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曾有一家日化企業(yè)，因?yàn)榻?jīng)典的“一巴掌”廣告，深深植入一代人的記憶中。如今，這家老牌日化企業(yè)從默默無“蚊”到全球領(lǐng)先，創(chuàng)新堅(jiān)守，守護(hù)國民健康。
近30年來，這家日化企業(yè)連續(xù)在行業(yè)產(chǎn)量、銷量和市場占有率方面保持遙遙領(lǐng)先。超400名渠道管理人員，基本每個月2/3的時間都在外地進(jìn)行渠道拓展，成就了這家企業(yè)在二三線城市的市場滲透力。
但為何喜人的業(yè)務(wù)覆蓋速度卻成了這家日化企業(yè)財務(wù)團(tuán)隊(duì)的“心病”？
01
渠道拓展出差月月超過銷售?
“夾帶私費(fèi)” 隨心所欲？
在這家日化企業(yè)，出差最頻繁的除了銷售，便是渠道拓展了。從普通渠道開發(fā)到終端特渠人員，恨不得每個月25天都在出差進(jìn)行分管區(qū)域的渠道開發(fā)和談判，經(jīng)常會產(chǎn)生較長時間的酒店住宿需求。久而久之，差旅報銷的管理盲區(qū)難免產(chǎn)生：
- 一方面，該企業(yè)目前建立的酒店價格體系不透明，即使是集團(tuán)酒店，托管價格也存在不統(tǒng)一的情況。
- 另一方面，差旅渠道拓展在長期出差過程中可能會更傾向去“經(jīng)常光顧”的當(dāng)?shù)鼐频?，支?strong>“靈活虛報”。這些酒店不僅能談到較低價格，在開票環(huán)節(jié)“較為靈活”，比如住宿350元/晚，水單和發(fā)票卻可以按450元/晚的總額開具。
支出不透明的問題還體現(xiàn)在私車公用方面。
基于大區(qū)管理制度，該企業(yè)的銷售和渠道拓展人員基本只需省內(nèi)出差。由于目的地之間平均相距僅有60多公里，這些員工都更傾向于私車公用前往，其中的管理盲區(qū)也讓這類費(fèi)用報銷頗有問題。比如：
- 按地圖推薦路線計算里程，無法真實(shí)反映用車路線，里程記錄不準(zhǔn)確；
- 無法配置用車范圍管控，也會為里程計算不透明埋下隱患。
過去，這家企業(yè)每個月都會產(chǎn)生超350萬的差旅支出，而整體費(fèi)用類支出已占據(jù)這家日化企業(yè)總支出的15%-20%。“這是相當(dāng)可怕的結(jié)論?！?/strong>相關(guān)負(fù)責(zé)人表示。
如何改善先消費(fèi)后管控的“灰色模式”，同時進(jìn)一步提升如酒店價格體系、里程補(bǔ)貼的“明度”，是解決費(fèi)控這塊心病的關(guān)鍵突破。
02
和企業(yè)共同成長近10年
事前管控解決了“支出不透明”的心病
近6種差旅費(fèi)類目、手動審核近8000份報銷、上萬張發(fā)票…由于長期事后管控模式，這家日化企業(yè)財務(wù)團(tuán)隊(duì)在面對每月繁重的票據(jù)審核時，經(jīng)常發(fā)現(xiàn)一些員工在酒店和用車等消費(fèi)行為中的“小動作”，卻總是無濟(jì)于事。
“能不能不用財務(wù)手動審票了？”
“能不能在員工報銷前就實(shí)現(xiàn)因公消費(fèi)規(guī)范化？”
“我在這家企業(yè)快10年了，渠道的業(yè)務(wù)拓展是越來越快，但財務(wù)團(tuán)隊(duì)做費(fèi)控的水平如果跟不上，這種支出不透明的管理問題只能越來越嚴(yán)重?！?/strong>相關(guān)負(fù)責(zé)人表示。
如今通過使用分貝通，這家老牌日化企業(yè)用一個平臺則可完成機(jī)票、酒店、火車、用車等多場景的高頻因公消費(fèi)閉環(huán)，下單時企業(yè)直接支付，結(jié)算時一張大發(fā)票一下子省去近萬張發(fā)票的審核煩惱。更重要的是，依托這種“事前管控”模式，因公消費(fèi)行為更透明、更可控。2023年上半年，切換到事前管控模式后，企業(yè)的每筆支出都能準(zhǔn)確溯源，虛報現(xiàn)象更是明顯減少，費(fèi)用支出同比降低超18%。
比如酒店住宿費(fèi)不透明方面，通過分貝通平臺的精細(xì)化消費(fèi)規(guī)則配置能力，限定不同員工在不同城市住宿差標(biāo)、酒店星級選擇、是否多人同住等方面的規(guī)則；
比如里程補(bǔ)貼不透明方面，數(shù)據(jù)發(fā)現(xiàn)該企業(yè)報銷里程補(bǔ)貼的職級基本分布于S6-S8，通過分貝通，這家企業(yè)可根據(jù)管理規(guī)則自定義設(shè)置私車公用的補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)、管控范圍等，并能為S6-S8不同等級員工配置不同規(guī)則。
同時，私車公用途中，員工使用分貝通進(jìn)行出行導(dǎo)航，系統(tǒng)同步記錄真實(shí)行駛軌跡，精確到每一米。事后，什么也不用做，系統(tǒng)會依據(jù)行車記錄，自動核算里程補(bǔ)貼，并自動按月以分貝劵的形式發(fā)放。
“支出透明的探索中，工具的價值在于財務(wù)團(tuán)隊(duì)不再局限在事后報銷的模式，費(fèi)控管理的思路也更開闊了?！?/strong>相關(guān)負(fù)責(zé)人表示。
此外，由于分貝通商旅資源覆蓋全面，比如全國92+萬家不同等級的酒店資源覆蓋，這家企業(yè)更是通過分貝通提供的免費(fèi)協(xié)議托管、分貝通自營、攜程或華住綁定享受C端個人會員價等方式，搭建起品牌多樣、價格體系透明的酒店價格網(wǎng)絡(luò)。
“精細(xì)化消費(fèi)規(guī)則配置”、“酒店價格和里程補(bǔ)貼透明化”、“干掉報銷”等能力整合，分貝通基于“一個平臺”的事前管控能力，便幫助這家老牌日化企業(yè)管理所有重要費(fèi)用支出，實(shí)現(xiàn)全透明的企業(yè)支出管理。
“我們認(rèn)為，分貝通能夠幫助我們改善支出管理不透明的困境。不僅僅是讓業(yè)務(wù)人員和財務(wù)人員可以脫離報銷事務(wù)，更重要的是讓我們對員工的大部分支出行為都有掌控力。”相關(guān)負(fù)責(zé)人表示。
如今，元?dú)馍?、王小鹵、佳貝艾特、簡愛等眾多新零售企業(yè)紛紛選擇分貝通。他們都通過分貝通實(shí)現(xiàn)了一個平臺管理全部費(fèi)用支出的數(shù)字化費(fèi)用解決方案，并實(shí)現(xiàn)了至少20%的開支節(jié)省和90%的效率提升。
