按照系統(tǒng)預設好的審批流進行審批，通過后可直接點擊預訂交通和住宿。需要嚴格管控的消費，企業(yè)可開啟訂單審批進行二次管控，審批通過自動下單出票。

但員工預訂超規(guī)時，可要求提交超規(guī)訂單審批，通過后自動下單出票。

下單支付時，由企業(yè)賬戶交易，之后由分貝通統(tǒng)一結算。

將交易環(huán)節(jié)在包含在管控之內，才能真正掌握差旅成本。在員工消費之前，就將規(guī)則內置于系統(tǒng)，由系統(tǒng)自動判斷交易的合規(guī)性，通過事前規(guī)則規(guī)避了不合理的差旅和報銷的發(fā)生，從而降低差旅成本。

某人數(shù)規(guī)模500+的公司在使用分貝通后，每月通過分貝通APP的交易達到50萬+，發(fā)票處理量從原來的幾百張減少到幾十張。同時，業(yè)務人員和財務人員的報銷處理時間大幅降低，如果能把時間成本按照每個月1張報銷單占用員工工時1小時來粗略計算，企業(yè)每年能節(jié)省近百萬。

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