/click%402x.png)
.svg)
為了進一步實現(xiàn)企業(yè)降本增效，近些年我國許多醫(yī)藥企業(yè)陸續(xù)從過去的直營模式轉(zhuǎn)型為代理模式，轉(zhuǎn)型之后直銷人員成本進一步降低，業(yè)務(wù)市場也實現(xiàn)了快速拓展，一直被行業(yè)譽為中藥破壁飲片技術(shù)的研發(fā)者、新型破壁草本品類開創(chuàng)者之稱的「中智藥業(yè)集團」就是其中之一。
中山市中智藥業(yè)集團有限公司（簡稱：中智藥業(yè)集團），成立于1993年，是廣東省創(chuàng)新中藥企業(yè)，集團于2015年7月在港交所主板上市，現(xiàn)已發(fā)展成為集新型中藥飲片、中成藥和保健食品科研、生產(chǎn)、銷售，以及藥品零售連鎖為一體的創(chuàng)新型企業(yè)。擁有“中智”“草晶華”等品牌，建立有44個中藥生態(tài)溯源種植基地，下屬子公司12家，已形成完善的藥品、生產(chǎn)、經(jīng)營為一體的產(chǎn)業(yè)鏈。
今天，中智藥業(yè)集團300多人的自營銷售團隊已覆蓋了全國近90000家門店渠道。中智藥業(yè)集團CFO賴穎盛表示：“雖然模式轉(zhuǎn)變了，但一年的各類差旅費用加總有2000多萬，是筆不小的數(shù)目”。
前置消費規(guī)則，告別費用超規(guī)不知曉
中智藥業(yè)集團是既是制藥企業(yè)也是高科技企業(yè)，坐落在廣州中山，旗下有著12家子公司，渠道遍布全國。改為代理模式后，中智藥業(yè)集團每月銷售人員進行商務(wù)洽談、產(chǎn)品培訓、門店總部拜訪的門店有90000家門店。賴穎盛表示：“現(xiàn)在平均每月每位業(yè)務(wù)員至少有10天的時間在出差，每月產(chǎn)生的費用報銷金額近200萬，需要一個強有力的后臺體系給予支持。
一直以來，中智藥業(yè)集團采取的是集團總控的模式管理報銷，各事業(yè)部都是獨立分配定額費用。為了保障業(yè)務(wù)出差效率，中智藥業(yè)集團的各子公司對事前差旅審批設(shè)置的相對簡單，在費用范圍內(nèi)的支出大多數(shù)無需領(lǐng)導事前審批，但煩惱的是業(yè)務(wù)人員并不清楚所在事業(yè)部是否有費用，此外各地區(qū)業(yè)務(wù)員的差標不同，這兩個原因使得集團經(jīng)常出現(xiàn)報銷超標的問題，而且在事后審核起來也十分麻煩。但這一現(xiàn)象在2021年集團全面上線分貝通之后得到了極大的改變。
分貝通采取的是事前管控的方式，可以將集團各銷售大區(qū)的差標、各級別員工的權(quán)限、差標規(guī)則等事前配置到系統(tǒng)，還可在系統(tǒng)內(nèi)靈活調(diào)整。
賴穎盛認為：“財務(wù)應(yīng)該是業(yè)務(wù)的賦能部門，但因為報銷，過去我們的財務(wù)和業(yè)務(wù)就像警察抓小偷，這種狀態(tài)非常不好。但現(xiàn)在我們只需每個月將給到各事業(yè)部的額度配置到分貝通系統(tǒng)內(nèi)即可，系統(tǒng)自動幫我們在業(yè)務(wù)下差旅訂單時進行事前把關(guān)，如員工出差訂票時點擊了超出差標的選項，系統(tǒng)會立即提醒不符合公司差標，如果各事業(yè)部當月的額度用完了，訂票時系統(tǒng)也會告知業(yè)務(wù)人員額度不足，這樣的方式讓我們非常省心”。
出差免報銷，一年約節(jié)約50萬的人力成本
12家子公司讓各事業(yè)部的員工報銷規(guī)范很難統(tǒng)一，因為報銷單填寫不規(guī)范、不清楚部門費用情況等問題超差標，使得報銷經(jīng)常被財務(wù)駁回，產(chǎn)生不愉快。而財務(wù)也十分辛苦，即便各事業(yè)部后臺審核處理報銷問題的人員、財務(wù)加總有30多人也依舊沒能徹底擺脫這一狀況，最長的報銷周期可達兩三個月。但使用分貝通之后，這一點也徹底得到了解決。
分貝通的差旅管理模式采取的是一個平臺聚合消費，員工免墊資、免報銷的方式，不用貼票報銷后，集團內(nèi)部的“摩擦”和“埋怨”全部沒有?！艾F(xiàn)在大家出差就直接在分貝通平臺內(nèi)預(yù)訂，特別是一線銷售人員預(yù)訂完成直接出發(fā)，都是在規(guī)則內(nèi)才能下單，回來之后也沒有報銷煩惱，在上線分貝通后，再沒有出現(xiàn)過和財務(wù)爭論報銷錯誤的事情”。賴穎盛表示。
此外免報銷的模式也使得財務(wù)人員的精力得到的了極大的釋放。每月的差旅費用和分貝通直接對接開票，只需要7-8位全職財務(wù)便可完成全部的費用入賬。賴穎盛表示：“現(xiàn)在分貝通給到的發(fā)票一定是合規(guī)的，我們內(nèi)部很放心，而且過去很多攢票集中報銷的情況也沒有，每月票據(jù)都是時時產(chǎn)生按月給到我們，核對起來可以迅速匹配，上線分貝通一年以來，我們算了下僅是在提高人員效率，節(jié)約人力成本這個維度，換算費用大約已節(jié)省了50多萬元?！?/p>
一個平臺全面掌握銷售行為數(shù)據(jù)，解決費用浪費
“我們費用管理上最大的改變是管理。過去我們想做差標分析、消費行為分析時，這些數(shù)據(jù)獲取起來十分困難，也不全面，但現(xiàn)在我們的商旅、用車、用餐等各種消費全部是在分貝通一個平臺上，各場景人員的消費數(shù)據(jù)也在一個平臺沉淀數(shù)據(jù)，給我們分析前臺業(yè)務(wù)人員的差旅行為提供了充分的數(shù)據(jù)抓手。”賴穎盛表示。
在使用傳統(tǒng)報銷模式時，中智藥業(yè)集團的發(fā)票與憑證采用的是純線下方式進行保管，沒有電子檔案儲存。集團對往年的酒店、機票、打車等各類場景費用，單獨花費情況并不清楚，在制定下年的差標時，也沒有實時的數(shù)據(jù)做參考。但現(xiàn)在費用支出從審批、到預(yù)訂、到支付、到入賬全部的費用數(shù)據(jù)及行為數(shù)據(jù)都能留存在分貝通系統(tǒng)內(nèi)，財務(wù)可以直接查看、調(diào)取所需數(shù)據(jù)。
賴穎盛表示：“過去我們制定下一年的差標總是滯后的，如集團給到各事業(yè)部的標準不一定適合各事業(yè)部真實需要的標準，但現(xiàn)在我們可以從后臺清楚的看到各事業(yè)部在一二線城市、三四線城市每月各自的酒店、餐標都消費了哪些價格，有了這些數(shù)據(jù)，我們做差標就可以做參考了?！?/p>
此外，憑借詳細數(shù)據(jù)，中智藥業(yè)集團同還從數(shù)據(jù)內(nèi)提取了員工的行為數(shù)據(jù)，并將行為數(shù)據(jù)與業(yè)務(wù)人員的考勤數(shù)據(jù)進行匹配，制作員工行為數(shù)據(jù)分析表，查看前端業(yè)務(wù)人員的執(zhí)行情況。賴穎盛分享說：“我們按照自己的管理需要，每月會從后臺調(diào)取數(shù)據(jù)，通過行為數(shù)據(jù)統(tǒng)計表能夠十分清析的看到前端每一位業(yè)務(wù)員實際每天在做什么事情、有沒有偷懶，工作負荷是不是太大等等，通過分貝通我們現(xiàn)在奠定了行的管理機制?！?/p>
“一年下來，我們現(xiàn)在基本找不到這些行為問題了，各事業(yè)部門的總監(jiān)對我們財務(wù)部門的這項行為數(shù)據(jù)的監(jiān)測給予了高度贊許。現(xiàn)在我們只需用之前一半的時間就能夠看到整個事業(yè)部的費用支出情況，人均每月的費用成本同比去年降低了30%?！辟嚪f盛分享說。
因為相信，所以看見。接下來，中智藥業(yè)集團還會進一步將更多的零散費用承接到分貝通一個平臺內(nèi)，服務(wù)不同類型的費用管理。此外中智藥業(yè)集團也在推動下游渠道伙伴一起使用分貝通，充分獲取整個鏈路的費用支出數(shù)據(jù)，更好的為前臺業(yè)務(wù)管理賦能。
賴穎盛講述：“分貝通讓我們發(fā)現(xiàn)數(shù)字化不單單是一個工具，而是通過不同的軟件工具讓我們掌握更多的數(shù)字化能力，并將這些能力復制到其他管理方面，進一步降低企業(yè)成本、提高企業(yè)效率?！?/p>
