流程越來越嚴，為何重復(fù)報銷的“小把戲”仍能鉆空子？

開頭先給大家看幾個真實案例：

小A在客戶已安排食宿的情況，仍申領(lǐng)交通伙食補貼；小B公司因OA系統(tǒng)未打通，同一筆差旅線上線下費重復(fù)報銷；小C偽造審批單據(jù)，騙取差補30余次。

這些操作，若非刻意篩查，企業(yè)幾乎難以察覺。因此，當企業(yè)缺乏有效的查重校驗機制時，重復(fù)報銷就會像病毒一樣在時間、空間、票據(jù)三個維度不斷擴散，最終形成系統(tǒng)性管理漏洞。

 

斬斷“報銷黑手”的三大實戰(zhàn)策略
針對重復(fù)報銷這一頑疾，我們總結(jié)出以下3個行之有效的解決方法
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1、精準識別風(fēng)險特征
財務(wù)在審核發(fā)票的過程中，可以從時間、空間、票據(jù)三大維度識別風(fēng)險特征：
  • 時間維度：同一行程在不同報銷周期拆分申報，重復(fù)申領(lǐng)出差補貼，或跨系統(tǒng)（如企業(yè)OA與線下報銷）重復(fù)提交；
  • 空間維度：住宿地與交通軌跡矛盾（如發(fā)票顯示A城住宿，但打車記錄集中于B城）；
  • 票據(jù)維度：利用PS技術(shù)修改電子發(fā)票日期、金額，或通過“陰陽票據(jù)”規(guī)避審核。
2、構(gòu)建智能查重系統(tǒng)
  • 引入OCR識別+電子驗真雙通道，減少人工失誤；
  • 實時校驗發(fā)票狀態(tài)，自動攔截已紅沖、已作廢票據(jù)；
  • 關(guān)聯(lián)機、酒、車消費記錄，識別時空矛盾。
3、上線能夠統(tǒng)一管理的差旅平臺
  • 平臺自動關(guān)聯(lián)行程：機票、酒店、打車記錄強制綁定，避免同一行程多次報銷等異常行為；
  • 發(fā)票自動驗重：員工通過平臺預(yù)訂酒店、機票時，電子發(fā)票直接同步至企業(yè)財務(wù)，避免人工上傳重復(fù)票據(jù)。
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分貝通商旅與報銷查重校驗特色方案
分貝通基于3000+企業(yè)的差旅管理經(jīng)驗，創(chuàng)新商旅與報銷查重校驗特色方案，通過事前、事中、事后三重保障構(gòu)建閉環(huán)體系，跨時空校驗讓每一筆報銷都經(jīng)得起“靈魂拷問”：
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1、事前規(guī)則配置，筑牢防火墻
規(guī)則可以設(shè)置酒店發(fā)票上的日期是否參與校驗，如果有時間不符的異常報銷票據(jù)將被實時攔截；
同時構(gòu)建智能化差補計算模型，對酒店含早、外賣平臺下單等情況雙重驗證，自動扣除差補，避免重復(fù)申領(lǐng)，實現(xiàn)差旅津貼的精細化管理和成本的有效控制。
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2、事中動態(tài)攔截，構(gòu)建護城河
對所有報銷單進行時空交叉校驗；對報銷過程中的重復(fù)報銷、行程重疊報銷、有沖突的機酒火同品類或跨品類訂單進行攔截；對生成費用時有沖突機酒火訂單進行提醒。
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3、事后商旅與報銷查重，BI分析
1利用BI把報銷數(shù)據(jù)“切片”分析，自動生成“可疑訂單”追蹤報告，讓那些“小聰明”在數(shù)據(jù)面前無所遁形！
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某零售企業(yè)業(yè)務(wù)版圖廣、差旅頻次高，過去因票據(jù)繁多常出現(xiàn) “糊涂賬”。使用分貝通商旅與報銷查重校驗特色方案后，三大改變讓差旅管理煥然一新：
  • 重復(fù)報銷零容忍：實現(xiàn)重復(fù)報銷100%精準攔截，徹底堵死虛假報銷的漏洞。
  • 審核效率提升200%：自動處理99%的常規(guī)票據(jù)，將財務(wù)人員從“人肉查賬”中解放出來。
  • 差旅成本肉眼可見下降：通過全流程費用管控和實時合規(guī)預(yù)警，成功讓差旅成本下降10%，為企業(yè)省下真金白銀。