為什么差旅管理是做好企業(yè)支出管理的第一步？

當我們想要進行一次出差時，需要找行政做機票、酒店等預(yù)定，需要找財務(wù)了解哪些因公消費能夠報銷、哪些票據(jù)不可以使用等等。 而與企業(yè)來講，差旅將會涉及到業(yè)務(wù)部門員工出差；行政管理者的審批、管理、差標制定、考勤定位、供應(yīng)商的選擇；采購部門涉及到供應(yīng)商服務(wù)商的選型以及采購產(chǎn)品的價格；財務(wù)部門涉及到報銷、審核、差標制定、差旅管理、成本管控、審計合規(guī)等；信息部門涉及到系統(tǒng)對接、系統(tǒng)維護等等。

其實，一次差旅將會貫穿企業(yè)的各個部門，所以，企業(yè)將差旅管理作為是做好企業(yè)管理的第一布也是十分必要的。

除了必要性之外，差旅管理也同樣具備挑戰(zhàn)性，而且，差旅管理效果的好壞也將直接影響企業(yè)支出成本的管控。

首先，從員工角度來講。員工出差，機票、酒店、火車票、用車等一切出行產(chǎn)品的預(yù)訂，假設(shè)公司沒有供應(yīng)商提供產(chǎn)品供應(yīng)，員工自己預(yù)訂，那么自己預(yù)訂需要根據(jù)公司的差標來選擇合適的產(chǎn)品，因此將面臨預(yù)訂過程需要根據(jù)自己的差標到各個平臺核對價格、以及根據(jù)自己喜好來選擇預(yù)訂出行產(chǎn)品，經(jīng)常存在超標情況，差旅報銷時發(fā)票不合規(guī)問題，財務(wù)不給報銷，員工自己倒貼或企業(yè)不得不買單。

其次，從行政管理方面來看，壓力巨大。員工出差隨時隨地，有時可能周六出差，需要審批，不得不處理，員工出差的差標也需要根據(jù)員工和老板兩方都滿意的情況進行結(jié)合制定差標，但是還是會接到員工的各種抱怨投訴，行政很難辦。 如果是員工自己預(yù)訂的行程產(chǎn)品，無法定位員工行程，考勤是個問題，有的公司有合作的供應(yīng)商，但是都是單一服務(wù)商，首先價格上不能保證最優(yōu)，而且還要經(jīng)常因為對服務(wù)商不滿意而頻繁更換耗費大量的時間和精力，員工還不怎么愿意在上面定產(chǎn)品，并且如果員工愿意訂，經(jīng)常在非工作日遇到員工打來電話投訴服務(wù)商訂票的各種問題不得不處理，找服務(wù)商來處理，但服務(wù)商不一定能夠7*24小時候著回復(fù)。

第三，從采購方面。在選擇供應(yīng)商方面，整個差旅市場產(chǎn)品供應(yīng)商參差不齊。有OTA平臺、TMC服務(wù)商、航司或酒店集團直銷，還有大量傳統(tǒng)的代理商。OTA平臺優(yōu)勢是產(chǎn)品齊全，但采購價格沒有比價，心里沒底。而單一服務(wù)商總是各種價格高，企業(yè)內(nèi)部系統(tǒng)無法對接，實現(xiàn)線上采購難度大，服務(wù)不到位，無法滿足企業(yè)自身需求等問題，讓采購頭疼。

第四，從財務(wù)方面。審核報銷需要核對員工的行程單和申請單，工作量很繁瑣而且巨大，同時工肉眼核對容易出錯，發(fā)票核對真假，很容易在審計合規(guī)存在很高風險，以及核對員工的報銷是否超標重復(fù)報銷等工作量都是巨大的。其次，財務(wù)人員核對完了之后再交由財務(wù)經(jīng)理復(fù)核，很多時候一個員工的報銷需要核對很多天，報銷周期很長，員工各種抱怨；還有的時候員工的發(fā)票丟失，超報銷的，或者貼票不對的情況都需要退回讓員工重新提交報銷，員工也會各種不滿抱怨，這樣引起財務(wù)和員工的隱性矛盾，最后導(dǎo)致的結(jié)果是每年企業(yè)的差旅費用只增不低，業(yè)務(wù)卻只降不增。

所以，企業(yè)的差旅管理做的好將直接影響企業(yè)業(yè)務(wù)人員出差的積極性和工作能效，影響行政工作的管控，和財務(wù)工作的效率，最終結(jié)果將是企業(yè)成本的極大降低和效率的提升，同時哪些因報銷產(chǎn)生的部門矛盾也將被避免和消除。

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