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地毯式開新店 咖啡品牌開始了“內(nèi)卷式”費(fèi)用管理

2023年以來，咖啡消費(fèi)量持續(xù)增長，以地方產(chǎn)投、風(fēng)投資本、上市公司為代表的各路資本積極入局，搶抓咖啡經(jīng)濟(jì)風(fēng)口。咖啡市場(chǎng)進(jìn)入個(gè)位數(shù)競(jìng)爭(zhēng)時(shí)代，在瘋狂拓店的背后，不僅是資本的較量，更是效率的比拼。

2023年5月開始，瑞幸咖啡第1萬家門店，庫迪咖啡第3千家門店落地，皮爺咖啡進(jìn)駐武漢……隨著越來越多精品咖啡品牌持續(xù)加碼，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日漸白日化。而地毯式開店擴(kuò)張，率先培養(yǎng)消費(fèi)者無疑是搶占市場(chǎng)不二法寶。天眼查App顯示，我國目前有超18萬家咖啡相關(guān)企業(yè)，今年新增約1.48萬家，同比增長3.79%。

在市場(chǎng)激烈競(jìng)爭(zhēng)下，有一批精品咖啡品牌利用分貝通一體化企業(yè)支出管理解決方案，率先讓費(fèi)用管理“卷”了起來。每一家門店的預(yù)算制定、商務(wù)支出到財(cái)務(wù)報(bào)表，都被歸攏起來并按門店“模塊化”，讓每一間新店的支出更規(guī)范、更標(biāo)準(zhǔn)。

 

01

主打“不用報(bào)銷”

商業(yè)開發(fā)火速開新店

時(shí)間就是效率，咖啡門店的選址至關(guān)重要。咖啡品牌在開新店前，商業(yè)開發(fā)團(tuán)隊(duì)會(huì)進(jìn)行實(shí)地考察地理位置，選擇適合地址，經(jīng)常是連續(xù)出差十多天，四處調(diào)研，月人均差旅費(fèi)高達(dá)1W+，是新店開發(fā)期間產(chǎn)生差旅費(fèi)最多場(chǎng)景。

過去，商業(yè)開發(fā)出差都得通過行政預(yù)訂差旅。在流程上，先得通過上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，然后查詢想要的航班、酒店信息給到行政，行政再通過供應(yīng)商進(jìn)行預(yù)訂，若選定的航班出現(xiàn)超規(guī)或者臨時(shí)取消等情況，還要反復(fù)溝通確認(rèn)，耗費(fèi)時(shí)間長。

也有商業(yè)開發(fā)團(tuán)隊(duì)員工選擇自行墊付預(yù)訂差旅，但是事后報(bào)銷需要整理的票據(jù)、單據(jù)非常多，一旦出錯(cuò)，財(cái)務(wù)還會(huì)打回重審，同樣影響著組織效率。

分貝通的“一站式”差旅，改變了員工差旅方式。現(xiàn)在，每位員工出差前，可提前提交差旅申請(qǐng)，審批通過后在App端自由選擇符合行程的航班、酒店預(yù)訂，操作便捷，員工的出差意愿也更高。

結(jié)算上，財(cái)務(wù)不再審核員工發(fā)票，轉(zhuǎn)而每月末在系統(tǒng)后臺(tái)對(duì)賬單，統(tǒng)一結(jié)算即可。財(cái)務(wù)徹底告別了不斷瘋狂增長的發(fā)票單據(jù)處理，也終于有時(shí)間關(guān)注起了“業(yè)務(wù)”。

 

02

告別日常瑣碎

一人統(tǒng)管多店費(fèi)用

“門店不再需要配備一個(gè)費(fèi)用管理助手，總部一人就能搞定?！?/p>

門店雖小，五臟俱全。在咖啡店的日常經(jīng)營中，有著非常多種類的日常消耗品采購需求。比如微波爐、標(biāo)簽打印機(jī)等數(shù)碼產(chǎn)品，創(chuàng)可貼、毛巾等消耗品采購，都是咖啡店的日常需要。

瑣碎的日常采購是“人效低”的關(guān)鍵。過去，由于所有的費(fèi)用都采用的統(tǒng)一報(bào)銷的方式，都是員工自行回憶、搜集、整理票據(jù)并提交報(bào)銷，活兒不重要且很耗時(shí)間。最早，為了解決這一問題，每個(gè)區(qū)域/門店都配備了門店助理，用于管理日常繁雜的支出。效率上來了但人力成本很高。

而如今，全國1000多家門店店員都通過分貝通進(jìn)行日常采購，包括數(shù)碼產(chǎn)品、辦公文具、日化、酒水飲料等一應(yīng)俱全，電商化采購很便捷。且因?yàn)樗胁少徺M(fèi)用由企業(yè)支付，也就不再涉及繁雜的報(bào)銷，一個(gè)費(fèi)用會(huì)計(jì)就能夠搞定所有門店采購的數(shù)據(jù)整理工作。

而處理一些突發(fā)情況不可避免產(chǎn)生的線下購買，例如員工意外受傷買藥等，店員也開始習(xí)慣于在分貝通進(jìn)行報(bào)銷單據(jù)的提交。因此，財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)也就自動(dòng)留存在了分貝通一個(gè)系統(tǒng)中，財(cái)務(wù)整理也很方便。

 

03

費(fèi)用管理效率起飛

店長月初輕松報(bào)預(yù)算

每一個(gè)咖啡門店店長在月初都需要向總部報(bào)費(fèi)用預(yù)算。比如店員培訓(xùn)的差旅、采購、補(bǔ)貼等；也需要核算營運(yùn)出差到門店支援產(chǎn)生的餐費(fèi)，臨時(shí)團(tuán)建費(fèi)等。對(duì)于公司總部來說，要區(qū)別不同門店的主體進(jìn)行分別核算，也是不小的工作量。

過去，門店采取的是“先墊款、后報(bào)銷”的方式。員工從支出到報(bào)銷完成間，有著申請(qǐng)、審批、支出等非常多的環(huán)節(jié)，結(jié)合報(bào)銷的滯后性，公司只根據(jù)會(huì)計(jì)科目一分了事，不會(huì)對(duì)此類費(fèi)用做精確計(jì)算，因此很難對(duì)預(yù)算有參考、借鑒。

而利用分貝通的數(shù)據(jù)報(bào)表功能，店長對(duì)預(yù)算已經(jīng)做到了“心中有數(shù)”。在分貝通數(shù)據(jù)報(bào)表后臺(tái)，店長可獲取到所有的費(fèi)用數(shù)據(jù)，并借此報(bào)下個(gè)月的預(yù)算。這樣一來，門店的預(yù)算搜集工作也得到了全面提效，財(cái)務(wù)資金利用效率變得更高。

更重要的是，在數(shù)據(jù)報(bào)表后臺(tái)，費(fèi)用會(huì)計(jì)能夠快速整合全國一千多家門店的差旅費(fèi)、日常采購的訂單數(shù)據(jù)和報(bào)銷數(shù)據(jù)，并對(duì)異常的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，財(cái)務(wù)擁有了掌控費(fèi)用支出的抓手。

而在每一年度末，財(cái)務(wù)還會(huì)將費(fèi)用數(shù)據(jù)與成本向財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)結(jié)合，用于構(gòu)建全量、精確的支出數(shù)據(jù)庫，成為業(yè)務(wù)戰(zhàn)略數(shù)據(jù)的重要支持。

在分貝通一體化的數(shù)據(jù)賦能下，連鎖型咖啡品牌對(duì)每一家門店的費(fèi)用支出已實(shí)現(xiàn)了精細(xì)化的管理。據(jù)調(diào)研，目前已經(jīng)有90%以上的企業(yè)實(shí)現(xiàn)了30%以上的成本節(jié)約，而隨著費(fèi)用支出的持續(xù)精細(xì)化，這一比例還將更高。