面對(duì)“三多一低” 這家制造業(yè)企業(yè)員工出差只需“兩步走” 報(bào)銷(xiāo)票據(jù)還能減少80%

工信部在最新的《“十四五”智能制造發(fā)展規(guī)劃》中明確指出，到2025年，我國(guó)70%規(guī)模以上的制造業(yè)企業(yè)基本實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，作為我國(guó)高質(zhì)量發(fā)展階段技術(shù)創(chuàng)新的主戰(zhàn)場(chǎng)，智能制造企業(yè)機(jī)遇和挑戰(zhàn)并重。

發(fā)展智能制造需要探索、開(kāi)拓更多的商用場(chǎng)景，誰(shuí)先占據(jù)市場(chǎng)誰(shuí)將更有先發(fā)優(yōu)勢(shì)。這一點(diǎn)，青島眾瑞智能儀器股份有限公司（下稱(chēng)“眾瑞智能”）深有體會(huì)。

企業(yè)介紹

青島眾瑞智能儀器股份有限公司是一家專(zhuān)注于環(huán)境監(jiān)測(cè)、生物安全、計(jì)量校準(zhǔn)等領(lǐng)域儀器研發(fā)與創(chuàng)新應(yīng)用的國(guó)家高新技術(shù)企業(yè)，是國(guó)家級(jí)專(zhuān)精特新小巨人企業(yè)。眾瑞智能創(chuàng)建了六大自主檢測(cè)技術(shù)平臺(tái)，并經(jīng)過(guò)十余年積淀，申獲國(guó)家專(zhuān)利200余項(xiàng)，參與國(guó)家重大專(zhuān)項(xiàng)課題研究及國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的制定。

制造業(yè)費(fèi)用支出呈現(xiàn)“三多一低”的管理難題。因此，如何把有限資金投入到更重要的環(huán)節(jié)，充分調(diào)動(dòng)組織效率，對(duì)于快速發(fā)展中的制造業(yè)企業(yè)非常關(guān)鍵。

 

 

 

“五步并兩步”

銷(xiāo)售出差“不墊資”、基本“免報(bào)銷(xiāo)”

 

高成長(zhǎng)中的眾瑞智能，在組織規(guī)模逐步擴(kuò)大的過(guò)程中，也不可避免地在組織運(yùn)營(yíng)效率方面遭遇難題，以銷(xiāo)售團(tuán)隊(duì)為例。眾瑞智能有5個(gè)銷(xiāo)售大區(qū)，30多個(gè)客服站，幾十個(gè)銷(xiāo)售經(jīng)理和客服人員，平均一個(gè)月至少20天都要出差跑客戶(hù)。本就繁忙的行程，總會(huì)伴隨些“可以不做，但不得不做”的麻煩事。

“之前我們銷(xiāo)售團(tuán)隊(duì)出趟差一般需要完成5個(gè)動(dòng)作才算圓滿(mǎn)，包括差旅申請(qǐng)，預(yù)支款申請(qǐng)，完成行程，整理票據(jù)和申請(qǐng)報(bào)銷(xiāo)。為了不影響行程安排，銷(xiāo)售至少提前一周進(jìn)行出差和預(yù)支款申請(qǐng)，才能順利按計(jì)劃預(yù)訂機(jī)票、酒店。” 眾瑞智能環(huán)境監(jiān)測(cè)事業(yè)部總經(jīng)理高維超如是說(shuō)，“很多銷(xiāo)售出一趟差要先后去不同的城市，忙亂中丟票的情況太正常不過(guò)，有時(shí)候?yàn)榱撕弦?guī)，只能當(dāng)自掏腰包了。”高維超補(bǔ)充道。

制造業(yè)企業(yè)是典型的復(fù)雜體，從研發(fā)、采購(gòu)、生產(chǎn)、銷(xiāo)售到售后等盤(pán)根錯(cuò)節(jié)，內(nèi)部運(yùn)營(yíng)機(jī)制在日益標(biāo)準(zhǔn)化的同時(shí)，也容易變“重”。“近年來(lái)制造業(yè)強(qiáng)調(diào)精益化管理，其本質(zhì)在于杜絕浪費(fèi)。這不僅指生產(chǎn)所需資源，杜絕人員效率的浪費(fèi)同樣重要?！北娙鹬悄芨笨偨?jīng)理兼財(cái)務(wù)總監(jiān)于順浩表示，“面對(duì)銷(xiāo)售、研發(fā)等核心人員的費(fèi)用管理分散化，難掌控的典型難題，制造業(yè)企業(yè)也需要用些非典型手段來(lái)破解”。

分貝通便是眾瑞智能選擇的“非典型手段”。不同于傳統(tǒng)的事中、事后管控方式，眾瑞智能通過(guò)分貝通實(shí)現(xiàn)了員工費(fèi)用支出的事前管控。比如銷(xiāo)售人員出差前先提交申請(qǐng)，通過(guò)后便可直接在分貝通App內(nèi)完成機(jī)票、酒店、火車(chē)、用車(chē)等的計(jì)劃內(nèi)行程預(yù)訂，直接由企業(yè)買(mǎi)單。這樣一來(lái)，銷(xiāo)售人員直接告別墊資，基本也不用報(bào)銷(xiāo)了，相當(dāng)于之前的“出差五部曲”直接變?yōu)椤吧暾?qǐng)、預(yù)訂兩步走”，效率自然就高了。

不用墊資的情況，也同樣適用于一些計(jì)劃外的支出?！耙恍┤粘ＥR時(shí)性的商務(wù)宴請(qǐng)總要我們自己墊錢(qián)，現(xiàn)在只要一張分貝通的虛擬卡就夠了?！备呔S超表示。虛擬卡類(lèi)似企業(yè)版“信用卡”，眾瑞智能的員工只需要提前在線申請(qǐng)開(kāi)卡和一定額度，就能綁定在自己的微信或支付寶進(jìn)行消費(fèi)。

相對(duì)于之前較“重”的流程，如今，眾瑞智能的每個(gè)銷(xiāo)售只需一部手機(jī)就能搞定所有差旅申請(qǐng)、預(yù)訂，以更“輕”的方式解決了差旅流程的麻煩，將更多精力投入到業(yè)務(wù)中。

 

費(fèi)用票據(jù)減少80%?

面對(duì)“三多一低” 財(cái)務(wù)也能更高效

 

員工免墊資、免報(bào)銷(xiāo)，提升的不僅僅是員工的效率，還有財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)。“制造業(yè)的費(fèi)用管理通常用三多一低來(lái)概括，即業(yè)務(wù)類(lèi)型、流程多，發(fā)票種類(lèi)多，財(cái)務(wù)效率低?！?/strong>于順浩表示。從研發(fā)、采購(gòu)、生產(chǎn)到銷(xiāo)售、售后，各個(gè)環(huán)節(jié)流程繁多，財(cái)務(wù)核算復(fù)雜，再加上面對(duì)幾百人每月產(chǎn)生的上千張報(bào)銷(xiāo)單據(jù)，如何更高效地進(jìn)行合規(guī)管理，是眾瑞智能財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)亟待應(yīng)對(duì)的挑戰(zhàn)。

首先，合規(guī)問(wèn)題的難點(diǎn)在于全國(guó)不同大區(qū)、不同客服站的報(bào)銷(xiāo)分散化、審核量大，同時(shí)規(guī)則外消費(fèi)的情況屢見(jiàn)不鮮，“事后發(fā)作”式的費(fèi)控，效果不佳。“眾瑞智能有明確的員工差旅規(guī)則，比如機(jī)票預(yù)訂折扣范圍、火車(chē)座位等級(jí)選擇等，但細(xì)則多、易忘記導(dǎo)致的超規(guī)問(wèn)題總會(huì)讓財(cái)務(wù)陷入尷尬?！北娙鹬悄茇?cái)務(wù)副總監(jiān)王京美表示。

使用分貝通后，財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)在處理合規(guī)問(wèn)題上顯得更得心應(yīng)手。分貝通支持自定義的審批流和規(guī)則配置，如今員工不僅大部分因公消費(fèi)都可在分貝通App完成，更能潛移默化的“按規(guī)則辦事”?！柏?cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)和業(yè)務(wù)人員的對(duì)接工作順暢了很多?！蓖蹙┟姥a(bǔ)充道。

（僅為酒店規(guī)則配置示意圖）

員工省事，財(cái)務(wù)更省時(shí)。“我們?nèi)驹谑褂梅重愅ù蠹s一年后，差旅報(bào)銷(xiāo)類(lèi)發(fā)票量大約有80%以上的降低。”這是讓王京美記憶深刻的一個(gè)數(shù)據(jù)。不僅如此，分貝通以“開(kāi)具一張大發(fā)票”的方式，幫助眾瑞智能基本“干掉”了大量票據(jù)審核這一重復(fù)性工作。即使仍需面對(duì)一些報(bào)銷(xiāo)處理情況，員工在分貝通App端便能通過(guò)OCR技術(shù)自動(dòng)、多維度校驗(yàn)發(fā)票合規(guī)性，這也為財(cái)務(wù)的報(bào)銷(xiāo)核算提供初步把關(guān)。

分貝通為眾瑞智能財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)帶來(lái)的提效驚喜，遠(yuǎn)不止“干掉報(bào)銷(xiāo)”。“我們?cè)诜重愅ㄉ系南M(fèi)記錄和我們?cè)阢y行電子賬戶(hù)中的流水，是一一對(duì)應(yīng)的?，F(xiàn)在每月月末，我們只需要在拿到分貝通提供的月結(jié)賬單后，核對(duì)下總金額即可?！贝送?，分貝通還與眾瑞智能的ERP系統(tǒng)打通，流暢地進(jìn)行各消費(fèi)場(chǎng)景的賬務(wù)處理；對(duì)公付款更支持系統(tǒng)將付款完成消息通知到業(yè)務(wù)人員，成功為財(cái)務(wù)避免了“催款追殺”。

“一段時(shí)間后，我們發(fā)現(xiàn)在分貝通一個(gè)平臺(tái)，便可沉淀員工在機(jī)票、酒店、火車(chē)、虛擬卡等場(chǎng)景的消費(fèi)數(shù)據(jù)，還能進(jìn)行針對(duì)不同對(duì)象、多維度的分析。這幫助財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)實(shí)現(xiàn)了更全面、直觀、及時(shí)了解費(fèi)用支出情況的核心訴求。”王京美解釋道。