從每月上萬條報銷數(shù)據(jù)到“干掉報銷” 這家老牌建筑工程企業(yè)掌握了支出管理的“勝負手”

每月處理上萬張報銷數(shù)據(jù)及憑證，統(tǒng)共需要幾名財務才能完成？?一家老牌建筑工程企業(yè)中電建設，給出的答案是只需2名。

企業(yè)介紹

中電建設系統(tǒng)工程有限公司（CESEC，簡稱“中電建設”）隸屬于中國電子信息產(chǎn)業(yè)集團有限公司，其前身是1975年成立的中國通訊工程公司。在2016年重組分立。

中電建設承繼高科技工程板塊優(yōu)勢資源，緊跟現(xiàn)代數(shù)字城市建設步伐，在大健康、數(shù)據(jù)中心、半導體、新能源、國防科工等領(lǐng)域占據(jù)領(lǐng)先優(yōu)勢，專業(yè)提供工程咨詢、工程設計、項目管理、設備采購、建造安裝、設施運行維護等全方位專業(yè)承包和工程總承包服務，致力于成為高科技產(chǎn)業(yè)細分領(lǐng)域系統(tǒng)服務商首選。

通過堅定地走“支出管理數(shù)字化升級”的道路，如今這家企業(yè)僅需2名財務便能處理全公司近千名員工的報銷，而且基本不用加班。從每月全國各地、上萬條費用報銷數(shù)據(jù)的分散化管理，到直接“干掉報銷”，這家老牌建筑工程企業(yè)已先于行業(yè)掌握了支出管理的勝負手。

 

 

每月處理上萬條費用報銷只是“小場面”

 

“目前，我們每月上萬條費用報銷的審核和處理，只需2名會計財務就能搞定?！敝须娊ㄔO總會計師吳尉自豪地表示道。但這如果放在以前，是想都不敢想的事情。

中電建設在新能源、數(shù)據(jù)中心等高科技工程業(yè)務的戰(zhàn)略傾斜迅速為這家企業(yè)帶來業(yè)務的快速起量，在全國各地承接了近百個建筑工程項目。可每個工程項目都是“復雜體”，費用支出類目龐雜，包括但不限于建筑原材料的采購、分包隊伍競標及選定、項目現(xiàn)場臨時搭建活動板房等，更是包含工程人員頻繁出差產(chǎn)生的大量差旅支出。

作為一家建筑工程公司，80%的工程人員占比對中電建設雖然不是稀奇事，但如何管理大量工程人員日漸增長的費用支出，便成為了該公司財務團隊面對的新課題。

“中電建設的項目遍布全國各地，且不同地區(qū)特點不一，總部財務要去管理分散項目團隊的費用支出，其實面臨很大挑戰(zhàn)?！眳俏颈硎?。在使用分貝通之前，中電建設的工程人員只能通過“老辦法”先自行墊資后報銷，還要把整理好的報銷統(tǒng)一寄給總部財務。正因如此，在業(yè)務增速帶來費用支出大的趨勢下，基本每個月，財務團隊管理員工報銷的專員都會收到非常多的報銷單。財務需要盡快進行審核，如果遇到一些問題發(fā)票，還需要反復溝通再寄回，實在是費時費力。

這種狀況在中電建設使用分貝通平臺后，得到了明顯改善。“我們的員工可以通過分貝通App內(nèi)完成機票、酒店、火車、用車等多場景的高頻因公消費，不用墊資也不用報銷了；事前管控及規(guī)則前置模式，也讓審批流程也更加完善、高效、可控?！敝须娊ㄔO財務管理部經(jīng)理陳華添表示。

不僅如此，原本財務審核借款和核銷數(shù)據(jù)匹配等巨大的工作量也顯著減輕?！拔覀円话愕臉I(yè)務量可能每個月大概要有一萬多條數(shù)據(jù)，如果這些數(shù)據(jù)不是通過分貝通‘干掉報銷’這樣一個模式來解決的話，那可能就會變成1萬多張的憑證，這個量其實是非常大的，所以我們現(xiàn)在雖然規(guī)模這么大，但只需要兩名同事管理報銷就足夠了。”吳尉這樣表達。

 

一些“暫時無法被干掉”的報銷?

管理起來更得心應手

 

解決了異地報銷、報銷量大的問題，特殊情況下產(chǎn)生的費用支出管理也一直讓中電建設頭疼不已。

“由于中電建設的一些建筑工程項目分布在相對偏遠的地區(qū)，常見的線上消費場景如用車，甚至是臨時材料采購需求，只能在線下完成。”中電建設財務管理部副經(jīng)理魏朋介紹道。可脫離管控式的支出也常常讓財務感到頭疼。比如根據(jù)差旅信息看到某員工是去上海出差，但報銷中卻“混進了”成都的餐票。由于中電建設的報銷系統(tǒng)和申請系統(tǒng)、預算管理系統(tǒng)相互割裂，財務一方面無法拒絕“看似合理理由下，支出不透明”的報銷申請，另一方面消費管控也容易存在盲點。

具體到日常管理中，陳華添表示，中電建設以往的費用報銷呈現(xiàn)三個特點：第一，審核周期較長，一般需要1-2周；第二，票據(jù)審核壓力大，通常需要財務人員憑經(jīng)驗人工校驗合規(guī)性；第三，對票據(jù)的附件整理和完整性要求較高，不支持跨項目報銷。

雖然分貝通以場景聚合優(yōu)勢實現(xiàn)了90%場景的干掉報銷，但仍有如上述情況在內(nèi)的10%需要報銷解決。如今，分貝通不斷完善費用報銷解決方案，通過OCR技術(shù)自動、多維度校驗發(fā)票合規(guī)性，能夠大大提升財務處理效率；更支持混合報銷，即一趟行程中，不同墊資方式的因公支出通過一份核銷單即可搞定，在幫助員工省去按費用類別報銷麻煩的同時，真正幫企業(yè)推動員工完成“一事一報”，減少跨項目報銷，每趟差旅支出也更透明、可控。

僅為“混合報銷”功能示意圖

此外，很多員工更適應電腦填寫報銷的方式，在分貝通他們可以通過PC+手機雙端完成報銷，雙端數(shù)據(jù)還會實時同步，隨時切換報銷姿勢也非常靈活，效率更高。

針對消費管控的問題，其關(guān)鍵是解決員工對企業(yè)差旅規(guī)則理解不一，預算意識弱等問題，因此消費常超支的情況也時有發(fā)生。通過干掉報銷模式，分貝通能幫助企業(yè)更多員工主動于分貝通App內(nèi)消費，那些之前理解不了的差旅政策，現(xiàn)在輕松遵守。如遇超規(guī)消費，員工只需靈活、快捷的申請，通過后便可繼續(xù)完成消費。“對于超規(guī)消費部分，企業(yè)可通過靈活配置安排員工個人支付或企業(yè)支付。這一方式極大改變了傳統(tǒng)預算管控的滯后性，不再是先花再管，而是管與花并行，還能實時預警超支情況?！?/strong>魏朋這樣說。

 

數(shù)據(jù)分析除了行為洞察?

還能發(fā)現(xiàn)員工身上的閃光點

 

企業(yè)財務管理數(shù)字化升級的重要性，不單單是解決支出不透明、報銷量太大等問題，更體現(xiàn)在充分調(diào)動支出數(shù)據(jù)未被開發(fā)的價值上。但這一切的基礎(chǔ)源自足夠全面的數(shù)據(jù)覆蓋。

“使用分貝通一段時間后，通過平臺提供的覆蓋機票、酒店、火車等商務消費場景的覆蓋，以及費用報銷模塊，我們驚喜地發(fā)現(xiàn)，員工越來越多的消費數(shù)據(jù)沉淀在分貝通系統(tǒng)內(nèi)”，陳華添談到，“這則幫助財務團隊實現(xiàn)了更全面、直觀、及時了解費用支出情況的核心訴求?！?/p>

在原來，事后管控的方式，員工支出的數(shù)據(jù)難免摻雜水分，再加上預算和支出的不均衡，用事后收集到的數(shù)據(jù)分析其實沒有任何意義。“申請和管控之間如果沒有關(guān)聯(lián)，哪里預算需要調(diào)整，哪里更有節(jié)省空間，我們也無法明確”，魏朋解釋道。其實在今年一季度，中電建設便有意自己搭建數(shù)據(jù)分析能力，可這種能力的建設是個大工程，當前的團隊沒有額外精力應付。“正當我們一籌莫展的時候，分貝通上線了在線數(shù)據(jù)分析功能，我們沉淀在分貝通平臺數(shù)據(jù)的價值真正意義上被調(diào)動起來?！蔽号筇岬健?/p>

以酒店差標制定為例。通常財務團隊在一開始無法一下就對酒店價格情況有全面的了解，導致不同酒店住宿標準的制訂，總和實際情況有一些出入。“北上廣的酒店到底有沒有想象中那么貴？哪些酒店員工更喜歡選擇…在嘗試了解員工的這件事上，我們從不馬虎。”通過分貝通在線數(shù)據(jù)分析功能，中電建設的財務已經(jīng)通過大量的行為數(shù)據(jù)分析，鎖定了不同城市的住宿消費標準?！艾F(xiàn)在再遇到對規(guī)則的質(zhì)疑，我們擺事實講道理，底氣更足了。”魏朋表示。

“也正是通過在線數(shù)據(jù)分析功能對消費行為的分析，讓我們還發(fā)現(xiàn)了員工身上的諸多閃光點?！?/strong>有凌晨3點鐘從項目收工回家的工程師，有凌晨4點鐘起來趕飛機的銷售，一個事業(yè)部的領(lǐng)導一個月有23天在外跑項目…“正因為他們的風雨兼程、日夜拼搏，也讓我們更堅定公司發(fā)展的可期未來。”魏朋補充道。

“現(xiàn)在我們每個月都會向管理層提供員工消費行為報告，說一說我們管理中的問題，并可直接針對問題提供可落地的建議。一些建議的落實已得到印證?！标惾A添指出。如今這家老牌企業(yè)通過分貝通的干掉報銷模式，正在從根本上解決之前異地報銷、支出不透明、預算管控力弱等需要財務大量精力投入的工作，掌握了更高效的企業(yè)支出管理勝負手。“分貝通的核心價值是干掉報銷，但也不止于干掉報銷?！?/strong>吳尉給出了自己的見解。

老板滿意，員工認同，中電建設的財務團隊也在逐步釋放更多價值，賦能中電建設更可持續(xù)的經(jīng)營。