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?在日常的企業(yè)消費數(shù)據(jù)分析中，你是否會遇到以下問題：
消費數(shù)據(jù)雜亂不完整導(dǎo)致數(shù)據(jù)很難整合分析？
在員工差旅及業(yè)務(wù)招待的過程當(dāng)中，超標(biāo)極其頻繁，且難以管控？
又或者你經(jīng)常因為費用數(shù)據(jù)不完整甚至缺失導(dǎo)致很難做出正確的商業(yè)決策？
不管你的情況如何，但很顯然，這些費用數(shù)據(jù)的整合及分析深刻的影響你當(dāng)下的決策和公司的未來。
只需四步，讓你告別臟亂的數(shù)據(jù)，更輕松的做出決策。
- 第1步
獲取準(zhǔn)確、真實及完整的費用數(shù)據(jù)
在2015年由Paystream發(fā)布的研究報告中顯示：
56%的企業(yè)認(rèn)為削減成本是他們今年工作的首要重點
其中41%的企業(yè)認(rèn)為流程自動化是他們的目標(biāo)之一
為了有條不紊的落實這件事情，我們可以遵循以下步驟：
先確立好企業(yè)的費用制度及標(biāo)準(zhǔn)，讓它盡可能容易的被員工遵守。
確定企業(yè)各類業(yè)務(wù)的提交、審批、報銷流程（如什么時候單據(jù)之間需要相互關(guān)聯(lián)？金額超過什么程度需要變換審批流？）。
進(jìn)行費用標(biāo)準(zhǔn)的設(shè)置及數(shù)據(jù)的錄入（包括將費用標(biāo)準(zhǔn)名字命名為像差旅費、住宿費、業(yè)務(wù)招待、團(tuán)建、辦公采購等等），所有的費用都應(yīng)該用唯一可區(qū)分的名稱進(jìn)行設(shè)置。
最后一步，讓員工和管理人員理解清楚費用政策并使用好流程。
選擇一個能夠讓你更正確、高效的獲取這些費用數(shù)據(jù)的產(chǎn)品會讓你事半功倍，同時有效的執(zhí)行費用政策及流程。數(shù)據(jù)將會告訴你每項政策或者流程是否真正的科學(xué)到位。
- 第2步
分析數(shù)據(jù)
接下來具有挑戰(zhàn)性的部分：如何從海量的數(shù)據(jù)中直觀的獲取信息。
我們提倡整合人員、流程、技術(shù)，構(gòu)建一個有效的分析方法，這樣可以使復(fù)雜的數(shù)據(jù)變成對企業(yè)有價值的信息。
人
你需要根據(jù)公司的宗旨和目標(biāo)來交叉分析數(shù)據(jù)，但在這之前，你需要找一個合適的人。
流程
數(shù)據(jù)分析大多離不開比較，為了使數(shù)據(jù)有價值，你必須知曉每筆費用的流向以便做相關(guān)分析。
我們先以下面幾個例子作為引入
將實際支出與預(yù)算對比
將預(yù)算作為評判標(biāo)準(zhǔn)，監(jiān)控員工的實時開支。
將實際支出與標(biāo)桿對象對比
不同部門、成本中心、項目的橫向?qū)嶋H支出對比。如果你能獲取行業(yè)的數(shù)據(jù)，你甚至可以比較競品或者行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)與自己之間的差距。
將實際支出與收入或者盈利對比
確保投資回報是正面樂觀的。例如，了解員工最大-最小-或者獲利最多的客戶，并分析出這名員工的單次差旅支出是否花的有價值。
比較實際支出的趨勢
看到公司的費用數(shù)據(jù)呈現(xiàn)出某種趨勢？你可以比較不同時間段的費用支出情況，借以看出哪些費用項目在未來有明顯的節(jié)省空間。
技術(shù)
如何充分利用你的費用數(shù)據(jù)？通用性的技術(shù)集成方案可以讓數(shù)據(jù)可視性更強。好的數(shù)據(jù)分析是建立在條件格式化和數(shù)據(jù)可視性的基礎(chǔ)之上的。
條件格式化將讓你專注于關(guān)鍵業(yè)務(wù)驅(qū)動因素，使數(shù)據(jù)與公司的業(yè)務(wù)保持高度相關(guān)。
舉個日常生活中通用的例子來理解條件格式化帶來的好處，比如紅綠燈通過顏色編碼使得數(shù)據(jù)可視化，并指導(dǎo)人們的行為，紅燈停，黃燈警惕，綠燈行。
通過將數(shù)據(jù)編碼轉(zhuǎn)換為直觀的表達(dá)方式可以讓人們更加清晰的知曉這些數(shù)據(jù)的意義。無論你使用何種分析系統(tǒng)，你的費用報告都應(yīng)該直觀、即時、準(zhǔn)確的反映及分析數(shù)據(jù)。
- 第3步
制定商業(yè)決策
通常情況下，在BI之后，你做出決策之前一般會面臨以下三個場景。
01 該數(shù)據(jù)是否和你預(yù)期的一樣？
你似乎是在做正確的事情，但你還是要經(jīng)常提醒自己：這些為什么會發(fā)生？我還有改善的空間嗎？
例如，你的費用預(yù)算過于慷慨？如果是的話，你可以考慮收緊一下預(yù)算。
02 數(shù)據(jù)是否比你預(yù)想的要好？
當(dāng)數(shù)據(jù)比預(yù)想中的要好，大多數(shù)人可能會歡呼雀躍。然而我們還是得時常問自己，為什么數(shù)據(jù)會變好，還有變更好的空間嗎？可以嫁接到其他地方嗎？只有不斷的思考，才能讓企業(yè)朝著成功不斷前進(jìn)。
例如，你改變了一項差旅政策使得你的平均酒店入駐成本減少了約10%，但執(zhí)行以后顯示，每晚減少了20%。你或許會發(fā)現(xiàn)同樣的方法可適用于酒店住宿、辦公采購等其他費用減免上。
03
數(shù)據(jù)是否比你預(yù)想的要差？
在你看到數(shù)據(jù)變差的情況之時，請確保你真的了解這些數(shù)據(jù)的來龍去脈。
也許這次的數(shù)據(jù)變壞只是一個正常的周期波動，也許與某項計劃出錯有關(guān)，這次數(shù)據(jù)變差有可能是某個單獨的小組、部門或者個人導(dǎo)致的，也有可能廣泛的存在于企業(yè)當(dāng)中。
當(dāng)你確定你的分析已經(jīng)準(zhǔn)確無誤了，并確定這次的數(shù)據(jù)變差確實是事情朝著不好的方向發(fā)展，那你應(yīng)該立即采取措施加以糾正。
- 第4步 運行調(diào)整
一旦你做了一個商業(yè)決策，你需要確定某些費用政策或者流程的改變是否存在必要？
如果數(shù)據(jù)是在可接受范圍內(nèi)的綠燈，你可以什么也不做。
如果數(shù)據(jù)處于潛在風(fēng)險的黃燈區(qū)域，或者有變?yōu)榧t燈的趨勢，請讓數(shù)據(jù)引導(dǎo)你做出正確的決定。
如果改變是必要的，請先記住，改革往往是企業(yè)經(jīng)營過程中最困難的部分。轉(zhuǎn)型在實施階段經(jīng)常失敗，你需要格外小心地來處理這個問題。
你可以先從以下做起：
如果一個業(yè)務(wù)流程的改變是必要的，確定哪些類型的改革是必要的。
我們可以先自行思考：這個變化大嗎？會影響到多少員工？你會一下子推行它們還是循序漸進(jìn)？從而更好的執(zhí)行你的計劃。
你可以先試點，向你的下屬和員工培訓(xùn)新的政策和流程，并且一定要強調(diào)不遵守的后果，執(zhí)行看到數(shù)據(jù)后推廣到全公司使用。
評估你的公司能多快的響應(yīng)這項變化?
如果您的組織是敏捷的，它可能是一個快速的過程。如果你的公司比較傳統(tǒng)，抗拒新生事物，就需要更多時間進(jìn)行磨合溝通，這樣才能達(dá)到預(yù)期結(jié)果。
快速回顧一下，這里有四個步驟來讓你的數(shù)據(jù)更有價值：
1.獲得準(zhǔn)確、及時和完整的數(shù)據(jù)。
2.分析數(shù)據(jù)。分析立足于比較，所以你必須在一個有意義的框架下進(jìn)行對比。
3.制定商業(yè)決策或者改革。了解業(yè)務(wù)目標(biāo)，推進(jìn)改革，并持之以恒。
4.過程調(diào)整。循序漸進(jìn)的改革，優(yōu)化各個細(xì)節(jié)，確保這項決策對企業(yè)管理效率的提升是最佳實踐。
