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每個財務(wù)人員在財務(wù)工作中，最理想化的形式是“有法可依”，能夠利用“法”有效的、適當(dāng)?shù)倪M行費用管控。
行之有效的費用管控體系通過事前管控，事中控制，事后總結(jié)，能夠節(jié)約費用成本、審計成本、使新階段的預(yù)算有章可循，最重要的是能夠通過全方位的管控避免諸多經(jīng)營風(fēng)險。
企業(yè)面臨的經(jīng)營風(fēng)險有哪些？
黑天鵝事件——極其罕見的、出乎人們意料的風(fēng)險
黑天鵝事件屬于不可預(yù)測的、重大的、稀有風(fēng)險事件。它存在于各個領(lǐng)域，無論金融市場、商業(yè)、經(jīng)濟還是個人生活，都逃不過它的控制。例如本次新冠肺炎的出現(xiàn)打亂所有人的節(jié)奏、美國股市發(fā)生兩次融斷事件、石油價格暴跌。
灰犀牛事件——太過于常見以至于人們習(xí)以為常的風(fēng)險
灰犀牛事件屬于常見的風(fēng)險，它是大概率會發(fā)生的，也是影響巨大的潛在危機。由于經(jīng)營管理不善，潛在風(fēng)險往往會被忽視，常會給企業(yè)帶來灰犀牛事件。例如在企業(yè)經(jīng)營中的虛開發(fā)票、一些上市公司的財務(wù)造假等現(xiàn)象都屬于灰犀牛事件，不觸發(fā)則已，一旦觸發(fā)后果極其嚴重。
2018-2019年百度公司通報了12起虛假報銷、虛報人頭費情況；滴滴公司也曾通報員工通過購買假發(fā)票的方式進行虛假報銷套取公司資金。
風(fēng)險防不勝防
企業(yè)風(fēng)險可以說是防不勝防，但加強風(fēng)險防范意識，從源頭杜絕惡性事件的發(fā)生，是許多企業(yè)刻不容緩的事情。及早通過便捷的互聯(lián)網(wǎng)軟件技術(shù)及規(guī)則，加強對企業(yè)資產(chǎn)的管控，在源頭上杜絕虛假報銷，將會為企業(yè)避免許多損失。
企業(yè)在費用管控中都存在哪些問題？
費用管理不統(tǒng)一
一些企業(yè)分公司或某些領(lǐng)導(dǎo)費用裁量權(quán)過大，集團對分公司管理失控；一些部門業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)變從而出現(xiàn)的坐支留存的問題。
費用列支制度陳舊，不適應(yīng)新時代的業(yè)務(wù)特點
深圳20多年前是個小漁村，然而今天飛速發(fā)展，成立多個國際化的高新企業(yè)，然而很多企業(yè)和行政機關(guān)都仍然保持著上個世紀(jì)的傳統(tǒng)報銷制度；近10年我國稅政多次改革，營改增，降低增值稅稅率等等。但是一些企業(yè)的報銷制度仍然是從前的標(biāo)準(zhǔn)，是否含稅都成為問題。
預(yù)算管理與費用控制缺少有效銜接
很多企業(yè)在做預(yù)算與費用結(jié)算時候是分開來做的，常會出現(xiàn)預(yù)算與費用不同步的狀況，無法很好的利用預(yù)算與實際費用的關(guān)系為接下來的經(jīng)營預(yù)算做出預(yù)判和支撐。另外，預(yù)算是為了盡可能的少花錢多辦事。而一些部門是把費用預(yù)算當(dāng)成花銷的最大值，盡可能消耗預(yù)算，舍本求末違背了預(yù)算的初衷。
傳統(tǒng)的財務(wù)報銷流程存在缺陷
10年前報銷模式是會計出納支付現(xiàn)金，5年前的報銷是網(wǎng)銀轉(zhuǎn)賬，現(xiàn)在的報銷是微信支付寶網(wǎng)銀。雖然形式在日趨便捷，但無論哪種形式的報銷與到賬都仍存在時間差。由于冗長的內(nèi)部流程造成的持續(xù)1周甚至一個月的時間差，使員工的報銷體驗非常不理想。并且由于強制性的員工墊付資金，員工個人資金的被利用是員工不愿意但必須無奈承受的選擇。然而，今天的企業(yè)報銷此形式仍占主流。
特殊報銷不透明，存在稅務(wù)、內(nèi)控風(fēng)險
一些業(yè)務(wù)費用無法正常通過財務(wù)流程處理但又必須支付，無發(fā)票只能通過補票的方式，卻造成業(yè)務(wù)流、票據(jù)流、資金流不統(tǒng)一。在過去監(jiān)管力度不嚴的情況下這樣的費用可能會無從查起，但是現(xiàn)在稅務(wù)通過大數(shù)據(jù)可以清晰地了解企業(yè)的錢是否花了，又花在了哪里，使企業(yè)面臨眾多稅務(wù)風(fēng)險。 目的和結(jié)果之間存在著諸多不確定性，風(fēng)險管理則是企業(yè)將這種不確定性降到最低的必然選擇。構(gòu)建有效的費用管控體系是風(fēng)險管理行之有效的方案。
有效的費用管控體系究竟需要哪些能力？
抓預(yù)算——通過預(yù)算系統(tǒng)監(jiān)控費用支出
科學(xué)的預(yù)算基礎(chǔ)是成本和費用的合理性，是基于對市場與生產(chǎn)經(jīng)營業(yè)務(wù)的判斷。預(yù)算與研發(fā)成果、銷售收益等掛鉤是管控的必要項。通過預(yù)算系統(tǒng)可以清晰的把控費用支出情況。
抓結(jié)算——集中費用管控和資金支付
預(yù)算的效果如何？是否合理？是否有預(yù)算不足或松弛的情況？階段性的總結(jié)，加以預(yù)算這把量尺的丈量，就可判斷某些開銷是否必要、某些開銷是否可增量。完善的財務(wù)系統(tǒng)可集中費用管控和資金支付高效的完成費用結(jié)算及分析。
統(tǒng)一支付——建設(shè)內(nèi)部結(jié)算網(wǎng)絡(luò)
一些使用功能較為完善的OA系統(tǒng)，在員工離職時1-2天財務(wù)就可以清賬。而部分跨區(qū)域、多分公司的企業(yè)，采用功能不夠齊全的財務(wù)系統(tǒng)，導(dǎo)致很多離職員工離職很久后才發(fā)現(xiàn)員工的費用對不上。甚至至今，無法完全控制大量員工的因公支出仍是許多領(lǐng)先企業(yè)仍然會存在的問題。企業(yè)建立統(tǒng)一的支付渠道及內(nèi)部結(jié)算網(wǎng)絡(luò)打通管控與結(jié)果的通路是非常必要的。
全流程——事前管控，事中控制，事后總結(jié)
企業(yè)在企業(yè)支付費用發(fā)生前，預(yù)先制定費用管控規(guī)章。當(dāng)員工費用支付時按照提前設(shè)置好的值進行支付。支付后所有數(shù)據(jù)生成分析報表及時反饋費用預(yù)算使用情況，及時制定下一步調(diào)整可以讓企業(yè)時刻保持高速向前行進狀態(tài)。
科技軟件——簡化業(yè)務(wù)流程
傳統(tǒng)的費用報銷，需要人力完成的工作許多是無技術(shù)含量又耗時耗力的，現(xiàn)代高成長企業(yè)為了簡化業(yè)務(wù)流程，提升人效，很多財務(wù)流程都會通過專業(yè)軟件來完成，比起傳統(tǒng)的操作流程會節(jié)省許多時間。另外財務(wù)人員省去了高重復(fù)的票據(jù)及業(yè)務(wù)復(fù)核時間，轉(zhuǎn)而將精力投放在管理與業(yè)務(wù)增值上，也從側(cè)面為企業(yè)帶來了更高的價值。
在疫情的影響下，萬業(yè)重創(chuàng)，企業(yè)生存面臨危機。外力的影響企業(yè)無法左右，領(lǐng)導(dǎo)者能夠有所作為的就是建設(shè)一個抗擊打能力更強的組織，行之有效的費用管控是當(dāng)下企業(yè)生存的必要選擇。保存企業(yè)實力，以更加扎實的步伐沉著地發(fā)展。分貝通以企業(yè)支付+費用管控為核心，幫助企業(yè)更好的控制費用支出，隨著企業(yè)財務(wù)管理信息化、數(shù)字化、精細化的不斷發(fā)展，越來越多的高成長企業(yè)選擇了更加創(chuàng)新的企業(yè)支出管理模式，帶來企業(yè)統(tǒng)一支付結(jié)算、員工告別墊資報銷的全新體驗。
