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觸屏選擇一款飲品，掃碼付款，物品由機(jī)械手送達(dá)取貨口，一旁的智慧云平臺(tái)上顯示著近日設(shè)備數(shù)量、分布地點(diǎn)、實(shí)時(shí)消費(fèi)數(shù)據(jù)等多維度信息……這臺(tái)智能零售終端，便由山東新北洋信息技術(shù)股份有限公司研發(fā)的產(chǎn)品。
如今新北洋更是把80%的便利店商品搬到了基于智能微超、智慧零售終端的“Mini Mart”，形成了覆蓋全國(guó)30多城市、5000多臺(tái)機(jī)柜的即時(shí)零售網(wǎng)絡(luò)。始終以“客戶為先”，新北洋從售前、售后到維修服務(wù)人員常?；怼翱罩酗w人”“陸地戰(zhàn)士”。
如何提升差旅流程效率，賦能業(yè)務(wù)流的整體效率，從而提供全流程更完備的服務(wù)水平？對(duì)于新北洋來(lái)說(shuō)，是需要優(yōu)先解決的難題。
01
“Mini?Mart”快速部署背后
差旅制度與流程的效率思考
“從自主生產(chǎn)的智能微超，到客戶定制的產(chǎn)品柜，從項(xiàng)目經(jīng)理導(dǎo)入新產(chǎn)品，到研發(fā)工程師設(shè)計(jì)，到小批量產(chǎn)品試制到量產(chǎn)，從售前、銷售到售后服務(wù)……我們以客戶為單位，嚴(yán)守全流程質(zhì)效把控?！毙卤毖笮畔⒒?fù)責(zé)人表示。
在新北洋，全流程把控同樣關(guān)注差旅制度落實(shí)和流程效率：
- 審批流程方面，每一次的出差申請(qǐng)均需從業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人、費(fèi)用會(huì)計(jì)、財(cái)務(wù)經(jīng)理到財(cái)務(wù)總監(jiān)等的層層審批，出差申請(qǐng)需求零散，相關(guān)審批人總擔(dān)心不能及時(shí)審批而耽誤進(jìn)度；
- 費(fèi)用報(bào)銷方面，以銷售人員為例，按每位銷售每次1-2月回來(lái)報(bào)銷一次，每次報(bào)銷至少20多張單據(jù)，近百人的集團(tuán)銷售團(tuán)隊(duì)便能月均產(chǎn)生至少千張發(fā)票；
- 發(fā)票審核方面，面對(duì)月均千張發(fā)票，集團(tuán)為數(shù)不多的費(fèi)用會(huì)計(jì)需要完成貼票到審核的全流程。目前報(bào)銷回款速度較慢，久而久之，財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)難免抱怨連連。
同時(shí)，差旅支出也受到關(guān)注，即使2022年疫情期間新北洋僅機(jī)票、酒店、火車的支出也達(dá)到了千萬(wàn)級(jí)。
在新北洋信息化負(fù)責(zé)人看來(lái)，這些問(wèn)題的核心癥結(jié)還是在于流程效率和制度落地管控的平衡。如何將制度流程化水平提升，并能有依據(jù)的持續(xù)優(yōu)化流程和制度，成為重中之重。“我相信，這也是我們能拿到費(fèi)控結(jié)果的前提”。新北洋信息化負(fù)責(zé)人表示。
經(jīng)過(guò)近一年的市場(chǎng)及選型調(diào)研，分貝通的事前、中、后的全流程模式引起了新北洋的極大興趣。隨著初步推進(jìn)，制度流程化實(shí)踐已初見(jiàn)成效。比如，平臺(tái)可自動(dòng)關(guān)聯(lián)申請(qǐng)單，申請(qǐng)通過(guò)后員工即可在分貝通App內(nèi)享受一站式差旅體驗(yàn)，費(fèi)用由企業(yè)直接支付。分貝通的“一站式”商旅服務(wù)，更是實(shí)現(xiàn)了全部行程一個(gè)申請(qǐng)單搞定，流程更絲滑，效率自然起來(lái)了。
同時(shí)下單過(guò)程中，系統(tǒng)會(huì)按銷售職級(jí)自動(dòng)推薦行程內(nèi)、符合差標(biāo)（如目的地城市級(jí)別、酒店星級(jí)、提前預(yù)定天數(shù)及倉(cāng)位等）的選擇，流程完成了，合規(guī)動(dòng)作也完成了。
此外，差旅及報(bào)銷流程化水平的提升，也服務(wù)于財(cái)務(wù)審核效率。同時(shí)大發(fā)票的結(jié)算方式，更是幫助費(fèi)控會(huì)計(jì)省去了大量發(fā)票審核等工作；批量審批支持更是讓整體流程效率往前了一大步。
02
依托制度流程化升級(jí)
撬動(dòng)數(shù)據(jù)價(jià)值賦能降本
打造“一推、三智、五化”企業(yè)信息化平臺(tái)，成就智慧新北洋，始終是新北洋信息化、數(shù)字化建設(shè)的方向。當(dāng)前，新北洋致力于以流程驅(qū)動(dòng)業(yè)務(wù)，以數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)企業(yè)，建設(shè)智能協(xié)同、智能制造、智慧決策為主體的“三智”平臺(tái)。
在制度流程化方面，新北洋首先考慮的是公司各部門的需求，再就是公司戰(zhàn)略層面的選擇。信息化負(fù)責(zé)人表示，“身處數(shù)據(jù)的時(shí)代，企業(yè)日常的數(shù)據(jù)應(yīng)用還存在問(wèn)題。畢竟由于IT系統(tǒng)快速的更新?lián)Q代，很多老系統(tǒng)已經(jīng)無(wú)法滿足當(dāng)下需求。”
在使用分貝通的短短幾月間，新北洋顯著減少財(cái)務(wù)部門、營(yíng)銷前臺(tái)員工的發(fā)票處理量近60%，讓不同部門的員工更專注本職工作，制度化、流程化全面升級(jí)。
隨著使用程度逐漸加深，新北洋將進(jìn)一步在分貝通系統(tǒng)洞察員工的支出數(shù)據(jù)，包括出差訂單、預(yù)訂偏好等，形成“支出數(shù)據(jù)庫(kù)”，為商務(wù)消費(fèi)支出的規(guī)則制定提供依據(jù)。
在數(shù)據(jù)應(yīng)用方面，信息化負(fù)責(zé)人提出了3方面的計(jì)劃：
- 借助支出數(shù)據(jù)分析，以輔助制度流程化實(shí)現(xiàn)企業(yè)運(yùn)營(yíng)成本的節(jié)約；
- 用數(shù)據(jù)反哺規(guī)則制定，升級(jí)費(fèi)控報(bào)銷的及時(shí)性并梳理完備的支出標(biāo)準(zhǔn)規(guī)則；
- 打通系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)連通，業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)充分融合讓每一個(gè)環(huán)節(jié)高效率運(yùn)轉(zhuǎn)；
在分貝通的“一體化”支持下，新北洋集團(tuán)期待構(gòu)建出“精銳”的運(yùn)維隊(duì)伍——更高效率滿足線下運(yùn)營(yíng)；還能夠通過(guò)全量的支出數(shù)據(jù)支撐，以形成體系化的支出管理規(guī)則，帶動(dòng)整體的管理效率提升。
目前，新北洋集團(tuán)正在積極構(gòu)建內(nèi)部信息化體系，以財(cái)務(wù)費(fèi)用支出為小的撬動(dòng)點(diǎn)，逐步在財(cái)務(wù)管理和業(yè)務(wù)管理上持續(xù)升級(jí)，以賦能業(yè)務(wù)流“加速度”。
