如何制定差旅費(fèi)報(bào)銷管理政策？

對(duì)于一家企業(yè)來講，一套行之有效的差旅政策十分重要：首先，滿足企業(yè)員工的差旅需求；其次，幫助企業(yè)有效實(shí)現(xiàn)事前管控，保證差旅預(yù)定流程的規(guī)范有序、簡化差旅人員的報(bào)銷流程、節(jié)省更多的支出、幫助企業(yè)避免欺詐、通過明確的安全過程來確保員工的人身安全。

那么，企業(yè)該如何制定一套這樣的差旅政策呢？

1.明確企業(yè)差旅政策需要覆蓋的費(fèi)用要求 明確可報(bào)銷的費(fèi)用類別是差旅政策中很重要的一部分。企業(yè)需要明確差旅人員以下事項(xiàng)：

（1）所有優(yōu)選的供應(yīng)商：航空公司，連鎖酒店，租車供應(yīng)商。

（2）提前預(yù)訂要求。例如：要求員工至少提前兩周預(yù)訂酒店和航班等。

（3）如果使用相關(guān)技術(shù)或TMC是必須的或是可選的，需告知員工相應(yīng)網(wǎng)站、移動(dòng)應(yīng)用、TMC供應(yīng)商來搜索預(yù)訂。

（4）支付方式。如：哪些費(fèi)用開支需要使用公司商務(wù)卡而非個(gè)人信用卡進(jìn)行支付、是否所有預(yù)訂均要求通過手機(jī)預(yù)訂應(yīng)用完成等。

2. 除了上面這些常見內(nèi)容之外，還需要考慮具體費(fèi)用類別的制定。

（1）機(jī)票：需指定服務(wù)等級(jí)。例如，不同層級(jí)員工只能預(yù)定商務(wù)艙或可升級(jí)頭等艙，可以為航班超過一定小時(shí)或高管人員提供相應(yīng)的福利；明確員工獲得相應(yīng)的飛行積分，或者是歸公司保留用于后續(xù)折扣。列明哪些費(fèi)用是差旅人員自己的責(zé)任，如超標(biāo)行李費(fèi)或退改簽費(fèi)用。

（2）住宿：明確房型，員工預(yù)定某個(gè)等級(jí)的房型，并要求升級(jí)房型的前提是不增加費(fèi)用。明確其它附加費(fèi)用可否報(bào)銷，例如迷你巴,WI-FI等費(fèi)用。

（3）市內(nèi)交通：是否允許乘坐滴滴、Uber之類的打車應(yīng)用。必須索取含有日期信息的票據(jù)。在方便的時(shí)候要求員工使用公共交通工具。

（4）租車：指定允許的車的排量大小或類型。明確員工是否需要在租車時(shí)購買保險(xiǎn)?？紤]私車公用，需要提供差旅者在私車公用時(shí)的指南和相應(yīng)的報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)。

（5）餐飲：明確每餐的報(bào)銷或補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)。

（6）客戶招待和娛樂：明確公司中參與業(yè)務(wù)招待的最高級(jí)別人員；規(guī)定支出的限額或范圍，如果員工超出一定范圍，則報(bào)銷需要增加更高層級(jí)的審批人。

3. 告知不可報(bào)銷的費(fèi)用。

除明確具體費(fèi)用列別之外，企業(yè)還需明確哪些是不可報(bào)銷費(fèi)用，不可報(bào)銷費(fèi)用包括：嬰兒看護(hù)費(fèi)、干洗費(fèi)、電影票、航班變更費(fèi)、停車罰單、航空公司優(yōu)先座位升級(jí)、酒店員工小費(fèi)、旅行期間購買的化妝品或衣物、寵物寄宿。

4. 保護(hù)員工的人身安全。這是任何公司的差旅政策的一個(gè)重要目標(biāo)。

（1）要求員工提交其行程，洞察員工出差情況。

（2）要求員工留下其所在賓館電話號(hào)碼。

（3）在不同的緊急情況下，提供給員工相應(yīng)的聯(lián)系信息和資源。

（4）告訴員工公司為員工購買的差旅保險(xiǎn)。

有效的差旅政策是進(jìn)行差旅管理的基礎(chǔ)，制定時(shí)不可紙上談兵導(dǎo)致效果全無，可基于歷史數(shù)據(jù)來完善差旅管理流程體系，以及選擇合適的差旅管理平臺(tái)工具。